借鑒跨國公司呼叫中心運(yùn)營管理經(jīng)驗(yàn)系列之一

如何選擇與培訓(xùn)呼叫中心坐席主管

曾智輝 2001/10/09

國內(nèi)呼叫中心發(fā)展至今，行業(yè)的焦點(diǎn)已經(jīng)不再是技術(shù)與設(shè)備，而逐步轉(zhuǎn)移到運(yùn)營管理方面來。由于真正意義上的呼叫中心在國內(nèi)起步不久，行業(yè)內(nèi)呼叫中心運(yùn)營管理的經(jīng)驗(yàn)普遍缺乏，而同時，呼叫中心能否充分發(fā)揮其作用，關(guān)鍵因素還是在于呼叫中心的運(yùn)營管理。這個矛盾的解決需要國內(nèi)呼叫中心管理者的摸索和經(jīng)驗(yàn)積累，與此同時，借鑒國外及大型跨國公司對呼叫中心的先進(jìn)運(yùn)營管理經(jīng)驗(yàn)也尤為必要。筆者將根據(jù)自己歷年來在大型跨國公司呼叫中心積累的管理經(jīng)驗(yàn)及知識，來探討國內(nèi)呼叫中心可以借鑒的地方。事實(shí)上，很多東西是行業(yè)的普遍標(biāo)準(zhǔn)，特別是在呼叫中心這個標(biāo)準(zhǔn)化程度比較高的行業(yè)，國外或大型跨國公司的經(jīng)驗(yàn)也許正是國內(nèi)呼叫中心成功的基石。

對于一個呼叫中心來說，影響其運(yùn)營好壞的因素很多，人的因素至關(guān)重要。作為第一線的管理人員的坐席主管（或稱之為班長，supervisor，team leader）的素質(zhì)好壞有著更為直接的影響。那如何選擇與培訓(xùn)呼叫中心的坐席主管呢？

選擇與招聘一名優(yōu)秀的坐席主管，最重要的是看他/她是否具備領(lǐng)導(dǎo)才能（leadership），其次是他/她是不具備呼叫中心的經(jīng)驗(yàn)（call center experience），再次是他/她人員管理和輔導(dǎo)的經(jīng)驗(yàn)和能力(people management and coaching)。

一 領(lǐng)導(dǎo)才能

領(lǐng)導(dǎo)才能包括能夠清晰地表達(dá)出呼叫中心的戰(zhàn)略和目標(biāo)，并能識別改進(jìn)機(jī)會；能夠言傳身教來激勵員工，并能夠領(lǐng)導(dǎo)那些主動改進(jìn)的行為；能設(shè)立目標(biāo)，作出決策并以結(jié)果的導(dǎo)向不斷努力。

二 呼叫中心經(jīng)驗(yàn)

有呼叫中心運(yùn)營方面的基本知識，比如呼叫中心有哪些流程，呼叫中心的軟硬件系統(tǒng)和業(yè)績衡量指標(biāo)；同時，他/她還應(yīng)懂得提高呼叫中心的服務(wù)水平或銷售業(yè)績有哪些通常的作法。

三 人員管理和輔導(dǎo)的經(jīng)驗(yàn)和能力

這些經(jīng)驗(yàn)和能力包括：對TSR/CSR的直接輔導(dǎo)經(jīng)驗(yàn)；有效的人際關(guān)系處理能力；很好的口頭與書面交流能力。

除此之外，選擇與招聘一名優(yōu)秀的的坐席主管還可以考察他/她是否具備

一 解決問題的能力，包括有能力解決沖突與紛爭，并對任何情勢都能夠作出迅速反應(yīng)

二 行業(yè)知識與經(jīng)驗(yàn)，特別是對所在行業(yè)的知識與經(jīng)驗(yàn)。比如說呼叫中心針對的是計算機(jī)行業(yè)，他/她就應(yīng)對計算機(jī)行業(yè)的市場狀況，競爭對手及產(chǎn)品等都有較為清楚的認(rèn)識。

三 客戶服務(wù)的經(jīng)驗(yàn)或是否能夠真正地關(guān)注客戶

事實(shí)上，要選擇一名完全合格的坐席主管是一件很難的事，特別是在國內(nèi)呼叫中心人才奇缺的狀況下。因此，我們在盡可能地挑選出優(yōu)秀主管之后，對其進(jìn)行全方位的培訓(xùn)也是尤其必要的。對于坐席主管的培訓(xùn)，每個公司都會有其不同的作法。但通常，對于新坐席主管的培訓(xùn)應(yīng)在以下四個領(lǐng)域進(jìn)行。

一 領(lǐng)導(dǎo)能力與人員輔導(dǎo)的技巧，包括

• 發(fā)展其領(lǐng)導(dǎo)能力
• 人員輔導(dǎo)的技巧及方法
• 溝通技巧
• 團(tuán)隊建設(shè)技巧
• 招聘與面試技巧
• 公司的人事政策和公司員工應(yīng)注意的法律問題
• 人員發(fā)展的過程
• 職業(yè)生涯規(guī)劃
• 談判技巧
• 解決沖突的能力
• 如何合理地安排人力與工作量

二 業(yè)務(wù)流程與產(chǎn)品培訓(xùn)

• 所在呼叫中心業(yè)務(wù)流程
• 所在呼叫中心的其它規(guī)程
• 所在呼叫中心涉及的產(chǎn)品和技術(shù)

三 業(yè)績衡量與業(yè)績管理

• 如何收集與分析數(shù)據(jù)并作出業(yè)績報告
• 品質(zhì)管理與質(zhì)量監(jiān)控的流程與工具的使用
• 肯定TSR/CSR的工作成績并給予其反饋的方法

四 呼叫中心管理工具及系統(tǒng)

• 計算機(jī)桌面應(yīng)用軟件及業(yè)務(wù)軟件系統(tǒng)
• 通用的呼叫中心技術(shù)及系統(tǒng)，包括CTI，IVR等

這四個領(lǐng)域的培訓(xùn)基本上能使坐席主管很好地開始目前的工作，但要成為一個優(yōu)秀的稱職的坐席主管，僅僅是開始的培訓(xùn)還是不夠的，還應(yīng)當(dāng)在工作中進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)的實(shí)時總結(jié)與不斷的學(xué)習(xí)以及有針對性的在崗培訓(xùn)。