原來(lái)，作為集團(tuán)公司的文件管理人員，林小姐每天需要處理大量已接受和已發(fā)送的傳真，而很多傳真需要存檔備份以應(yīng)急用，日積月累，大量堆積如山的傳真管理起來(lái)就非常麻煩，特別是熱敏紙傳真，存檔一兩個(gè)月內(nèi)容就模糊不清了，需要在敲到電腦里打印出來(lái)。而且一旦領(lǐng)導(dǎo)突然要其中的某一份傳真件，林小姐要從海量的傳真里馬上找出來(lái)，無(wú)疑大海撈針，真是吃盡苦頭還時(shí)常挨領(lǐng)導(dǎo)的罵。那么，有沒(méi)有什么好的辦法幫助林小姐解決傳真管理的問(wèn)題呢？偶然的機(jī)會(huì)，公司領(lǐng)導(dǎo)從全國(guó)物流采購(gòu)與信息交流展上給林小姐帶回了AOFAX網(wǎng)絡(luò)傳真機(jī)。經(jīng)過(guò)安裝使用后，很快，林小姐就從繁瑣的傳真管理工作中解脫出來(lái)了。
AOFAX網(wǎng)絡(luò)傳真機(jī)是由金恒科技（深圳）有限公司推出的具有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)全球第一款網(wǎng)絡(luò)傳真系統(tǒng)，主要是結(jié)合電腦來(lái)實(shí)現(xiàn)傳真辦公的無(wú)紙化，給用戶節(jié)省紙張、耗材費(fèi)用的同時(shí)，AOFAX網(wǎng)絡(luò)傳真系統(tǒng)強(qiáng)大的傳真管理功能，也給類(lèi)似林小姐這樣的辦公室人員以及對(duì)傳真存檔管理有要求的其他公司員工解決了難題。
首先，AOFAX網(wǎng)絡(luò)傳真系統(tǒng)結(jié)合金恒科技的傳真軟件，把用戶已收已發(fā)的傳真全部自動(dòng)按時(shí)間順序存檔備份，不管什么時(shí)間，用戶如果需要查找其中的任何一份傳真，那么就可以利用AOFAX網(wǎng)絡(luò)傳真系統(tǒng)日志查找功能，根據(jù)姓名、傳真標(biāo)題、已收、已發(fā)、收發(fā)日期、傳真號(hào)碼等關(guān)鍵詞隨時(shí)查找出來(lái)，方便快捷。而且，因AOFAX網(wǎng)絡(luò)傳真軟件對(duì)所有已收已發(fā)的傳真做特殊處理，雖然是圖片格式存在，但滿滿一頁(yè)A4紙的傳真占用的空間還不到40K,所以既不影響用戶電腦日常辦公使用，又方便用戶利用U盤(pán)、硬盤(pán)等存儲(chǔ)備份、攜帶。“原來(lái)可能要很長(zhǎng)時(shí)間有才能完成的工作,用AOFAX網(wǎng)絡(luò)傳真系統(tǒng)不到一分鐘就搞定了。”林小姐笑著說(shuō)。
其次，AOFAX網(wǎng)絡(luò)傳真機(jī)還有獨(dú)特的權(quán)限管理功能。簡(jiǎn)單的說(shuō)，就是通過(guò)虛擬傳真分機(jī)號(hào)碼設(shè)置，可以將用戶所收到的傳真自動(dòng)分發(fā)到每個(gè)人的電腦上，并通過(guò)高管級(jí)、管理級(jí)、普通級(jí)三個(gè)級(jí)別的權(quán)限設(shè)置，使得最高領(lǐng)導(dǎo)層如果需要的話，就可以查看公司所有員工的已收傳真；部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)可以收看本部門(mén)的傳真；普通員工只能收看自己的傳真。這樣既滿足了傳真接收的及時(shí)性，又保證公司重要機(jī)密傳真不泄密，安全可靠。同時(shí)，AOFAX網(wǎng)絡(luò)傳真機(jī)通過(guò)設(shè)置人工分發(fā)值班員和內(nèi)部轉(zhuǎn)發(fā)傳真功能，可以把發(fā)送方不知道傳真分機(jī)號(hào)的公共傳真轉(zhuǎn)發(fā)到相應(yīng)的用戶電腦上，不至于漏接傳真。這樣就實(shí)現(xiàn)了員工不需要離開(kāi)自己的座位，而傳真卻可以根據(jù)需要在公司內(nèi)部快速靈活的流動(dòng)。而AOFAX網(wǎng)絡(luò)傳真系統(tǒng)的按線路轉(zhuǎn)發(fā)功能更是能保證某一線路所收到的傳真自動(dòng)分發(fā)給特定的用戶，（比如公司老總）保證傳真接收的定向性和獨(dú)享性。
再次，AOFAX網(wǎng)絡(luò)傳真系統(tǒng)的電話簿設(shè)置也獨(dú)具匠心。比如，用戶可以在電話簿里添加用戶的名稱(chēng)、電話、地址、郵編、郵箱等聯(lián)系信息，同時(shí)可以針對(duì)傳真號(hào)碼進(jìn)行查看、增加、修改、刪除、清空、導(dǎo)入、導(dǎo)出等操作。另外，AOFAX網(wǎng)絡(luò)傳真系統(tǒng)對(duì)發(fā)送成功的傳真號(hào)碼，用戶可以選擇加入或不加入到電話簿中（系統(tǒng)自動(dòng)去重）。AOFAX網(wǎng)絡(luò)傳真機(jī)還可以根據(jù)用戶類(lèi)別來(lái)設(shè)置群組電話號(hào)碼，比如按客戶所屬的地區(qū)、行業(yè)、長(zhǎng)途還是市話等來(lái)分類(lèi)，既方便了傳真號(hào)碼管理又可以進(jìn)行群發(fā)傳真。
最后，AOFAX網(wǎng)絡(luò)傳真系統(tǒng)的圖章管理及授權(quán)功能既滿足了用戶傳真簽字蓋章的需求，又保證了圖章流動(dòng)的安全性，適用可靠。
總之，AOFAX網(wǎng)絡(luò)傳真系統(tǒng)就像一個(gè)不需任何費(fèi)用，又非常盡忠職守的傳真管理員一樣，在滿足用戶基本的傳真收發(fā)需求的同時(shí)，又幫助用戶解決了普通傳真機(jī)所不能解決的傳真?zhèn)浞�、查找等功能，真是一舉兩得。
