業(yè)務流程對企業(yè)全方位、多層次的變革,對企業(yè)原有的管理模式、企業(yè)文化都會有很大的沖擊,因此,阻力也是空前的,很多企業(yè)的重組半途而廢就是這個原因。
流程的落實與實施
業(yè)務流程對企業(yè)全方位、多層次的變革,對企業(yè)原有的管理模式、企業(yè)文化都會有很大的沖擊,因此,阻力也是空前的,很多企業(yè)的重組半途而廢就是這個原因。解決這一問題的辦法之一就是選取部分流程、部門進行試點,待時機成熟時再大面積切換、推廣。一般來說分為以下五個階段:
1.選定試點流程
從一個分支機構、分支公司入手進行流程試點是一個比較可行的辦法,再選取再造效果可能比較顯著、實施成功率較高、組織機構負責人比較積極、機構有代表性的部門做試點,這樣有助于消除實施的負面影響,減少阻力,為企業(yè)全面推廣積累經驗。
2.組件試點流程團隊
最好是在試點單位一把手的帶領下組成一支有原件、能力強、經驗豐富、對業(yè)務非常熟悉的隊伍,進行業(yè)務流程業(yè)務的優(yōu)化。
3.啟動試點
在準備工作到位之后,就可以啟動試點。試點過程是一個發(fā)現(xiàn)問題、解決問題并調整方案的過程,而要真正發(fā)現(xiàn)這些問題就需要流程管理負責人深入一線、親力親為,從中發(fā)現(xiàn)問題并挖掘背后潛在的深層次原因,并隨時向領導匯報流程試點的進度情況,使領導可以隨時了解試點的進度情況。在此階段,工作方式的變革容易產生一些困惑,需要通過管理層、項目組和員工之間的廣泛溝通來消除矛盾。
4.總結經驗
逐步總結試點中存在的問題,并對問題辯證的進行分析,看問題是由方案造成的,還是推廣不利的結果,并由此做出進一步的決定。如果確實是原來的優(yōu)化方案存在漏洞、不足,就應立刻加以調整,但不可一遇到困難就退縮,是調整方案成為替罪羊,那樣流程的優(yōu)化只會是一句空話。
5.逐步向其他部門推廣
排定切換次序,在整個組織內分階段實施。在這一階段一定要注意兩點:一是加強培訓,向各個涉及的員工進行深入的培訓,將流程調整前后的不同講清楚,減少他們由于缺乏了解帶來的抵觸和恐懼;二是高層領導親力親為,通過多種途徑向員工及供應鏈上的合作伙伴講清楚流程的意義、價值,試點階段的成功經驗等,推動流程真正落到實處。
員工積極支持與參與流程再造的實施時流程優(yōu)化能否成功的關鍵因素之一,在實施流程再造的過程中,必須強調員工的積極支持與參與。盡管流程優(yōu)化采用嚴格規(guī)范的方法進行系統(tǒng)的分析和設計,然而這種方法常常會忽視人為的抵制因素。被再造部門的員工常常會設法變革或盡力將原有設計改變?yōu)樗麄兯軌蚪邮艿姆桨,從而導致流程再造的失敗。為了獲取員工對流程再造的支持就必須對癥下藥,了解員工反對流程再造的原因并找到相關的解決方法,使員工對流程再造積極的參與和支持,保持員工高昂的士氣。在整個流程優(yōu)化過程中,員工的情緒會隨著項目的進度而不斷起伏,呈現(xiàn)一幅微笑曲線。