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企業(yè)如何擬定CRM軟件需求提案(RFP)

左丘 2008/06/02

  在進(jìn)行了CRM部署的初步研究和評(píng)估后,企業(yè)應(yīng)已列出一份候選廠商的名單。而下一步則是如何擬定一份需求提案(request for proposal)來(lái)了解候選廠商各自產(chǎn)品的細(xì)節(jié)與特點(diǎn)。

  擬定RFP的流程比較復(fù)雜,且耗時(shí)頗菲。但它卻是保障企業(yè)挑選到最佳解決方案的關(guān)鍵。

  不同企業(yè)對(duì)CRM系統(tǒng)的要求不盡相同,因此每份RFP都會(huì)各有迥異。但總體而言,一份好的RFP必須包含以下五大核心元素,這樣才能確保企業(yè)從CRM投資中獲取最大的回報(bào)。

  集成

  一套優(yōu)秀的CRM解決方案應(yīng)當(dāng)能為企業(yè)創(chuàng)造盡可能多的價(jià)值,同時(shí)也能與企業(yè)中其它關(guān)鍵商業(yè)系統(tǒng)無(wú)縫連接,共享重要的信息。因此,你必須確保所選的CRM廠商能將他們的產(chǎn)品集成到現(xiàn)有的應(yīng)用與數(shù)據(jù)庫(kù)中。

  比如,客戶地址信息能否即時(shí)在你的賬單與財(cái)務(wù)系統(tǒng)中共享?微軟Outlook中的聯(lián)系人信息能否被輕松導(dǎo)入到新的聯(lián)系人管理應(yīng)用中?能否從一個(gè)獨(dú)立的訂單錄入系統(tǒng)中動(dòng)態(tài)創(chuàng)建新的采購(gòu)訂單,并附上相應(yīng)的聯(lián)系記錄?

  在RFP中添加這類問(wèn)題必然會(huì)涉及到許多專業(yè)知識(shí)。因此建議IT人員應(yīng)盡早參與該階段RFP的擬定,以及對(duì)廠商回應(yīng)的評(píng)估。

  移動(dòng)能力

  CRM軟件可以提高不同部門(mén)(比如銷售、市場(chǎng)、支持和現(xiàn)場(chǎng)服務(wù))的工作績(jī)效。鑒于有些職能與任務(wù)要求相關(guān)人員在現(xiàn)場(chǎng)完成,因此能否讓他們通過(guò)移動(dòng)設(shè)備來(lái)同步訪問(wèn)CRM應(yīng)用中的信息就成為了一大關(guān)鍵。

  某些CRM解決方案提供了離線數(shù)據(jù)同步功能。用戶可在自己筆記本電腦上的本地?cái)?shù)據(jù)庫(kù)中添加或更改信息,并在回到辦公室后將變更數(shù)據(jù)導(dǎo)入到主數(shù)據(jù)庫(kù)中。此外,也有部分解決方案提供了實(shí)時(shí)應(yīng)用訪問(wèn)能力(通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、PDA和其它移動(dòng)設(shè)備)。

  企業(yè)可以根據(jù)自身的需要進(jìn)行考量。不過(guò),建議最好了解一下每種系統(tǒng)都能提供哪些遠(yuǎn)程功能,這樣你就能與相關(guān)用戶進(jìn)行探討,共同選擇出最合適的方案。

  行業(yè)特殊要求

  有許多CRM提供商都在一個(gè)或多個(gè)方面術(shù)有專攻,他們十分了解某個(gè)特定行業(yè)對(duì)CRM系統(tǒng)有哪些特殊需求。因此,他們的產(chǎn)品對(duì)身處該行業(yè)的公司特別有價(jià)值 – 尤其對(duì)那些首次使用CRM系統(tǒng)的公司。

  那些具備行業(yè)專業(yè)背景的廠商可以向你提供更具針對(duì)性的指導(dǎo)建議,比如怎樣實(shí)施才能充分發(fā)揮解決方案的潛力。同時(shí),他們也能提供一套完整的應(yīng)用,無(wú)需企業(yè)為行業(yè)自定義而費(fèi)神。在選擇時(shí),你可根據(jù)本公司所在的行業(yè)及市場(chǎng)狀況來(lái)評(píng)估候選廠商在該領(lǐng)域的專業(yè)經(jīng)驗(yàn),咨詢他們是否有專門(mén)針對(duì)你這個(gè)行業(yè)而設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)的套裝應(yīng)用。

  培訓(xùn)

  大部分公司一般都會(huì)選擇先在銷售團(tuán)隊(duì)中作試驗(yàn)性部署。然而,銷售代表通常都會(huì)對(duì)新技術(shù)持抵觸態(tài)度。因?yàn)樗麄儞?dān)心新技術(shù)會(huì)增加額外的工作負(fù)荷,而且從頭學(xué)習(xí)如何使用CRM軟件會(huì)耗費(fèi)他們寶貴的時(shí)間,他們寧愿把這些時(shí)間投入到進(jìn)行銷售活動(dòng)、挖掘潛在客戶上。

  在部署CRM前先進(jìn)行充分的培訓(xùn)是提高用戶過(guò)渡率的關(guān)鍵。因此,你應(yīng)當(dāng)在RFP中要求廠商提供詳細(xì)的培訓(xùn)計(jì)劃。一家能夠在部署前、部署中,和部署后提供全面培訓(xùn)的廠商可幫助用戶更平滑地過(guò)渡到新的解決方案,盡快上手,并熟練運(yùn)用到工作中。

  未來(lái)產(chǎn)品規(guī)劃

  技術(shù)發(fā)展日新月異,企業(yè)也會(huì)逐步成長(zhǎng)。隨著目標(biāo)和市場(chǎng)狀況的變化,一年之后,你的CRM需求或許已和現(xiàn)在大相徑庭。因此,你應(yīng)事先明確所選的CRM解決方案是否具備可升級(jí)性與靈活性,以應(yīng)對(duì)今后的變革或新需求的產(chǎn)生。

  尋找一家對(duì)未來(lái)產(chǎn)品有良好規(guī)劃的廠商十分重要。比如他們會(huì)對(duì)現(xiàn)有解決方案進(jìn)行哪些改善和加強(qiáng)?他們?nèi)绾闻袆e應(yīng)當(dāng)添加哪些新功能?他們每隔多久才會(huì)發(fā)布一次新版本?諸如此類的問(wèn)題能協(xié)助你識(shí)別出那些具有切實(shí)產(chǎn)品規(guī)劃的廠商。

  當(dāng)然,除了以上五大核心元素以外,一份CRM RFP中還會(huì)涉及到其它問(wèn)題與細(xì)節(jié)。不過(guò),有了這五大元素作為主框架,再配合企業(yè)自身的要求,獲取最佳解決方案的成功率就會(huì)大大提升。

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