面壁ITIL之服務(wù)臺管理實戰(zhàn)

2007/06/19

圖1－客戶服務(wù)中心組織結(jié)構(gòu)簡圖

　　關(guān)鍵業(yè)務(wù)是指客戶服務(wù)中心的實施管理部，包含服務(wù)臺、任務(wù)管理、工程師管理、兩個專項維護組（含一線和二線A組）以及一個二線B組。從這一系列的崗位設(shè)置可以看出，在關(guān)鍵業(yè)務(wù)中客戶的服務(wù)請求經(jīng)歷了受理、調(diào)派、維護、跟蹤、反饋等多個流程環(huán)節(jié)。

ITIL理論中有關(guān)服務(wù)臺的描述，我接觸到兩種說法：

　　一是，服務(wù)臺通常所指是幫助臺和呼叫中心，強調(diào)的是服務(wù)職能，而非服務(wù)管理流程。沒有嚴格有序的日常運作流程，只是針對用戶的請求或根據(jù)服務(wù)級別協(xié)議的要求進行一些日常運作活動。包括：響應(yīng)用戶呼叫、為用戶發(fā)布信息、客戶需求管理和客戶關(guān)系管理、供應(yīng)商聯(lián)絡(luò)、日常運作管理、基礎(chǔ)架構(gòu)監(jiān)控等。

　　二是，服務(wù)臺是以客戶為中心，并由技術(shù)專家、業(yè)務(wù)骨干以及協(xié)調(diào)能力強的人員構(gòu)成。在客戶與IT服務(wù)提供者之間建立了一個集中的單一聯(lián)系點，不僅處理事件和問題，而且還為其它活動（變更請求、維護合同、配置管理等）提供聯(lián)系的紐帶。

　　由以上的兩點描述，可以看出前者強調(diào)服務(wù)臺是一個職能部門，至于究竟是幫助臺，還是呼叫中心，不必過于細究；后者則強調(diào)服務(wù)臺是一個服務(wù)流程的起點，對外的單一接觸點。

　　現(xiàn)階段客戶服務(wù)中心關(guān)鍵業(yè)務(wù)中服務(wù)臺更像是前者，但從整體的服務(wù)結(jié)構(gòu)來看，關(guān)鍵業(yè)務(wù)提供的服務(wù)又和后者非常相像�；诹鞒坦芾淼睦砟�，我個人更傾向于后者的說法。因為以職能劃分的IT服務(wù)存在一個弊端，那就是往往會產(chǎn)生局部最優(yōu)的結(jié)果。在這種情況下，很少人會從整體的服務(wù)流程上去考慮本部門或本崗位的做法將會給流程整體最優(yōu)帶來的影響。

　　當思想從具體的職能崗位中突圍，我認識到：服務(wù)臺是面向客戶的，以服務(wù)臺為起點和終點的事件服務(wù)流程閉環(huán)（見圖2）。也許是服務(wù)臺這個極具職能意味的稱謂混淆了我的理解，一直未能突破職能崗位的框框，也因此一直無法更深入地理解服務(wù)臺，理解服務(wù)臺的功能。

圖2－服務(wù)臺服務(wù)流程閉環(huán)

　　因此，在實踐中理解服務(wù)臺概念，我們可以將注意力更多地放在流程上。擺脫崗位的局限，從流程入手對服務(wù)臺進行必要的再認識。認識到服務(wù)臺是服務(wù)支持流程的第一個環(huán)節(jié)，服務(wù)臺人員按崗位職責承擔責任，在確保本環(huán)節(jié)工作的基礎(chǔ)上為下一個流程環(huán)節(jié)提供合乎要求的輸入。流程的最終輸出再次以反饋的形式返回到服務(wù)臺，完成一個事件受理、調(diào)派、維護、跟蹤、反饋的閉環(huán)。

　　話題再回到服務(wù)臺做事件主人這件事情上。之所以選擇服務(wù)臺作為事件的主人，無非是看中了服務(wù)臺在服務(wù)流程閉環(huán)中所處的極具價值的戰(zhàn)略位置：既是起點，又是終點。所有的事件都是經(jīng)過服務(wù)臺進入到服務(wù)支持流程，如果按照以往的職能崗位來理解服務(wù)臺，那么如何確保進入服務(wù)支持流程的事件能夠得到最及時的解決常常是令我們頭大的難題。因為職能崗位的設(shè)置不同，大家關(guān)心的多是本部門或本崗位相關(guān)的這一段流程，對于脫離自己轄區(qū)的事件，只能采用“事不關(guān)己，高高掛起”的態(tài)度了。但是，如果用流程的眼光來重新審視服務(wù)臺，我們發(fā)現(xiàn)在一個閉環(huán)的服務(wù)流程中，服務(wù)臺在識別、記錄、跟蹤事件方面具有先天的優(yōu)勢，只需改變原有的認識即可將服務(wù)臺的潛力大大提升。

　　服務(wù)臺作為事件的主人，其實質(zhì)就是需要我們用流程的眼光來看待服務(wù)臺，改變服務(wù)臺原有的職能崗位意識，使服務(wù)臺主動起承擔起事件的全程監(jiān)控，制定呼入事件識別標準，記錄呼入事件信息，跟蹤呼入事件狀態(tài),反饋呼入事件進度等具體措施，確保呼入事件的可見、可控。

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