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聯(lián)宇信通電視購(gòu)物呼叫中心系統(tǒng)解決方案

2010/09/25

  目前,國(guó)內(nèi)電視購(gòu)物的數(shù)量和規(guī)模都在擴(kuò)大,這些電視購(gòu)物公司之間的競(jìng)爭(zhēng)可謂是日益激烈,隨著經(jīng)濟(jì)模式的發(fā)展,產(chǎn)業(yè)鏈各個(gè)環(huán)節(jié)點(diǎn)的商業(yè)運(yùn)作日趨成熟。了解了電視購(gòu)物企業(yè)面臨著諸多現(xiàn)實(shí)問(wèn)題,北京聯(lián)宇信通科技有限公司研發(fā)了電視購(gòu)物業(yè)務(wù)系統(tǒng)uCRM。

一、系統(tǒng)概述

  電視購(gòu)物呼叫中心系統(tǒng)的配有本公司自主開(kāi)發(fā)的電視購(gòu)物業(yè)務(wù)系統(tǒng),包括了用戶資料記錄、訂單處理、產(chǎn)品庫(kù)存、物流配送、常見(jiàn)問(wèn)題(知識(shí)庫(kù))管理等電視購(gòu)物可能涉及到的各項(xiàng)企業(yè)運(yùn)營(yíng)環(huán)節(jié)。

  完善的電視購(gòu)物業(yè)務(wù)系統(tǒng)將整個(gè)電視購(gòu)物工作形成了一個(gè)閉環(huán)的工作流,實(shí)現(xiàn)了以訂單流轉(zhuǎn)為中心的一套電視購(gòu)物工作管理方式,可以幫助電視購(gòu)物企業(yè)快速建立實(shí)用的電視購(gòu)物呼叫中心系統(tǒng)。同時(shí)電視購(gòu)物業(yè)務(wù)系統(tǒng)與呼叫中心平臺(tái)的緊密配合,保證了各個(gè)系統(tǒng)的功能最大發(fā)揮,避免了多廠商產(chǎn)品之間的集成配合問(wèn)題,減少企業(yè)管理人員不必要的協(xié)調(diào)處理時(shí)間,加快呼叫中心的工程實(shí)施速度。

  本公司自主研發(fā)的業(yè)務(wù)系統(tǒng),可以保證隨時(shí)擴(kuò)展新的業(yè)務(wù)功能,可以以最合理的方式實(shí)現(xiàn)電視購(gòu)物企業(yè)新的業(yè)務(wù)需求,并在最短的時(shí)間內(nèi)完成擴(kuò)展,隨時(shí)保證企業(yè)的新業(yè)務(wù)的開(kāi)展與運(yùn)營(yíng),使企業(yè)在市場(chǎng)上爭(zhēng)得主動(dòng)權(quán)。

二、總體分析與設(shè)計(jì)

  2.1 系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)

  業(yè)務(wù)需求:滿足電視購(gòu)物行業(yè)特點(diǎn),為企業(yè)熱線中心快速訂單及企業(yè)整體業(yè)務(wù)流提供完善閉環(huán)的整體信息化平臺(tái)系統(tǒng)。

  本次計(jì)劃建設(shè)的電視購(gòu)物系統(tǒng)將可以幫助企業(yè):    2.2 系統(tǒng)功能概述

  我公司自主研發(fā)的電視購(gòu)物業(yè)務(wù)系統(tǒng),包括了用戶資料記錄、訂單處理、產(chǎn)品庫(kù)存、物流配送、財(cái)務(wù)管理等電視購(gòu)物可能涉及到的各項(xiàng)企業(yè)運(yùn)營(yíng)環(huán)節(jié)。

  2.2.1 系統(tǒng)可擴(kuò)展性和開(kāi)放性

  系統(tǒng)設(shè)計(jì)保證最大程度的可擴(kuò)展性,中繼、IVR、座席、錄音各部分都能平滑擴(kuò)容和升級(jí),除對(duì)現(xiàn)有設(shè)備的擴(kuò)展的支持外,另外支持不同型號(hào)、不同廠家設(shè)備同時(shí)使用,保證擴(kuò)容的設(shè)備選型靈活度。

  2.2.2 系統(tǒng)可維護(hù)性

  一體化部署,維護(hù)升級(jí)也是系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)的考慮。軟件系統(tǒng)全部自主開(kāi)發(fā),便于長(zhǎng)期合作,也保證軟件系統(tǒng)的可維護(hù)性。

  2.3 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)

  2.3.1 先進(jìn)性

  電視購(gòu)物營(yíng)銷(xiāo)平臺(tái)系統(tǒng)是以現(xiàn)流行的計(jì)算機(jī)技術(shù)及語(yǔ)言JAVA及J2EE為基礎(chǔ)設(shè)計(jì)理念。

  聯(lián)宇信通的電購(gòu)業(yè)務(wù)平臺(tái)系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)充分考慮到了各類(lèi)使用者千差萬(wàn)別的實(shí)際業(yè)務(wù)需求及現(xiàn)代計(jì)算機(jī)和通訊技術(shù)發(fā)展的先進(jìn)成果。作為企業(yè)的電話營(yíng)銷(xiāo)平臺(tái),為了能夠保證企業(yè)在今后日益激烈的競(jìng)爭(zhēng)中位于不敗之地,更必須將呼叫中心建立在一個(gè)較高的起點(diǎn)上,實(shí)現(xiàn)一個(gè)具備當(dāng)前先進(jìn)型及未來(lái)兼容性的系統(tǒng)。

  2.3.2 實(shí)用性及友好性

  實(shí)用性和易操作性是設(shè)計(jì)的首要條件。為此需選擇技術(shù)成熟的設(shè)備及應(yīng)用軟件,同時(shí)需考慮到對(duì)現(xiàn)有設(shè)備和資源的利用。

  電購(gòu)業(yè)務(wù)平臺(tái)的日常運(yùn)營(yíng)是至關(guān)重要的環(huán)節(jié),降低運(yùn)營(yíng)成本更是其中的重點(diǎn)。為了使系統(tǒng)具備攻守皆優(yōu)的競(jìng)爭(zhēng)能力,除了系統(tǒng)的高產(chǎn)品穩(wěn)定性之外,還必須具有高效故障診斷功能,簡(jiǎn)便的數(shù)據(jù)庫(kù)更新、系統(tǒng)維護(hù)功能,靈活高效的業(yè)務(wù)變更對(duì)應(yīng)能力,使無(wú)用功減至最少。

  實(shí)用性還體現(xiàn)在人工座席、班長(zhǎng)席(質(zhì)檢席)界面的友好性上。座席人員的管理水平直接影響呼叫中心的服務(wù)水平及經(jīng)濟(jì)效益,降低座席人員的負(fù)擔(dān),減少座席人員培訓(xùn),為座席人員提供真正高效、舒適的工作環(huán)境是呼叫中心設(shè)計(jì)時(shí)必須考慮的問(wèn)題。

  2.3.3 安全性及可靠性

  電購(gòu)業(yè)務(wù)平臺(tái)是直接聯(lián)系客戶的重要渠道,也是收集保存大量珍貴客戶信息的載體,安全性與可靠性是非常重要的特性。這個(gè)特性應(yīng)體現(xiàn)在主機(jī)、網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備與數(shù)據(jù)庫(kù)、應(yīng)用系統(tǒng)的各個(gè)方面,并且應(yīng)能夠進(jìn)行集中式的管理與控制,因而要求整個(gè)系統(tǒng)有完整的故障對(duì)策,以保證系統(tǒng)的工作連續(xù)性,以及數(shù)據(jù)的完整性和安全性。

三、系統(tǒng)特點(diǎn) 四、系統(tǒng)功能模塊的簡(jiǎn)單介紹

  電視購(gòu)物業(yè)務(wù)系統(tǒng)是整個(gè)電視購(gòu)物呼叫中心系統(tǒng)的基礎(chǔ),它負(fù)責(zé)處理呼入與呼出的各項(xiàng)操作以及客戶信息、訂單的管理以及各項(xiàng)平臺(tái)功能。

  4.1 客戶信息管理

  當(dāng)客戶來(lái)電時(shí),如為老客戶,系統(tǒng)自動(dòng)彈屏顯示主叫號(hào)碼,被叫號(hào)碼(包括區(qū)號(hào)、電話號(hào)),同時(shí)檢索出客戶信息、訂購(gòu)歷史(購(gòu)買(mǎi)時(shí)間,所購(gòu)產(chǎn)品,數(shù)量,金額,購(gòu)買(mǎi)方式,支付方式,主要獲取信息渠道)、聯(lián)系歷史、投訴/咨詢歷史(投訴產(chǎn)品,投訴內(nèi)容,解決方法等)等資料并顯示。而對(duì)于新客戶,則可創(chuàng)建新客戶并可記錄客戶的基本信息和擴(kuò)展信息等。

  客戶所有信息存儲(chǔ)在專(zhuān)門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)中,該數(shù)據(jù)庫(kù)的字段可以由企業(yè)根據(jù)需求自動(dòng)設(shè)置。系統(tǒng)根據(jù)不同部門(mén)的職責(zé),提供不同的客戶信息修改權(quán)限。系統(tǒng)還可以將每次的聯(lián)絡(luò)、咨詢、投訴記錄更新至數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi),使得相關(guān)人員可以清楚地看到客戶的全貌。同時(shí),系統(tǒng)還提供搜索工具,可以根據(jù)客戶屬性中的一些字段對(duì)客戶進(jìn)行搜索,并可以做組合搜索。

  客戶黑名單屏閉:惡意騷擾的電話不但會(huì)影響業(yè)務(wù)人員的工作,還占用了企業(yè)的資源。系統(tǒng)可以提供客戶黑名單列表,當(dāng)業(yè)務(wù)人員接到騷擾電話以后,可以把這個(gè)主叫號(hào)碼設(shè)置進(jìn)黑名單列表。如果此主叫號(hào)碼被3次(該參數(shù)可以設(shè)置)設(shè)置為黑名單之后,系統(tǒng)會(huì)在再次打進(jìn)電話的時(shí)候,自動(dòng)提示此主叫在黑名單中,業(yè)務(wù)人員可以選擇是否接聽(tīng),或者由系統(tǒng)直接掛掉。同理,對(duì)于信用度低的客戶,系統(tǒng)也可標(biāo)記在客戶信息中,作為交易時(shí)的警示。對(duì)于黑名單里的電話也可設(shè)置不同時(shí)段不允許呼入。

  4.2 訂單管理

  訂單咨詢:客戶來(lái)電后對(duì)銷(xiāo)售的產(chǎn)品進(jìn)行咨詢時(shí),系統(tǒng)可以提代專(zhuān)業(yè)的知識(shí)庫(kù)查詢及產(chǎn)品引導(dǎo),使話務(wù)中心座庫(kù)能高效、準(zhǔn)確的完成產(chǎn)品的介紹,使客戶咨詢的滿意度提高,以形成購(gòu)買(mǎi)意向的客戶。

  訂單生成:在確認(rèn)了客戶的訂購(gòu)需求之后,業(yè)務(wù)人員可以根據(jù)客戶的要求填寫(xiě)訂購(gòu)信息。需要填寫(xiě)的內(nèi)容包括購(gòu)買(mǎi)的商品情況、送貨方式、送貨信息、支付方式、相關(guān)媒體信息以及特殊要求(如:索取發(fā)票、加急處理等)。系統(tǒng)可以自動(dòng)生成標(biāo)準(zhǔn)訂單,具體格式和內(nèi)容可以根據(jù)企業(yè)需要和產(chǎn)品特性隨意調(diào)整。訂單生成之后默認(rèn)狀態(tài)為訂購(gòu),系統(tǒng)同時(shí)自動(dòng)生成訂單編號(hào),并將此訂單發(fā)送至物流部門(mén)。同時(shí),系統(tǒng)自動(dòng)按照客戶制定的方式,用短信息等方式將訂單信息發(fā)送給客戶。



  
  進(jìn)入工作平臺(tái)維護(hù)訂單信息進(jìn)入管理員界面對(duì)訂單核查,如果沒(méi)通過(guò)審查訂單就作廢,若通過(guò)核查就會(huì)流入訂單分揀環(huán)節(jié)對(duì)訂單進(jìn)行分揀,分揀后就由物流人員進(jìn)行訂單出庫(kù)生成出庫(kù)單和送貨單,然后打印送貨單錄入或?qū)豚]件信息,產(chǎn)品寄出后物流人員要及時(shí)錄入反饋信息,根據(jù)反饋信息訂單管理員再進(jìn)行對(duì)賬。




  4.3 二次回呼管理

  二次回呼優(yōu)勢(shì)

  快速回呼:當(dāng)電話呼入量進(jìn)入高峰期時(shí),業(yè)務(wù)人員占線的現(xiàn)象會(huì)導(dǎo)致客戶放棄購(gòu)買(mǎi)。為避免此現(xiàn)象,系統(tǒng)提供Call Back功能,能夠自動(dòng)記錄下主叫號(hào)碼,并由業(yè)務(wù)人員記錄下客戶信息。然后在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候由業(yè)務(wù)人員主動(dòng)撥打客戶電話,并按照正常工作流程為客戶提供服務(wù)。由此降低了每通電話的處理時(shí)間,爭(zhēng)取了更多的銷(xiāo)售機(jī)會(huì);而且對(duì)于系統(tǒng)呼損造成的未能接到的電話也可由系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)來(lái)電號(hào)碼生成呼損回呼,并可由系統(tǒng)管理員分配給坐席進(jìn)行回呼,這樣就又可以進(jìn)一步的創(chuàng)造了銷(xiāo)售機(jī)會(huì)。

  定時(shí)回訪: 對(duì)于特定客戶,系統(tǒng)可以提供對(duì)其創(chuàng)建回訪回呼的功能。這樣就可以在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候創(chuàng)建對(duì)這些客戶的回訪回呼,并可以在任意適當(dāng)?shù)臅r(shí)間將這些回訪回呼分配給坐席,這些回訪回呼就會(huì)出現(xiàn)在坐席的回呼列表里,提醒坐席對(duì)這些坐席進(jìn)行回訪回呼。

  待辦事件告警:很多時(shí)候會(huì)出現(xiàn)業(yè)務(wù)人員無(wú)法在第一時(shí)間內(nèi)解決客戶需求的情況,此時(shí)業(yè)務(wù)人員可以將這些待處理的事情以事件方式記錄下來(lái),系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將此記錄添加在處理人的待辦事件欄目中,并作為客戶信息中的一項(xiàng),在客戶資料顯示時(shí)出現(xiàn)在業(yè)務(wù)人員服務(wù)界面上。同時(shí)系統(tǒng)可以根據(jù)設(shè)定的條件,在必要時(shí)對(duì)未處理的代辦事項(xiàng)進(jìn)行告警。

  二次回呼分配管理

  對(duì)于話務(wù)高峰期接CALL所產(chǎn)生的電話是由誰(shuí)來(lái)回呼?分配給誰(shuí)?由誰(shuí)回呼的成功率更高,結(jié)合此功能模塊即可解決。

  回呼策略管理的在回呼分配上分為手動(dòng)分配、自動(dòng)分配、半自動(dòng)分配,此可讓接CALL的電話在回呼分配上有更多的選擇,以適應(yīng)把什么樣的電話分配給最合適的組或人員來(lái)回?fù)堋?

  在回呼策略上又可遵行以狀態(tài)、類(lèi)型、優(yōu)先級(jí)、結(jié)果、會(huì)員等級(jí)、所屬省份、所屬?gòu)V告媒體、所屬分賬號(hào)碼以及所屬用戶進(jìn)行分配的原則,以調(diào)整把哪些電話分配給哪些人或組來(lái)回?fù)艹晒β蕰?huì)更高。




  4.4 會(huì)員管理

  會(huì)員管理功能,是系統(tǒng)管理必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié),會(huì)員可以享受會(huì)員客戶的優(yōu)惠,而會(huì)員的多次購(gòu)買(mǎi)行為又給企業(yè)帶來(lái)更多的收益。

  會(huì)員管理包括會(huì)員等級(jí)管理、會(huì)員價(jià)格策略管理、會(huì)員積分維護(hù)等。

  此功能可以使客戶在成為會(huì)員后,對(duì)持續(xù)購(gòu)買(mǎi)的價(jià)格優(yōu)惠策略有更深的體會(huì),也使企業(yè)能更準(zhǔn)確的確定掌握針對(duì)會(huì)員的營(yíng)銷(xiāo)策略。



  4.5 售后服務(wù)管理

  客戶關(guān)懷:客戶關(guān)懷是企業(yè)越來(lái)越重視的內(nèi)容之一。企業(yè)可以根據(jù)自己的需求或產(chǎn)品特點(diǎn)設(shè)定需要關(guān)懷的客戶屬性,系統(tǒng)可以自動(dòng)搜索出符合屬性的客戶名單以及相關(guān)信息。如:系統(tǒng)自動(dòng)設(shè)定客戶生日提醒功能,向業(yè)務(wù)代表提示本日(或本周、本月)生日的客戶名單以及相關(guān)的聯(lián)絡(luò)方式?梢愿鶕(jù)客戶的級(jí)別或喜好選擇不同的方式給與祝賀。

  訂單狀態(tài)查詢:一筆訂單記錄可以區(qū)分為訂購(gòu)、發(fā)貨、退貨、更換、已交付、已結(jié)算等不同的狀態(tài)。如果客戶需要了解訂單目前狀況,客服人員可以根據(jù)訂單號(hào)碼進(jìn)行查詢。查詢結(jié)果可以根據(jù)客戶要求通過(guò)電話、短信息、郵件、傳真、自動(dòng)語(yǔ)音播放等方式發(fā)送至客戶。

  產(chǎn)品更換或退貨:如發(fā)生產(chǎn)品退貨或更換的情況,客戶可以將商品郵寄回來(lái),或在交貨時(shí)拒收?头块T(mén)對(duì)于退回的商品或由物流部門(mén)提供的拒收信息進(jìn)行妥善處理后,記錄并更新客戶的產(chǎn)品退換記錄。同時(shí),客服部門(mén)通過(guò)售后入庫(kù)與出庫(kù)進(jìn)行相應(yīng)的處理并將此筆交易的訂單狀態(tài)修改為“退貨”或“更換-訂購(gòu)”。標(biāo)明“退貨”或“更換-訂購(gòu)”標(biāo)記的訂單產(chǎn)品金額則根據(jù)企業(yè)事先設(shè)定的方法結(jié)算。

  投訴處理:客服部門(mén)可以記錄客戶的投訴內(nèi)容以及處理方法,并生成新的投訴記錄,并在客戶再次致電時(shí),顯示在客戶資料當(dāng)中。企業(yè)可以設(shè)定投訴的類(lèi)別,如:產(chǎn)品質(zhì)量類(lèi)別、服務(wù)類(lèi)別、物流類(lèi)別等。系統(tǒng)可以自動(dòng)將投訴進(jìn)行劃分,以便企業(yè)管理者清楚的了解投訴的焦點(diǎn),并及時(shí)進(jìn)行必要調(diào)整。

  4.6 查看知識(shí)

  本系統(tǒng)支持知識(shí)庫(kù)

  知識(shí)庫(kù)可以由企業(yè)相關(guān)人員自行設(shè)定、更新最新的產(chǎn)品知識(shí)、市場(chǎng)信息和競(jìng)爭(zhēng)產(chǎn)品比較等信息。強(qiáng)大的搜索功能也使得查詢更加便利。如當(dāng)客戶提出某問(wèn)題使得服務(wù)人員無(wú)法立即回答時(shí),系統(tǒng)還提供相應(yīng)的填寫(xiě)欄目以便及時(shí)發(fā)送至主管,請(qǐng)求幫助。而當(dāng)主管對(duì)此問(wèn)題進(jìn)行回復(fù)后,可以選擇將此問(wèn)題自動(dòng)放入知識(shí)庫(kù),以便同其他人員分享。系統(tǒng)可以根據(jù)問(wèn)題的點(diǎn)擊率將最感興趣的問(wèn)題排列在最前,并可以匯總出一定時(shí)間內(nèi)最感興趣的問(wèn)題及產(chǎn)品,作為企業(yè)對(duì)服務(wù)人員今后培訓(xùn)的重點(diǎn)。同時(shí),系統(tǒng)將自動(dòng)記錄每一位客戶的咨詢記錄,及時(shí)更新并在客戶再次致電時(shí),顯示在客戶資料當(dāng)中。


五、應(yīng)用模式

  1、局域網(wǎng)應(yīng)用

  可以局域網(wǎng)(或單機(jī)上)的多臺(tái)機(jī)子上安裝本系統(tǒng),全部連接到服務(wù)器,即可通過(guò)各個(gè)部門(mén)操作人員的憑操作權(quán)限把數(shù)據(jù)錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)及維護(hù),將整個(gè)但我的經(jīng)營(yíng)情況管理起來(lái)。

  2、Internet應(yīng)用

  主管人員在出差時(shí),可使用筆記本電腦以虛擬網(wǎng)絡(luò)的形式、通過(guò)遠(yuǎn)程撥號(hào)網(wǎng)絡(luò)與服務(wù)器連接,實(shí)現(xiàn)信息查詢和遠(yuǎn)程操作。

六、系統(tǒng)實(shí)施后帶來(lái)的效益

  聯(lián)宇信通電視購(gòu)物營(yíng)銷(xiāo)系統(tǒng)是為了適應(yīng)電視購(gòu)物營(yíng)銷(xiāo)行業(yè)精細(xì)化的有效管理,以及采用現(xiàn)代無(wú)店鋪銷(xiāo)售服務(wù)模式進(jìn)行營(yíng)銷(xiāo)而設(shè)計(jì),系統(tǒng)充分融合先進(jìn)的商業(yè)思想,有效的將系統(tǒng)與企業(yè)高層管理思想事例,是營(yíng)銷(xiāo)行業(yè)進(jìn)行以精細(xì)管理、精確制導(dǎo)和媒體投放、客戶信息管理為核心的智能信息流程管理系統(tǒng)。電視購(gòu)物營(yíng)銷(xiāo)平臺(tái)系統(tǒng)功能強(qiáng)大,不僅為企業(yè)高效的管理提供保證,而且也為企業(yè)節(jié)省更多的運(yùn)營(yíng)成本,系統(tǒng)是電視購(gòu)物業(yè)務(wù)企業(yè)的數(shù)字營(yíng)銷(xiāo)平臺(tái),而且涉及從產(chǎn)品管理、廣告投放、媒體監(jiān)控、座席管理(CRM)、財(cái)務(wù)結(jié)算、物流、進(jìn)銷(xiāo)存(ERP)及商業(yè)智能分析(BI)在內(nèi)的企業(yè)各業(yè)務(wù)流程,也為各別企業(yè)有意與媒體進(jìn)行合作分帳模式提供了有效的分帳管理功能。并結(jié)合系統(tǒng)出具的詳細(xì)話務(wù)及業(yè)務(wù)報(bào)表進(jìn)行商業(yè)智能分析,極大的提高了企業(yè)管理水平,為企業(yè)節(jié)省話費(fèi)成本、座席運(yùn)營(yíng)成本,廣告投放成本、擴(kuò)容銷(xiāo)售額提供了切實(shí)可見(jiàn)的靈活操作平臺(tái)。

  電視購(gòu)物業(yè)務(wù)系統(tǒng)是一套專(zhuān)用于電視購(gòu)物業(yè)務(wù)的信息管理系統(tǒng),它在多媒體呼叫中心平臺(tái)的配合下,幫助座席人員和管理人員完成電視購(gòu)物的各項(xiàng)業(yè)務(wù)功能,并在必要的情況下與企業(yè)中的其它信息系統(tǒng)交互數(shù)據(jù),推動(dòng)電視購(gòu)物訂單在企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)進(jìn)行流轉(zhuǎn)。
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