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展望商業(yè)機(jī)構(gòu)呼叫中心解決方案

2007/08/24

1. 前言

  隨著商業(yè)運(yùn)營(yíng)、商業(yè)操作的不斷進(jìn)步,越來(lái)越多的商業(yè)模式也不斷涌現(xiàn)出來(lái),同時(shí)商業(yè)運(yùn)營(yíng)載體、營(yíng)銷(xiāo)手段也層出不窮,但對(duì)于商家面向客戶(hù)而言,所有的營(yíng)銷(xiāo)模式與營(yíng)銷(xiāo)載體都是圍繞著更好的為客戶(hù)服務(wù)為中心的,也是贏得客戶(hù)信任和忠誠(chéng)最為重要的,因此,樹(shù)立一個(gè)服務(wù)品牌形象是必不可少的。商業(yè)機(jī)構(gòu)建立呼叫中心是個(gè)有效的解決辦法,可以為客戶(hù)提供全面、細(xì)致、方便快捷的服務(wù),呼叫中心作為一種充分利用最新的通信手段,并結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)的現(xiàn)代化服務(wù)方式,可以幫助商家有效的改善服務(wù)質(zhì)量、優(yōu)化服務(wù)流程,并在很大程度上降低運(yùn)營(yíng)成本,開(kāi)辟新的業(yè)務(wù)渠道,提高客戶(hù)的滿(mǎn)意度,增強(qiáng)客戶(hù)的忠誠(chéng)度。

  展望軟件在多年呼叫中心建設(shè)中,積累了大量的商業(yè)應(yīng)用經(jīng)驗(yàn),隨著B(niǎo)2B與B2C商業(yè)模式的廣泛應(yīng)用,更多商業(yè)運(yùn)營(yíng)媒體也不斷的被應(yīng)用,我們不斷的在思考如何通過(guò)呼叫中心將各種商業(yè)運(yùn)營(yíng)模式、商業(yè)運(yùn)營(yíng)媒體有機(jī)的結(jié)合起來(lái),更好的為商家、為客戶(hù)服務(wù),并且通過(guò)各種應(yīng)用案例的建設(shè),總結(jié)出一套行之有效的解決方案。

2. 建設(shè)呼叫中心的必要性


2.1 改善服務(wù)質(zhì)量

  對(duì)于呼叫中心提供的服務(wù)完全是面向客戶(hù)的,并且是采用多種手段提供全面的服務(wù),因此,可以說(shuō)建立呼叫中心本身就是提高服務(wù)質(zhì)量的措施。此外,還可以通過(guò)增加服務(wù)項(xiàng)目的方式改善服務(wù)質(zhì)量。

  客戶(hù)可以隨時(shí)隨地通過(guò)電話(huà)、短信、Email網(wǎng)絡(luò)等方式接入到商業(yè)機(jī)構(gòu)呼叫中心與商家進(jìn)行溝通,大大縮短了客戶(hù)與商家之間的距離;同時(shí),從客戶(hù)的角度考慮,可以選擇任意方便、經(jīng)濟(jì)的方式訪(fǎng)問(wèn)呼叫中心;或者根據(jù)客戶(hù)不同的年齡、層次來(lái)選擇比較習(xí)慣的溝通方式來(lái)訪(fǎng)問(wèn)呼叫中心。

  呼叫中心對(duì)于已經(jīng)記錄相關(guān)信息的客戶(hù)可以自動(dòng)識(shí)別,當(dāng)客戶(hù)接入的時(shí)候可以立即識(shí)別客戶(hù)的身份,并將客戶(hù)的姓名、采購(gòu)歷史等信息顯示在座席端,這樣使得商家提供的服務(wù)更加人性化,讓客戶(hù)感到非常親切。

2.2 樹(shù)立品牌形象

  目前,商業(yè)服務(wù)形象的塑造,都是依靠提升服務(wù)人員素質(zhì)、加強(qiáng)服務(wù)規(guī)范等方式來(lái)實(shí)現(xiàn)的。而呼叫中心的建立,則從另一個(gè)領(lǐng)域?yàn)樯虡I(yè)機(jī)構(gòu)建立了一個(gè)服務(wù)窗口,展現(xiàn)給客戶(hù)的是一個(gè)完整、快捷的客服系統(tǒng),大大提高客戶(hù)的滿(mǎn)意度和信任度,成為一個(gè)不折不扣的精品服務(wù)品牌。

  在這里,呼叫中心的接入,可以由商業(yè)機(jī)構(gòu)申請(qǐng)一個(gè)特服號(hào)碼作為統(tǒng)一的電話(huà)接入號(hào)碼,這樣,方便客戶(hù)記憶,更容易在客戶(hù)心里樹(shù)立一個(gè)品牌形象。

2.3 降低服務(wù)成本

  在商業(yè)呼叫中心建立的基礎(chǔ)上,原有一些服務(wù)功能可以減少人工參與,從而達(dá)到降低服務(wù)成本的目的。服務(wù)手段擴(kuò)展到了短信發(fā)送、語(yǔ)音呼叫、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等,減少了人工參與,大大降低了服務(wù)成本。

2.4 優(yōu)化服務(wù)流程

  在商業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)立呼叫中心后,為客戶(hù)提供多種信息咨詢(xún)手段,可以很明確的找到所需信息,減少了中間環(huán)節(jié),也減少了人為的參與;而從商家的角度,在明確了客戶(hù)的需求之后,可以直接進(jìn)行解答,或者將客戶(hù)請(qǐng)求轉(zhuǎn)移到相關(guān)服務(wù)部門(mén),無(wú)需再進(jìn)行其他操作。這樣,無(wú)論是從客戶(hù)還是商家的角度,中間環(huán)節(jié)都大大減少了,服務(wù)流程更加明確清晰。

2.5 開(kāi)辟業(yè)務(wù)渠道

  由于呼叫中心的建立,擴(kuò)展了許多服務(wù),從中可以開(kāi)辟出一些新的業(yè)務(wù)渠道,例如: 3. 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)及組成





4. 呼叫中心功能描述

4.1 IVR(自動(dòng)語(yǔ)音應(yīng)答)

  為客戶(hù)提供靈活的交互式語(yǔ)音應(yīng)答服務(wù),其中包括:語(yǔ)音導(dǎo)航、資訊查詢(xún)、信息定制、語(yǔ)音留言、轉(zhuǎn)接人工座席等。這里以客戶(hù)自助式服務(wù)為主,完全可以根據(jù)語(yǔ)音提示進(jìn)行相應(yīng)的操作,從而得到自己需要的相關(guān)信息,使原來(lái)需要座席員解答的一些信息,直接在IVR中完成,在一定程度上減輕了轉(zhuǎn)人工操作的工作量。

4.2 座席接聽(tīng)

  當(dāng)客戶(hù)無(wú)法通過(guò)自動(dòng)語(yǔ)音取得相關(guān)信息,需要與工作人員直接溝通的時(shí)候,可以通過(guò)轉(zhuǎn)接人工座席將話(huà)路或者語(yǔ)音留言與座席人員接通。

  在座席方,可以通過(guò)登錄的方式來(lái)受理客戶(hù)發(fā)起的請(qǐng)求,并進(jìn)行相應(yīng)的處理。對(duì)于座席員,可以分為普通座席員和座席監(jiān)督兩種類(lèi)型,普通座席可以進(jìn)行示忙、示閑、呼叫保持、呼叫轉(zhuǎn)移、三方通話(huà)、呼出、掛斷的操作。

4.3 座席班長(zhǎng)監(jiān)管

  座席班長(zhǎng)則可以對(duì)普通座席員進(jìn)行耳語(yǔ)、監(jiān)聽(tīng)、搶接、強(qiáng)制示閑、強(qiáng)制掛斷等操作,這樣,便于對(duì)服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)監(jiān)督進(jìn)行審查,也完全可以滿(mǎn)足客戶(hù)提出請(qǐng)求時(shí)可能發(fā)生的各種情況的應(yīng)對(duì)操作。

4.4 專(zhuān)業(yè)技能分組

  對(duì)于業(yè)務(wù)相對(duì)復(fù)雜的商業(yè)機(jī)構(gòu),客戶(hù)咨詢(xún)的信息所涉及的內(nèi)容也更加廣泛,并且更加深入。在這樣的前提下,不能要求座席員對(duì)所有的業(yè)務(wù)請(qǐng)求都作出完整、深入的解答,對(duì)于某一方面,或者某一業(yè)務(wù)領(lǐng)域的問(wèn)題,可以交由對(duì)這一方面比較擅長(zhǎng),領(lǐng)悟比較深刻的一組座席人員(專(zhuān)家)來(lái)進(jìn)行解答。在商業(yè)呼叫中心系統(tǒng)中可以靈活的進(jìn)行座席技能分組,動(dòng)態(tài)的針對(duì)不同需求的客戶(hù)分配最為合適的座席員,這樣任何專(zhuān)業(yè)性比較強(qiáng)的問(wèn)題,都可以及時(shí)的給客戶(hù)一個(gè)比較滿(mǎn)意的答復(fù)。

  同時(shí),我們可以設(shè)立一個(gè)覆蓋商家所有連鎖機(jī)構(gòu)的專(zhuān)家中心,各地域的分布客服中心都可以共享這個(gè)專(zhuān)家中心的資源,對(duì)于各地座席員所不能解答的專(zhuān)業(yè)性問(wèn)題,都可以直接轉(zhuǎn)交給專(zhuān)家中心,并且專(zhuān)家座席直接面向客戶(hù)進(jìn)行解答。這樣,能夠真正做到業(yè)務(wù)上不留死角、服務(wù)上面面俱到,展現(xiàn)給客戶(hù)的是一個(gè)完整、快捷的客服系統(tǒng),大大提高客戶(hù)的滿(mǎn)意度和信任度,成為一個(gè)不折不扣的精品服務(wù)品牌。

4.5 電話(huà)全程錄音

  呼叫中心系統(tǒng)對(duì)于客戶(hù)與座席的通話(huà)進(jìn)行全程錄音,并保存錄音文件,以方便日后對(duì)其進(jìn)行查詢(xún),達(dá)到回顧通話(huà)信息和考核座席的目的。

4.6 自動(dòng)呼叫、回訪(fǎng)

  在呼叫中心系統(tǒng)中,可以進(jìn)行主動(dòng)呼叫,或者根據(jù)預(yù)先設(shè)置自動(dòng)呼叫客戶(hù)的電話(huà),并在接通后播放預(yù)先錄制的語(yǔ)音。

4.7 基于互聯(lián)網(wǎng)的呼叫中心服務(wù)

  目前,呼叫中心的服務(wù)方式雖然已經(jīng)從傳統(tǒng)的電話(huà)呼叫擴(kuò)展到短消息、語(yǔ)音信箱、傳真等,但這仍然不能滿(mǎn)足所有的客戶(hù)群體,也無(wú)法做到服務(wù)的全面性。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展,越來(lái)越多的人習(xí)慣通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)來(lái)享受各種服務(wù),商業(yè)呼叫中心則完全可以開(kāi)辟互聯(lián)網(wǎng)方向的服務(wù)。

  客戶(hù)可以通過(guò)商家網(wǎng)站查詢(xún)商品信息、銷(xiāo)售信息等,當(dāng)客戶(hù)在查詢(xún)信息遇到問(wèn)題的時(shí)候,可以在頁(yè)面上選擇“幫助”,則可以直接與座席人員進(jìn)行文本或者視頻交流,座席人員可以馬上進(jìn)行解答;客戶(hù)也可以選擇“陪同瀏覽”,此時(shí)座席在遠(yuǎn)程與客戶(hù)瀏覽同一界面,并且,當(dāng)座席移動(dòng)鼠標(biāo)進(jìn)行頁(yè)面操作的時(shí)候,客戶(hù)的頁(yè)面也隨之變化。這樣,在擴(kuò)展服務(wù)領(lǐng)域的同時(shí),也為的為客戶(hù)開(kāi)辟接受服務(wù)的新手段,可以讓客戶(hù)有更多的選擇,并擴(kuò)展客戶(hù)群體。


5. 呼叫中心運(yùn)營(yíng)說(shuō)明

5.1 與積分卡關(guān)聯(lián)

  目前,幾乎所有的零售業(yè)、商業(yè)機(jī)構(gòu)都啟用了積分卡制度,對(duì)于每位客戶(hù)的消費(fèi)都進(jìn)行積分累計(jì),這是一個(gè)比較成熟的營(yíng)銷(xiāo)方式,也被廣大消費(fèi)者所接受。然而,對(duì)于積分的查詢(xún)或者積分消費(fèi),仍然需要到柜臺(tái)辦理,不方便消費(fèi)者操作,在這里可以將呼叫中心系統(tǒng)與積分卡進(jìn)行關(guān)聯(lián),達(dá)到信息同步的目的,客戶(hù)隨時(shí)隨地都可以撥打商家的客服電話(huà),通過(guò)自動(dòng)語(yǔ)音或者人工服務(wù)的方式進(jìn)行積分查詢(xún),如果積分卡記錄有密碼信息,也可以通過(guò)這種方式進(jìn)行積分消費(fèi)、積分兌換等操作,在極大的方便了客戶(hù)同時(shí),也減輕了商家的工作量。

5.2 建立各部門(mén)座席組

  商業(yè)機(jī)構(gòu)服務(wù)種類(lèi)繁多,涉及的產(chǎn)品范圍也非常廣,這樣就不能要求座席員對(duì)所有的業(yè)務(wù)請(qǐng)求都作出完整、深入的解答,對(duì)于某一方面,或者某一業(yè)務(wù)領(lǐng)域的問(wèn)題,可以交由對(duì)這一方面比較擅長(zhǎng),領(lǐng)悟比較深刻的專(zhuān)員(專(zhuān)家)來(lái)進(jìn)行解答,也就使得所有商業(yè)機(jī)構(gòu)涉及到的問(wèn)題都可以及時(shí)的給客戶(hù)一個(gè)比較滿(mǎn)意的答復(fù)。

  為了滿(mǎn)足這樣的需求,需要在商業(yè)機(jī)構(gòu)呼叫中心中建立各個(gè)部門(mén)、分類(lèi)的座席組,當(dāng)客戶(hù)選擇某一專(zhuān)科進(jìn)行轉(zhuǎn)接時(shí),話(huà)路會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)接到對(duì)應(yīng)的座席組,比如當(dāng)有客戶(hù)需要咨詢(xún)配送服務(wù)的時(shí)候,可以直接轉(zhuǎn)接到配送服務(wù)座席組;而當(dāng)客戶(hù)需要咨詢(xún)售后信息時(shí),則轉(zhuǎn)接到售后服務(wù)座席組,使客戶(hù)的問(wèn)題可以很輕松的得以解決,這樣,作為以服務(wù)為主的商業(yè)機(jī)構(gòu)的客戶(hù)服務(wù)中心,能夠真正 做到業(yè)務(wù)上不留死角、服務(wù)上面面俱到。

5.3 與第三方服務(wù)結(jié)合

  商業(yè)機(jī)構(gòu)的運(yùn)作,往往都是與第三方配套服務(wù)產(chǎn)業(yè)相結(jié)合的,比如采購(gòu)、配送、售后、維修等等,而其中很多服務(wù)都是與客戶(hù)緊密聯(lián)系的,商業(yè)機(jī)構(gòu)的呼叫中心服務(wù)如果能夠與第三方提供的服務(wù)結(jié)合在一起,會(huì)給商家和客戶(hù)同時(shí)帶來(lái)極為迅速、準(zhǔn)確的服務(wù)資訊,客戶(hù)可以通過(guò)呼叫中心監(jiān)控自己購(gòu)買(mǎi)的貨物的配送情況;也可以通過(guò)呼叫中心提出售后、維修的服務(wù)請(qǐng)求,這樣,使商業(yè)機(jī)構(gòu)的服務(wù)更加人性化,提高客戶(hù)的滿(mǎn)意度。

5.4 與第三方系統(tǒng)結(jié)合

  前面提到過(guò),商業(yè)機(jī)構(gòu)的運(yùn)作需要多領(lǐng)域的服務(wù)共同配合,在信息資源方面也需要相互關(guān)聯(lián)與共享,在商業(yè)機(jī)構(gòu)的呼叫中心系統(tǒng)中,我們提供靈活的第三方系統(tǒng)接口,可以很方便的與其他配套服務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行掛接,這樣,商業(yè)呼叫中心就與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)緊密結(jié)合在一起,大大擴(kuò)展了呼叫中心的業(yè)務(wù)范圍,同時(shí)也為客戶(hù)提供了更多的服務(wù)方式。

6. 呼叫中心業(yè)務(wù)開(kāi)展

6.1 信息查詢(xún)

  客戶(hù)呼叫商家的客服號(hào)碼后,會(huì)進(jìn)入自動(dòng)語(yǔ)音導(dǎo)航菜單,在這里,客戶(hù)可以選擇收聽(tīng)商品相關(guān)信息的介紹,例如:商品分類(lèi)簡(jiǎn)介、商品說(shuō)明、價(jià)格說(shuō)明、促銷(xiāo)信息、購(gòu)物導(dǎo)航等等。

  對(duì)于信息的查詢(xún),可以提供兩種方式:自助檢索、信息推送。

6.1.1 自助檢索

  客戶(hù)可以通過(guò)商業(yè)機(jī)構(gòu)呼叫中心的自動(dòng)語(yǔ)音菜單進(jìn)行自助式的信息查詢(xún),例如上面介紹過(guò)的商品分類(lèi)簡(jiǎn)介、商品說(shuō)明、價(jià)格說(shuō)明、促銷(xiāo)信息等這些無(wú)需人工參與就可以提供的咨詢(xún)服務(wù),完全可以由客戶(hù)自主查詢(xún),大大減少了人工參與,同時(shí)也提高了服務(wù)質(zhì)量。

6.1.2 信息推送

  信息推送功能是在客戶(hù)呼叫商家的客服號(hào)碼并接通后,由呼叫中心主動(dòng)以語(yǔ)音的形式向客戶(hù)播放某些信息。這里可以包括商家宣傳信息、節(jié)日問(wèn)候、促銷(xiāo)活動(dòng)廣告等等。

6.2 人工服務(wù)

系統(tǒng)可以設(shè)置人工座席,作為對(duì)自動(dòng)語(yǔ)音的補(bǔ)充,并且完成相應(yīng)的業(yè)務(wù)功能: 6.3 服務(wù)通知(退換貨、維修)

  當(dāng)客戶(hù)提出某些具有周期性服務(wù)(比如退換貨、產(chǎn)品維修等等)請(qǐng)求時(shí),服務(wù)不能立刻生效,需要服務(wù)人員上門(mén)或者是有一定的操作周期。在這種情況下,可以通過(guò)呼叫中心向客戶(hù)發(fā)送服務(wù)相關(guān)通知和請(qǐng)求結(jié)果。這樣, 讓客戶(hù)即時(shí)了解服務(wù)的每一個(gè)環(huán)節(jié),讓客戶(hù)體驗(yàn)到更加細(xì)致入微的服務(wù)。

  在這里,通知的發(fā)送可以是電話(huà)呼叫方式,或者短信發(fā)送方式,針對(duì)不同的業(yè)務(wù),提供最為適合的服務(wù)方式。

6.4 廣告宣傳

  目前,呼叫中心支持的媒體交互方式很多,包括電話(huà)、短信、傳真、E-mail等等,對(duì)這些媒體支持不僅僅是呼入,還包括呼出,商家可以以任意一種方式,或者幾種方式組合起來(lái)發(fā)送宣傳信息。這樣,就為商業(yè)機(jī)構(gòu)提供了一個(gè)方便、快捷、低成本、而且渠道廣泛的廣告宣傳平臺(tái)。

6.5 客戶(hù)關(guān)懷

  隨著商業(yè)機(jī)構(gòu)的服務(wù)質(zhì)量的提高,為客戶(hù)提供的服務(wù)種類(lèi)也需要進(jìn)一步的豐富,不僅僅需要在客戶(hù)購(gòu)物時(shí)提供服務(wù),還需要提供全方位的、全天候的、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

6.5.1 消費(fèi)提示

  當(dāng)客戶(hù)在商家選購(gòu)商品之后,可以通過(guò)呼叫中心向客戶(hù)發(fā)送商品的使用說(shuō)明、注意事項(xiàng)等等,如果商品具有保質(zhì)期限,在臨近保質(zhì)期之前可以向客戶(hù)發(fā)送提醒信息。這樣,為客戶(hù)提供更加細(xì)致的服務(wù),更加人性化的服務(wù),大大提高了客戶(hù)的滿(mǎn)意度,也樹(shù)立了商家的服務(wù)形象。

6.5.2 售后反饋

  對(duì)于大部分商業(yè)機(jī)構(gòu),非常注重反饋信息的收集與整理,對(duì)于傳統(tǒng)的信息收集方式,往往不被客戶(hù)所接受,并且收集的信息量也非常有限。針對(duì)這種情況,可以通過(guò)呼叫中心以呼叫客戶(hù)電話(huà)或者發(fā)送短信的方式對(duì)客戶(hù)進(jìn)行反饋信息的調(diào)查,這樣,大大節(jié)省了調(diào)查時(shí)間,信息來(lái)源也更為廣泛。

6.5.3 個(gè)性化關(guān)懷

  在取得客戶(hù)信息資料之后,可以根據(jù)這些資料對(duì)客戶(hù)進(jìn)行更加個(gè)性化的關(guān)懷,例如發(fā)送節(jié)日祝福、生日祝福等等,對(duì)于客戶(hù)比較關(guān)注的產(chǎn)品也可以進(jìn)行進(jìn)一步的介紹,這樣就更好的體現(xiàn)了商家人性化服務(wù)的理念。

6.6 VIP服務(wù)

  建立VIP客戶(hù)檔案,提供優(yōu)先服務(wù)。當(dāng)VIP客戶(hù)接入商家建設(shè)的呼叫中心時(shí),可以享受級(jí)別較高的優(yōu)先服務(wù),如指定專(zhuān)門(mén)接待人員、優(yōu)先排隊(duì)、優(yōu)先咨詢(xún)等等。

6.7 投訴處理

  商業(yè)機(jī)構(gòu)可以通過(guò)呼叫中心建立一個(gè)投訴受理部門(mén),客戶(hù)可以對(duì)銷(xiāo)售人員、服務(wù)人員、商品質(zhì)量等進(jìn)行評(píng)價(jià)和建議。這樣,可以對(duì)整個(gè)商業(yè)機(jī)構(gòu)的服務(wù)水平進(jìn)行監(jiān)督,對(duì)服務(wù)人員進(jìn)行考核,從而更好的提升商家的服務(wù)質(zhì)量,樹(shù)立品牌形象。

7. 結(jié)束語(yǔ)

  商業(yè)機(jī)構(gòu)呼叫中心的建設(shè),不僅提高了商家的服務(wù)質(zhì)量和工作效率,并且在很大程度上增強(qiáng)了客戶(hù)的滿(mǎn)意度和忠誠(chéng)度,體現(xiàn)了商家的服務(wù)理念;同時(shí),隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷的應(yīng)用到商業(yè)模式中,商業(yè)呼叫中心必將成為商家與客戶(hù)之間、商業(yè)模式與商業(yè)應(yīng)用之間、需求與服務(wù)之間必不可少的橋梁。也會(huì)成為商家為客戶(hù)提供更加方便快捷、更加人性化服務(wù)所不可缺少的重要手段,并將輔助商家樹(shù)立一個(gè)精品的服務(wù)形象。

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