小型呼叫中心的重要決策

2002/02/01

　　小型呼叫中心在當今的市場競爭中面臨著巨大的困難。而大型呼叫中心則受益于規(guī)模經(jīng)濟致，這也正是小型呼叫中心處境不佳的重要原因。

　　如果你的呼叫中心只有35位座席代表或更少，那么將這樣的呼叫中心建成一個能夠以較高的成本效益履行其使命的世界級的呼叫中心是項艱巨的任務。雖然不同的小型呼叫中心在需求和特色方面各有差異，但是他們面對著這樣的共同挑戰(zhàn)：較高的資本支出，較低的占用率，缺乏技術(shù)知識和較高的培訓成本。

　　在本文中，我們對以下一些關于小型呼叫中心運營抉擇的戰(zhàn)略性問題進行了分析探討：

　　* 自己運營呼叫中心

　　* 將呼叫中心的功能外包

　　* 雇用專業(yè)運營商來運營呼叫中心（代營代管）

　　要做出正確的抉擇，必須理解每一種方式的相對優(yōu)勢和相對劣勢。本文將會對您的抉擇過程提供幫助。

　　我們從許多呼叫中心面對的一個重要問題開始：外包的含義是什么？討論了有關外包的一些問題之后，我們將把注意力集中于運營呼叫中心時要考慮的一些重要問題。最后，我們提供了幾項改善小型呼叫中心運營的技巧。

　　外包究竟意味著什么？

　　呼叫中心功能大約有17%到20%被外包。外包包含了這樣的含義：購買呼叫中心服務，另外一個公司（電信服務運營商）在你的公司之外管理和運營你的呼叫中心。在外包模式中，第三方服務提供商以其呼叫中心專長代表你向客戶提供服務。

　　外包的一個有吸引力的特色在于，外包可將管理工作及有關的法律上義務從你的公司移交到電信服務提供商。在呼叫中心這樣一個人員流失率較高的行業(yè)，招募、雇用、（有時）解雇座席代表的工作在某種程度上是一項很傷腦筋的工作。外包減輕了呼叫中心的管理任務，因之，使得公司能夠集中力量于其核心業(yè)務而不是運營呼叫中心。同時，也不在需要自己投資建設一個具體、真實的呼叫中心。

　　當評價外包呼叫中心和自建自營呼叫中心各自的優(yōu)劣時，不能將眼光僅僅放在成本估計上，這一點是致關重要的。以下提出的問題及進行的討論將有助你分析研究每一種模式是如何運做的。

　　外包適合你的呼叫中心嗎？

——需要考慮的一些診斷性問題

　　1. 你是否具有最先進的呼叫中心技術(shù)和專長，或者說你是否愿意在呼叫中心技術(shù)和專長上進行投資？

　　2. 你的呼叫中心是否位于一個有充分的勞動力資源以供你從中招募座席代表的地區(qū)？

　　3. 每一種不同模式選擇的成本是怎樣的？

　　4. 你需要對呼叫中心有怎樣的控制程度？

　　5. 你關于呼叫中心的未來計劃是什么？你是否預期你的公司或企業(yè)組織會有較大的成長或變化？

　　* 你是否具有最先進的呼叫中心技術(shù)和專長，或者說你是否愿意在呼叫中心技術(shù)和專長上進行投資？

　　如果你對此問題的回答是否定的，那么對于自建呼叫中心的計劃，你就要慎重考慮。具有最現(xiàn)代的技術(shù)對于一個小型呼叫中心是生命攸關的。在很多情況下，你都在試圖使你的呼叫中心從外部看如同一個大型的呼叫中心，因為系統(tǒng)故障會對你的業(yè)務造成損害。雖然只是一個小型呼叫中心，但其對硬件和軟件的需求是巨大的。如果你要求呼叫中心每天24小時運行，情況更是如此。如果你的公司不愿意投資或不知如何投資以開發(fā)一個可靠的呼叫中心基礎構(gòu)架，那么你應該考慮選擇外包。

　　* 你的呼叫中心是否位于一個有充分的勞動力資源以供你從中招募座席代表的地區(qū)？

　　在一個資源匱乏的勞動力市場上，招募和雇用座席代表是極端困難的。呼叫中心是一個人員高流動率的工作環(huán)境，從一個勞動力資源不足的市場中招募座席代表是一件耗時的、難以完成的任務，并且還要付給座席代表較高的工資。如果你所在的地區(qū)失業(yè)率很低，那么你應該考慮外包。典型的情況下，外包運營商都位于勞動力較為廉價且易于獲得的地區(qū)。

　　* 每一種不同模式選擇的成本是怎樣的？

　　這一問題只有經(jīng)過詳細研究之后才能回答。沒有呼叫中心運營經(jīng)驗的公司是不能夠獨立精確估算這一成本的。為避免錯誤地選擇呼叫中心的運營模式，花錢向呼叫中心咨詢顧問進行咨詢是非值得的。

　　每座席的外包成本依情況不同差別很大，可以從少至每小時25美元到多至每小時60美元。價格的差別主要與完成特定任務所需的話務代表的類型有關。例如，如果一個軟件公司打算外包其支持中心的溢出呼叫，那么為解決技術(shù)支持問題就需要訓練有素的軟件工程師。在這種情況下，每座席代表的成本會遠遠高于只需要處理常規(guī)客戶定單的座席代表的成本。這是因為電信服務代理商要支付訓練有素的軟件工程師較高的工資。

　　將外包成本與自建自營成本做比較時，兩者之間可能會有差別（當然是外包成本較低）。產(chǎn)生這種差的常常是由于規(guī)模經(jīng)濟之優(yōu)勢。一個自建自營呼叫中心必須為履行單一功能的呼叫中心提供一個完整的解決方案。而一個外包的呼叫中心只是一個相當大的、混合的呼叫中心功能的一部分，在這樣一個大型的混合呼叫中心中幾個不同公司的呼叫分別得到處理。這樣一種模式意味著較少有空閑的話務代表和呼叫中心總體效率的提高。此外，第三方電信服務提供商的資金投入是在一個長期的過程中和一系列的業(yè)務中分期進行的，這進一步降低了每座席的成本。

　　* 你需要對呼叫中心有怎樣的控制程度？

　　外包之后，簽約公司很少牽涉呼叫中心的控制和管理。對簽約公司來說，這看起來是一件好事，使公司可集中精力于自己的業(yè)務本身。然而，為了更有益于業(yè)務，公司有時需要對呼叫中心進行高度的控制。從對呼叫中心進行控制的角度出發(fā)，除了外包和自建自營外，還有一種有吸引力的選擇：代營代管。代營代管意味著一個外部的公司進入你的公司為你運做你的呼叫中心。采用代營代管可使公司免除許多責任——代營代管商成了座席代表法律上的雇主。代營代管模式的另一有吸引力的特點是代營代管商提供MIS支持，這一點對于呼叫中心來說是很關鍵的。

　　采用代營代管方式，你的公司不僅是購買了一項服務，也購買了技術(shù)專長和基礎架構(gòu)。代營代管還使得你的公司可以對呼叫中心進行所需的控制，以使呼叫中心能夠與公司的業(yè)務實踐緊密結(jié)合。

　　當然，與代營代管的優(yōu)勢相伴的還有其代價：高成本。由于代營代管需要投資于呼叫中心的基礎架構(gòu)建設，還需要向富有呼叫中心管理經(jīng)驗的公司購買服務，其費用可能會相當于外包費用和自建自營費用的兩者之和。

　　* 你關于呼叫中心的未來計劃是什么？你是否預期你的公司或企業(yè)組織會有較大的成長或變化？

　　如果你打算在你的呼叫中心實現(xiàn)新的技術(shù)（比如E-mail）而你沒有相應的基礎架構(gòu)，那么對于采用自建自營模式你要慎重考慮。許多小型呼叫中心發(fā)現(xiàn)，如果需要引入新的技術(shù)，采用外包模式是特別有益的。典型的情況是，最新的技術(shù)總為電信服務代理商所運用，并且其話務代表已迅速學會了如何使用最新的技術(shù)。

　　如果你的公司正在經(jīng)歷合并或其它的動態(tài)變化，最好不在公司內(nèi)部運營呼叫中心。這樣可以給公司時間以集中精力于其它的運做活動。

　　自建自營

　　進行了有關的研究和數(shù)據(jù)分析之后，你也許決定建立自己的內(nèi)部呼叫中心。以下的幾點技巧將有助于你平穩(wěn)地建設和運行自己的呼叫中心。當然，還有許多其它成功的要素，這些只能通過你的特別的經(jīng)驗來獲得。然而，以下所述將有助于你正確起步。

　　* 在呼叫中心模式中引入靈活性

　　低效率是小型呼叫中心最危險的敵人。由于其規(guī)模較小，呼入量的下降會極其迅速地導致低的占線率和低效率的情形。為防范這種低效率的情況，應該盡可能保持機動性。需要一個固定數(shù)目的全時工作座席代表，和由機動的全時工作座席代表、可變工作時的非全時工作座代表與特別情況下隨叫隨到的座席代表組成的一組座席代表。還有一種選擇是與電信服務運營商簽署協(xié)議，由對方來處理特別的話務高峰時的溢出話務量。這種類型的外包使你能夠適當確定呼叫中心的規(guī)模而免得去管理一個較大的呼叫中心。

　　座席代表就在公司或企業(yè)內(nèi)部，這一優(yōu)勢要加以利用。規(guī)定座席代表在話務空閑的時間要完成附加的工作，比如回復E-mail、做一些文書工作，這樣即使在話務量變動的情形下也能保持總體的生產(chǎn)率。

　　* MIS專長具有對于呼叫中心完成使命是致關重要的

　　這種用于修正呼叫中心軟件和硬件故障的技術(shù)專長必須就在公司內(nèi)部，或者說必須能夠及時獲得。小型的呼叫中心也常常希望給人一個大型呼叫中心的外部印象。因此，必須確保有所需的支持，使得在可能的故障發(fā)生后能夠迅速重新開能呼叫中心。對整體MIS需求的重要性常常被低估，因為這常常需要看上去嚇人高成本。然而，與出現(xiàn)一個不能運做的呼叫中心相比，這筆投資是值得的。

　　* 選擇正確的軟件和硬件設備

　　一個大型呼叫心為有效管理其豐富的資源需要相應的軟件。一個小型的呼叫中心同樣需要有效的軟件——這不是因為其資源豐富，而是因為其資源是如此有限，以致于不對這些資源進行有效的管理就無法保證總體的生產(chǎn)率。重要軟件的組成包括腳本軟件、勞動力管理軟件和數(shù)據(jù)庫管理軟件。通過軟件與公司其它部分集成也是值得做的。一個小型呼叫中心肯定需要一個高品質(zhì)的ACD，但是不一定需要一個IVR。

　　當對這些硬件和軟件進行投資時，小型呼叫中心必須注意購置高品質(zhì)的、曾使用過的呼叫中心設備的可能性。購置二手設備可使成本降低而不犧牲品質(zhì)。

　　* 對座席代表投資

　　招聘、雇用和培訓座席代表的費用是很高的。普度大學最近的基準調(diào)查報告顯示，呼叫中心培訓一名新的話務代表的平均成本超過6500美元。一般的呼叫中心對每一位話務代表的培訓時長超過180小時，這包括課堂培訓時間和在崗培訓時間。這些統(tǒng)計數(shù)字說明了雇用和培訓新的座席代表是多么地昂貴和耗時，特別是對呼叫中心這一高人員流失率的行業(yè)。

　　為降低員工流失率，最好是能為座席代表安排一些非話務時間。讓座席代表做一些回復E-mail或一些其它的事務性工作。還有一種很有必要的活動是不斷地培訓和組織學習研討班。加強座席代表的產(chǎn)品知識、通過培養(yǎng)技能和技術(shù)提高座席代表處理客戶問題的專長是，每周更新產(chǎn)品和變化業(yè)務活動內(nèi)容都要是非常重要的。兩種訓練都有助于加強座席代表的知識基礎并讓他們認識到公司對他們在這方面進行投資表現(xiàn)了公司對他們非常重視。

　　還可以開展其它的活動，諸如：參加研討班和觀看內(nèi)部放映片，投資制作錄象，閱讀公司的貿(mào)易出版物，關注其它的呼叫中心以獲得創(chuàng)新思想。

　　* 做一個呼叫中心的鼓吹者

　　當需要進行投資時，小型的呼叫中心還常常要面對其它的部門。要永遠記住，呼叫中心對于實現(xiàn)公司的使命是非常關鍵的。在世界范圍內(nèi)的商業(yè)競爭中，客戶服務的差別已經(jīng)迅速成為形成不同公司之間差距的一個重要方面。作為一個唯一的與許多客戶接觸的中心，客戶對呼叫中心的印象常常成了客戶對公司的唯一印象。

　　總結(jié)

　　小型呼叫中心在運做過程中面臨著一些大型呼叫中心所不會遇到的困難。由于其資源有限，小型呼叫中心需要小心防范低效率的情況，嚴格管理資本的開支，不斷更新技術(shù)知識，關注培訓之成本等等，同時跟上技術(shù)的發(fā)展，滿足重要的軟件和硬件的需求。

　　初看起來，這些挑戰(zhàn)令人畏懼，但是有一些適用于小型呼叫中心的行之有效的解決方案。小型呼叫中心應該圍繞運以下的幾種做方式選擇考慮有關的問題：將小型呼叫中心的功能外包，自建自營一個小型呼叫中心，雇用代營代管商到企業(yè)內(nèi)部來運營管理呼叫中心。對于每一種選擇，需要評估的問題有：不同選擇的成本，當前的技術(shù)，所在地區(qū)的勞動力的易獲得性，公司對呼叫中心所需的控制程度，以及未來的業(yè)務計劃。如果決定座席人員都在公司內(nèi)部進行管理，那么設計一個機動的管理模式并加強MIS技術(shù)專長會非常有助于呼叫中心的成功。同時，選擇正確的硬件和軟件，在座席代表身上投資和成為一個呼叫中心的鼓吹者對于呼叫中心的運營效果都會產(chǎn)生積極的影響。

　　雖然小型呼叫中心與大型呼叫中心在規(guī)模和運做范圍上有所不同，但是，兩者的最終目標都是成為一個與公司的使命相一致的高效的呼叫中心。小型呼叫中心執(zhí)了許多與大型呼叫中心相同的重要功能，然而，這一點有時會為呼叫中心業(yè)界所忽視。雖然規(guī)模較小，但是小型呼叫中心與大型呼叫中心在完成公司的使命中的作用是同樣重要的。給小型呼叫中心多種選擇并重視呼叫中心是值得的，其實我們早應如此。

　　這張厄蘭表生動地說明了當呼叫中心規(guī)模增長是其效率的迅速增長。這張表對應的情況是這樣的：處理每一個呼叫的平均時間是2分鐘。要實現(xiàn)的目標是90%的呼叫要在30秒內(nèi)得到應答。第一列顯示了呼叫量的增長，第二列顯示了相對于特定的呼叫量，為達到指定的服務水平，在該厄蘭模型下所需的最少座席代表數(shù)。

　　需要注意的最重要的特點是，呼叫量與座席代表需要量之間不是一種比例關系。例如，每小時應答100個呼叫需要6名座席代表，但是當呼叫量增加10倍，達到每小時1000個呼叫時，所需的座席代表數(shù)只是39位，遠遠小于6位座席代表的10倍（60人）。當話務量再增加10倍達每小時10000個呼叫時，需要的座席代表只是341人，如果隨話務量增長所需人數(shù)也按比例增加，那么所需座席代表數(shù)將是600人——幾乎是實際所需人員的兩倍。在最低話務量的情形，6名話務代表在1小時內(nèi)應答100個呼叫。然而，這100個呼叫不可能在這1小時內(nèi)均勻地分布。有時兩個、甚至三個呼叫同時到達。因此，要求6名話務代表，在有電話幾乎同時到達的情況下，也要能夠在這1小時內(nèi)處理這100個呼叫。

　　由于每小時只有100個呼叫，因此，還會有沒有呼叫進來而座席代表都閑著的時段。呼叫量越小，越會出現(xiàn)呼叫到來比較集中而其它大部分時間沒有什么呼叫到來的情況。這是厄蘭的基礎，但是這也導致了不利的情況：由于在有的時間段座席代表處于閑置狀態(tài)，他們花在處理呼叫上的總時間是比較少的。表1的第四列給出在各情形下座席代表的工作率。在6個話務代表的情形下，每一話務代表每小時花在處理話務上的時間只占56%。但是，依據(jù)厄蘭，要達到90%的服務水平目標，卻需要6個話務代表。

　　從表1的上部到下部，隨著呼叫量的增加和所需座席代表數(shù)的增加。座席代表的工作率逐漸接近了100%。在每小時10000個呼叫，341個座席代表的情形下，工作率幾乎上升到了98%。這幾乎是100個呼叫，6個話務代表情形下工作率的兩倍，這解釋了為什么只需要341個座席代表而不是600個座席代表。在如此大的一個呼叫中心中，到達的呼叫數(shù)是如此巨大以致于呼叫量的變化非常之小，因此座席代表幾乎沒有閑暇時間，工作率極高。呼叫中心外包商通過組合幾個不同的項目，適應了厄蘭的這一特點，形成了自己的優(yōu)勢。為此，外包商設法提高呼叫量，從而提高座席代表的工作率。例如，外包商以遠遠低于小型呼叫中心5倍的座席代表數(shù)，可以完成自建自營的小型呼叫中心5倍的工作量。

賽迪通呼叫中心有限公司 2002/02/01