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千余份公文在致遠(yuǎn)互聯(lián)移動(dòng)端審批

--重慶對(duì)外經(jīng)貿(mào)集團(tuán)年?duì)I收300億

2017-12-25 11:18:07   作者:   來(lái)源:CTI論壇   評(píng)論:0  點(diǎn)擊:


  “領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常在天上飛,一些重要文件得不到及時(shí)批示,很多工作就沒法往下推進(jìn),長(zhǎng)此以往,集團(tuán)的運(yùn)營(yíng)效率就要被這一紙公文拖累。”談起過去一年來(lái)經(jīng)手的1100多份公文,重慶對(duì)外經(jīng)貿(mào)(集團(tuán))(以下簡(jiǎn)稱:重慶外貿(mào)集團(tuán))信息中心主任劉仕華感慨萬(wàn)千,“以前用其他廠家的OA系統(tǒng),領(lǐng)導(dǎo)不能進(jìn)行文檔修改,也無(wú)法直接做批示,一些重要文件經(jīng)常被耽擱,F(xiàn)在用的系統(tǒng)就能很好地解決這個(gè)難題。特級(jí)文件如果1小時(shí)內(nèi)不處理,系統(tǒng)會(huì)連續(xù)提醒兩次,同時(shí)通過短信和微信兩種方式提醒他的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以及集團(tuán)的督察室。在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和集團(tuán)督察室雙重督促下,文件都能在1小時(shí)內(nèi)得到處理。”
  與致遠(yuǎn)互聯(lián)的機(jī)緣巧合
  作為重慶市國(guó)資委直接管理的市屬重點(diǎn)國(guó)有企業(yè),重慶對(duì)外經(jīng)貿(mào)集團(tuán)是重慶市委、市政府定位的全市擴(kuò)大開放、實(shí)施“走出去”戰(zhàn)略的綜合平臺(tái)。近年來(lái),集團(tuán)大力實(shí)施船頭朝外戰(zhàn)略,著力調(diào)整結(jié)構(gòu),加快轉(zhuǎn)型升級(jí),初步形成國(guó)際貿(mào)易、國(guó)際工程、現(xiàn)代金融、跨國(guó)投資四大板塊融合發(fā)展的業(yè)務(wù)架構(gòu),集團(tuán)擁有子(分)公司96家,共有從業(yè)人員3萬(wàn)多人,在中南美洲、中東歐、東南亞、非洲設(shè)有四個(gè)區(qū)域總部,在39個(gè)國(guó)家和地區(qū)設(shè)有分支機(jī)構(gòu),與122個(gè)國(guó)家和地區(qū)保持著長(zhǎng)期的經(jīng)貿(mào)業(yè)務(wù)往來(lái),多個(gè)項(xiàng)目成為所在國(guó)或地區(qū)行業(yè)標(biāo)桿。這幾年,集團(tuán)處于一種快速發(fā)展的態(tài)勢(shì),年?duì)I收近300億,在中國(guó)服務(wù)業(yè)企業(yè)500強(qiáng)當(dāng)中排名185位。
  談到與致遠(yuǎn)互聯(lián)的合作,劉仕華用“機(jī)緣巧合”來(lái)形容。早在2009年的時(shí)候,重慶對(duì)外經(jīng)貿(mào)集團(tuán)把重慶市所有的外貿(mào)企業(yè)整合在一起。重組后的重慶對(duì)外經(jīng)貿(mào)集團(tuán)旗下分、子公司多達(dá)96家,有的分、子公司有30多年的歷史,它們本身已經(jīng)使用了信息化的產(chǎn)品,包括OA產(chǎn)品。“2009年的時(shí)候,集團(tuán)選擇了某廠商的OA系統(tǒng),2016年我接手工作以來(lái),就涉及到系統(tǒng)升級(jí)的問題,之前合作廠商最大的問題是在移動(dòng)OA上,領(lǐng)導(dǎo)沒法做批示,沒法對(duì)文檔進(jìn)行修改,要修改還要借助致遠(yuǎn)互聯(lián)。為了解決這個(gè)問題,我就直接找到致遠(yuǎn)互聯(lián)談合作。從2016年年初,我們堅(jiān)定選擇了致遠(yuǎn)互聯(lián)來(lái)做PC端及移動(dòng)端的系統(tǒng)升級(jí)。”
  重慶對(duì)外經(jīng)貿(mào)協(xié)同管理平臺(tái)PC端登錄界面
  劉仕華進(jìn)而解釋,“機(jī)緣巧合只是一個(gè)契機(jī),當(dāng)時(shí)我們針對(duì)國(guó)內(nèi)前幾名的協(xié)同廠商,從整個(gè)產(chǎn)品成熟度、系統(tǒng)穩(wěn)定性、未來(lái)發(fā)展方向進(jìn)行了綜合評(píng)估,真正打動(dòng)我們的還是致遠(yuǎn)互聯(lián)的品牌和實(shí)力。首先,致遠(yuǎn)互聯(lián)是協(xié)同管理軟件的領(lǐng)軍企業(yè),有15年的自主研發(fā)經(jīng)驗(yàn),產(chǎn)品、服務(wù)都有保障,我們信得過;其次,在全國(guó)服務(wù)的集團(tuán)用戶廣泛,在行業(yè)應(yīng)用、業(yè)務(wù)應(yīng)用上都有深厚的積淀;再者,致遠(yuǎn)協(xié)同產(chǎn)品簡(jiǎn)單、靈活、易用,尤其是零代碼即可應(yīng)用的業(yè)務(wù)生成器,滿足了重慶外貿(mào)集團(tuán)‘隨需定制’的業(yè)務(wù)管理需求,我們可以根據(jù)自身的行業(yè)特性和業(yè)務(wù)需求,快速搭建管理模塊,為管理提質(zhì)增效。”
  二次開發(fā)快速響應(yīng),公文處理1小時(shí)搞定
  重慶對(duì)外經(jīng)貿(mào)集團(tuán)在使用了致遠(yuǎn)互聯(lián)的協(xié)同管理平臺(tái)一個(gè)多月后,就發(fā)生了翻天覆地的變化:第一,以相對(duì)低的成本很快解決了領(lǐng)導(dǎo)不能修改文檔和批示文檔的難題;第二,作為一種集團(tuán)定制化的協(xié)同產(chǎn)品,致遠(yuǎn)互聯(lián)對(duì)流程的二次開發(fā)和應(yīng)用響應(yīng)很快;第三,系統(tǒng)具有很好的兼容性。“與致遠(yuǎn)互聯(lián)的合作中,對(duì)集團(tuán)信息發(fā)布、政令通達(dá),對(duì)各項(xiàng)行政辦公事務(wù)的規(guī)范化管理與效率提升起到了顯著的作用。”
  對(duì)于定制化的二次開發(fā)響應(yīng)速度,劉仕華記憶猶新。“基于致遠(yuǎn)互聯(lián),我們做了兩次開發(fā),第一次開發(fā)是今年年初,當(dāng)時(shí)我們建了一個(gè)微信企業(yè)號(hào)。我們把致遠(yuǎn)互聯(lián)的移動(dòng)端集成到微信企業(yè)號(hào)上,而且實(shí)現(xiàn)了很好的互聯(lián)互通。第二次開發(fā)是今年七月份,按照集團(tuán)主要領(lǐng)導(dǎo)的要求,我們做了一個(gè)基于協(xié)同的效能管理。”
  集團(tuán)依托致遠(yuǎn)協(xié)同管理平臺(tái)將文件分為三種類型:緊急、特急、一般。特級(jí)文件要求在1個(gè)小時(shí)內(nèi)必須處理,如果1小時(shí)內(nèi)不處理,系統(tǒng)會(huì)連續(xù)提醒兩次,同時(shí)通過短信和微信兩種方式提醒他的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以及集團(tuán)的督察室。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和集團(tuán)督察室雙管齊下,文件處理都在1小時(shí)內(nèi)搞定。
  使用致遠(yuǎn)協(xié)同管理平臺(tái)這一年多來(lái),集團(tuán)發(fā)生了兩個(gè)巨大變化:2016年,通過手機(jī)移動(dòng)端處理的公文就達(dá)到了1100多個(gè)。節(jié)約紙張只是小事,關(guān)鍵的是集團(tuán)的整個(gè)運(yùn)營(yíng)績(jī)效得到大幅提高。“以前因?yàn)橄到y(tǒng)不能修改,領(lǐng)導(dǎo)就不好批,現(xiàn)在在移動(dòng)端也能夠做修改和批示,甚至可以做一些工作的安排和指示,這是非常有價(jià)值的。”第二大變化是,領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)入PC端和移動(dòng)端,能直接把集團(tuán)內(nèi)部以前的很多簡(jiǎn)報(bào)、專題資訊全部取消,一鍵搬到致遠(yuǎn)協(xié)同管理平臺(tái)上。“這就是一種協(xié)同方式,移動(dòng)應(yīng)用進(jìn)一步提高了各項(xiàng)工作的效率,同時(shí)也能讓所有的辦公和企業(yè)管理的痕跡都留在系統(tǒng)里。”
  集成管理系統(tǒng)為全球化集團(tuán)管控打“底色”
  作為全國(guó)地方性規(guī)模最大的對(duì)外貿(mào)易集團(tuán),重慶對(duì)外經(jīng)貿(mào)集團(tuán)下屬分、子公司多達(dá)96家,在業(yè)績(jī)?cè)鲩L(zhǎng)的背后,管理體制的創(chuàng)新往往起到重要的作用。由于集團(tuán)內(nèi)擁有上萬(wàn)名員工,二級(jí)三級(jí)子公司數(shù)量也眾多,兼崗的管理難題較為突出。通過致遠(yuǎn)互聯(lián)的A8協(xié)同管理系統(tǒng)兼崗設(shè)置,自動(dòng)識(shí)別且解決了在流程審批、信息查閱、文檔查閱、會(huì)議、公文等應(yīng)用中的相關(guān)責(zé)權(quán)問題。
  以合同審批為例,當(dāng)在系統(tǒng)上填寫完合同審批表,系統(tǒng)會(huì)一步步與所屬部門主管到總部部門簽字處理的專員進(jìn)行協(xié)同,再通過發(fā)起部門的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與監(jiān)事者級(jí)進(jìn)行協(xié)同簽字,最后再交由總經(jīng)理、董事長(zhǎng)級(jí)審核,形成一套符合大集團(tuán)的定制化分管風(fēng)險(xiǎn)控制。致遠(yuǎn)互聯(lián)也給集團(tuán)設(shè)置了公共檔案和部門檔案、集團(tuán)文檔等專有的知識(shí)文檔中心,從不同年份、不同所屬子公司建檔,對(duì)表格、書籍、公文公示進(jìn)行分類,幫助企業(yè)員工和管理層查閱往年信息。而且致遠(yuǎn)協(xié)同管理平臺(tái)提供了個(gè)人工作桌面插件,員工在登錄系統(tǒng)后,會(huì)在右面的彈窗上,及時(shí)彈出領(lǐng)導(dǎo)和公司發(fā)布的通知以及公司新頒布的公告,杜絕了之前的OA系統(tǒng)中,員工看不到最新消息而耽誤文件處理的問題發(fā)生。
  重慶外貿(mào)集團(tuán)-集團(tuán)門戶
  對(duì)于未來(lái),重慶對(duì)外經(jīng)貿(mào)集團(tuán)希望更好的攜手致遠(yuǎn)互聯(lián),打造全球“互聯(lián)網(wǎng)+”的運(yùn)營(yíng)管理模式。“希望其他IT系統(tǒng)都能集成在致遠(yuǎn)互聯(lián)的統(tǒng)一協(xié)同門戶上,實(shí)現(xiàn)一次登錄協(xié)同門戶就可以進(jìn)入所有的IT系統(tǒng),建立集團(tuán)信息化管理統(tǒng)一平臺(tái)。人力資源部門的員工,登錄之后就自動(dòng)進(jìn)入人力資源系統(tǒng);資產(chǎn)管理部門的員工,登錄之后就直接進(jìn)入到資產(chǎn)管理系統(tǒng)。通過協(xié)同門戶把各種系統(tǒng)價(jià)值發(fā)揮的更大,讓整個(gè)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)集成,并通過協(xié)同和業(yè)務(wù)的結(jié)合促進(jìn)高效工作,實(shí)現(xiàn)組織的扁平和高效。”劉仕華認(rèn)為,信息化體系不僅能夠助推集團(tuán)的業(yè)務(wù)發(fā)展,甚至還能夠改變整個(gè)集團(tuán)的管控模式。比如利用云端做好數(shù)據(jù)備份和交互,利用信息化手段來(lái)控制貿(mào)易風(fēng)險(xiǎn)、工程風(fēng)險(xiǎn)、金融風(fēng)險(xiǎn)和投資人風(fēng)險(xiǎn)等。“依托致遠(yuǎn)協(xié)同管理平臺(tái),為集團(tuán)信息化中長(zhǎng)期建設(shè)發(fā)展奠定了管理基石與技術(shù)平臺(tái),以后跟致遠(yuǎn)互聯(lián)還有很大的合作空間,希望從‘點(diǎn)’的支撐上升到‘面’的支撐。相信我們未來(lái)的合作前景會(huì)更美好。”
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