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跨媒體聯(lián)系中心
傳統(tǒng)呼叫中心的下一代替代者
 

摘 要

  由于呼叫中心是企業(yè)和其客戶間的主要聯(lián)系方式,因此呼叫中心的經(jīng)驗將成為極其重要的參考經(jīng)驗。隨著諸如電子郵件和Web業(yè)務等的新媒體業(yè)務的流行,為了讓聯(lián)系中心繼續(xù)呼叫響應并及時服務,解決方案提供商面臨著將這些新媒體業(yè)務盡可能無縫地整合到其應用中去的挑戰(zhàn)。為了有效地支持媒體的多樣性,需要一種新型的跨媒體業(yè)務結構。解決方案提供商通過集成該結構,開發(fā)出能夠增強客戶服務和節(jié)約成本的應用。電子郵件和Web業(yè)務在很大程度上比直接與代理坐席交互的成本低。通常,跨媒體聯(lián)系中心的代理坐席數(shù)量會減少,而且保留的代理坐席的使用率會更高。由于跟蹤和報告技術的改進,對跨媒體聯(lián)系中心的管理也變得更加簡單有效。Dialogic提供軟硬件通信構建模塊和服務,幫助解決方案提供商利用跨媒體業(yè)務結構快速建立和實施跨媒體聯(lián)系中心解決方案。這些構建模塊有助于將業(yè)務更快速地投放市場,生命力更長,并且有持續(xù)的盈利機會。

前言:

  從呼叫中心到聯(lián)系中心


  呼叫中心一直是企業(yè)與外界的重要交互方式之一。一個運作良好的呼叫中心能夠帶來企業(yè)良好的印象,并鼓勵呼叫者與這樣的企業(yè)進行商業(yè)合作。對這種積極體驗的需求,給業(yè)務提供商們創(chuàng)造了重要的商機。

  不久前,人們認為呼叫中心的功能僅僅是處理電話呼叫,而今天的聯(lián)系中心由其名字就可以看出,它能夠處理更多的業(yè)務。個人計算機的普及、Internet的迅速發(fā)展,以及網(wǎng)絡技術水平的提高使消費者和代理坐席能夠通過多個渠道,利用電路交換語音傳輸和VoIP技術進行通信。這些新的跨媒體聯(lián)系中心是通信集中地,因為代理坐席接收和處理來自世界各地的成千上萬的電話呼叫、電子郵件以及其他各種形式的日常通信。有效的處理這些聯(lián)絡是非常必要的.聯(lián)系中心在當今的通信基礎體系結構中也同樣占據(jù)著重要的地位,因為聯(lián)系中心成為電信系統(tǒng)和商業(yè)辦公管理系統(tǒng)間的重要連接紐帶。正是這種獨特的地位使其成為電子商務的中心。使用適當?shù)慕鉀Q方案,定單、處理、存貨清單、記帳等整個過程的處理可以以端到端通信的方式集成到跨媒體聯(lián)系中心內(nèi)。

  隨著越來越多的人習慣了新型的通信方式例如電子郵件、電子商務網(wǎng)站等,在線消費者的數(shù)量正在迅速增長。與此同時,消費者的需求也隨之改變,顧客們需要擁有與他們通過電話所獲取的服務相同的個人在線服務。但問題是如何將這些媒體方式整合到單一的工作系統(tǒng)中?梢,解決這種問題壓力是巨大的,但機會也是空前的。

  此外,目前顧客所使用的各種媒體使得公司更容易了解到更多的顧客行為,從而可以建立持久的客戶關系。聯(lián)系中心技術是當前客戶關系管理(CRM)解決方案中的有效方式。

  從嚴格的基于電話的業(yè)務中轉移出來,同時也可從本質(zhì)上降低成本。諸如那些由Web業(yè)務提供的自助業(yè)務策略在很大程度上可以減少代理坐席在電話上所花費的時間。此外,新的聯(lián)系中心的性能報告方式使得聯(lián)系中心可以更有效地運行。

 跨媒體聯(lián)系中心結構

  從結構化角度認識典型的聯(lián)系中心,使我們能夠了解重要的設計問題。通常,聯(lián)系中心可以分成3個功能層面。

  • 基礎結構層--基礎結構層位于最底層,它包括了用于控制呼叫與信息進行轉移的多種特性,例如智能路由、跨媒體隊列、計算機電話集成、交互式話音應答。這些特性是構建任何聯(lián)系中心所需的基本構建模塊,而且不同公司、企業(yè)間的這些功能沒有太大的差異。
  • 交互管理層--交互管理層位于中間層,包括用于處理電子郵件、Web業(yè)務、負載調(diào)度和聯(lián)系中心有效性評估報告功能等各種系統(tǒng)功能和處理。在這一層中各企業(yè)間、各聯(lián)系中心間的一些差異是顯而易見的,但是,隨著開發(fā)者不斷將更有效的方式應用到該層,它的功能在不斷地增加。
  • 應用層--應用層位于最高層,它是針對特定的商業(yè)系統(tǒng)的接口,同樣也是與判決接入用戶所需支持種類的特殊的商業(yè)規(guī)則和分析過程的接口。該層體現(xiàn)了產(chǎn)品的差異性,不同公司、企業(yè)間所作出的選擇存在很大差異。例如兩家銀行可能選擇不同的商業(yè)系統(tǒng)、不同的系統(tǒng)接口,以及針對不同的客戶提供技術支持的不同規(guī)則。

  雖然在頂層有著很多的差異,但是在構建聯(lián)系中心的其它很多單元中均采用標準的構建模塊。這正是Dialogic為建立跨媒體聯(lián)系中心所提供的技術。

 負載分配--舊方式與新方式

  傳統(tǒng)的呼叫中心是基于語音的,依靠電話系統(tǒng)中的自動話音分配(ACD)進行排序和負載分配。由于跨媒體聯(lián)系中心中的負載還可能來自電話之外的多種媒體,所以該技術(ACD)在跨媒體聯(lián)系中心中運行時的效率很低。為了在這種新情況下以有效的方式對負載進行排序,排序必須獨立于任何單一的媒體子系統(tǒng)(例如電話、Email、Web等)運行。這是聯(lián)系中心行業(yè)面臨的主要問題:很多現(xiàn)有的系統(tǒng)已經(jīng)過時。

  使用多媒體的一個必然的結果是電話系統(tǒng)必須回復到其原始功能--交換。因為聯(lián)系中心已不能在電話系統(tǒng)內(nèi)部排序,故而ACD技術已經(jīng)過時。負載排序邏輯必須在其它地方執(zhí)行,這對于那些傳統(tǒng)的提供聯(lián)系中心系統(tǒng)的廠商是一個徹底的改變。
如果對比一下負載排序的新舊方法,我們能很容易地看到這些方法是如何影響負載流和負載分配的。

  傳統(tǒng)上,每一個通信子系統(tǒng)都有自己的負載排序模塊。電話系統(tǒng)有一個ACD模塊,它負責依據(jù)其自身預編程的邏輯排序、分配語音呼叫;傳真系統(tǒng)處理請求的方式是不同的;電子郵件系統(tǒng)使用另一種方法來保證郵件的順序及其可靠的獲取。與此同時,網(wǎng)絡服務器有其特定的方法來跟蹤、報告客戶點擊Web頁面上的鏈接后發(fā)出的回叫請求。這些接口使用不同的方式進行工作,而且如果使用三種獨立的排序方式,那么在業(yè)務請求到達聯(lián)系中心代理時,將會產(chǎn)生優(yōu)先級的沖突。當使用多個獨立的隊列時,并不存在哪種能夠使負載以一種協(xié)調(diào)一致的方式進行分配的集中的排序方式。參見圖1。

圖1 分媒體排序

  利用跨媒體排序,負載流的控制在唯一的一個中央負載排序系統(tǒng)中完成。電話系統(tǒng)將呼叫反饋給排序系統(tǒng);email系統(tǒng)發(fā)送email到排序系統(tǒng);Web服務器傳送消息給排序系統(tǒng),所有其他的通信媒體也以同樣的方式處理。這種統(tǒng)一的負載排序系統(tǒng)決定了下一個服務對象,以及通知不同的通信系統(tǒng)何時給客戶服務代理提交各自的通信信息。因此對任意發(fā)送源,負載流可順序到達。參見圖2。

圖2 媒體交叉排序

 新功能和新特點

  為了提高工作效率,當前的跨媒體聯(lián)系中心必須提供新的功能和特點。例如需要新的隊列結構,具有處理和分配一個邏輯通路上不同通信媒體請求的能力。所有的入站查詢均由新的負載隊列系統(tǒng)處理。

  對通信媒體多樣性的支持是非常重要的,其中通信媒體包括電話、交互語音應答、email、Web業(yè)務、傳真以及文件處理。為了處理通信媒體的多樣性,系統(tǒng)可能被分成多個子系統(tǒng),每個子系統(tǒng)對應一種媒體類型。子系統(tǒng)將輸入的通信信息通知給負載序列,并且一直保留該通信信息,直到收到負載序列準備路由該通信信息的消息。然后子系統(tǒng)按照負載序列的指令將通信信息發(fā)送到正確的代理坐席或設備。

  自助業(yè)務功能選項同樣十分重要,例如語音識別、文本對話的專家系統(tǒng)查詢解釋、到其它頁面的鏈接或Web請求的搜索引擎,以及傳真的字符識別等等。在等待時間內(nèi),每一個子系統(tǒng)向用戶提供這些可選功能。

  在很多方面,中心負載序列就像一個餐廳的領班,不論是電話、傳真或email方式的預定,他都將其放到同一個邏輯隊列中,并等待他們各自的桌子準備好。

 新型隊列結構

  針對這個問題,大多數(shù)聯(lián)系中心解決方案提供商都會想到"我們怎樣從這里到達那里?"我們?nèi)绾螌⑦@種新型的跨媒體隊列結構的理論變?yōu)楝F(xiàn)實?
一個跨媒體隊列應用需要以下五種要素:

  • 隊列引擎--根據(jù)由系統(tǒng)管理員設立的商業(yè)原則,處理所有的用戶的交互行為。該引擎是中央?yún)f(xié)調(diào)點。
  • 媒體交互模塊--從不同媒體渠道獲取用戶通信信息,并在隊列機制的引導下將這些信息轉移給代理應用。
  • 代理應用模塊--自動處理到達的用戶通信信息。該模塊由系統(tǒng)開發(fā)人員設計,并用于整合特殊的應用。
  • 配置和管理模塊--提供圖形用戶接口(GUI),系統(tǒng)管理員通過該接口可以方便地配置和管理用于路由通信信息的不同的隊列特點和商業(yè)規(guī)則。
  • 統(tǒng)計和報告模塊--收集、存儲和報告與業(yè)務流和系統(tǒng)性能相關的統(tǒng)計信息。

    下面是前兩種要素的詳細說明:

 ◎ 隊列引擎

  跨媒體隊列應用的核心就是媒體診斷機制,它將通過不同媒體渠道獲取的用戶請求信息排隊和路由到正確的發(fā)送點等待響應。它平等地對待每一個用戶交互請求,將商業(yè)規(guī)則和負載流邏輯應用于所有的媒體信道,允許實時瀏覽系統(tǒng)統(tǒng)計數(shù)據(jù),并將這些統(tǒng)計數(shù)據(jù)歸入報表。媒體信道對于隊列機制是透明的。

 ◎ 媒體交互模塊

  媒體交互模塊是跨媒體隊列結構的通信入口。聯(lián)系中心所使用的每一種類型的媒體信道都與不同的模塊相關聯(lián),這些模塊檢測不同各自信道上的用戶請求,并將他們轉交給該隊列引擎。

  利用模塊結構可以讓開發(fā)者針對某些媒體信道先使用一些組件,隨著商業(yè)需求的增加再添加其它組件。模塊使用時,有時可以進行很小的改變,或者他們可以用作開發(fā)附加的或更加特殊的模塊時的基本元素。

  下面是一些可用于跨媒體隊列應用的媒體交互模塊類型的例子:

  • IVR--用戶可以使用他們的音頻電話,接收快速的、準確的自動信息,這樣代理坐席的負荷就相應地減少。如果用戶需要代理坐席的幫助,這一請求將根據(jù)系統(tǒng)管理員制定的優(yōu)先級放入隊列并進行處理。
  • 語音消息--存儲呼叫者的語音信息并發(fā)送給代理應用程序。被存貯的消息將根據(jù)系統(tǒng)管理員制定的優(yōu)先級放入隊列并進行處理。
  • 電子郵件和傳真--存儲用戶的電子郵件和傳真請求并發(fā)送給代理應用程序。用戶將收到自動回復,即確認查詢或針對特定問題的回答。如有必要,電子郵件或傳真將被置入隊列等待特殊響應。
  • Web聊天--為在線用戶設計的基于Web的實時應用,它可用于接收代理發(fā)出的動態(tài)文本幫助信息。
  • Web合作--基于Web的應用,允許用戶通過Web頁面請求幫助。代理可以通過大量使用鏈接和文本框給出的Web頁面來指引用戶。
  • 調(diào)用返回--當用戶點擊Web頁面上的調(diào)用返回(call back)按鍵后,為代理創(chuàng)建一個調(diào)用返回請求。
  •   

  在上面的Web聊天、Web合作和調(diào)用返回這三種例子中,請求被排隊,且開發(fā)者可寫出相應的應用程序,以便在用戶進行請求時通知他們在隊列中的相對位置。

  每一種媒體接口模塊都處理不同類型的媒體,且每一個代理應用模塊可以根據(jù)商業(yè)規(guī)則,選擇將負載傳遞給不同的代理或自動服務。圖3表示了跨媒體結構中的負載流,可見通信信息被快速地傳遞,以便用戶請求得到及時的路由和確認。通信信息并不通過隊列機制進行物理上的移動,隊列機制僅僅規(guī)定了負載流的請求。更確切地說,它們是根據(jù)從隊列引擎得到的指令、通過代理接口模塊、從媒體接口模塊處轉移來的。

  一封輸入的電子郵件可能被優(yōu)先處理,而電話呼叫可能被轉到交互式語音響應系統(tǒng)中,在那里由用戶決定是否由人工代理處理該呼叫。傳真可能被排到隊列中,直至代理坐席有時間進行處理?缑襟w隊列根據(jù)商業(yè)規(guī)則而不是媒體類型對通信信息進行路由,這就使得重要客戶能夠享受更高的優(yōu)先級服務,而不管該用戶使用的媒體是什么類型。

圖3 媒體交叉排序的工作流程

 ◎ 軟件組件和工具

  Dialogic提供軟件構建模塊和工具來幫助開發(fā)應用程序,并添加可以提升通信解決方案價值的特性和功能。

  •  Dialogic NerMerge™ 呼叫處理軟件--該產(chǎn)品在計算機和電話交換間提供鏈接,在PBX/ACD和H.323的混合電話交換環(huán)境中,通過單一和多個位置,允許應用程序管理、監(jiān)控和控制呼叫。
  • Dialogic NerMerge™ CT應用開發(fā)環(huán)境--提供一套開發(fā)工具和編程接口,幫助開發(fā)人員快速建立短小的通信程序,簡化開發(fā)過程并縮短產(chǎn)品投放市場的時間。
    提供使用應用程序的咨詢服務,幫助使用所列Dialogic通信構建模塊的開發(fā)和實施。

 ◎ 聯(lián)系中心的咨詢隊伍

  因為開發(fā)聯(lián)系中心解決方案是一項復雜的任務,所以Dialogic針對聯(lián)系中心擁有一套咨詢隊伍。Dialogic的咨詢?nèi)藛T在解決方案的整個過程中都將提供幫助,包括方案規(guī)劃、設計、開發(fā)和部署。具體提供的服務包括針對以下方面的咨詢:技術策略、體系結構、設計、平臺和網(wǎng)絡配置、呼叫媒體流分析、實驗室測試、應用開發(fā)和具體執(zhí)行。

  Dialogic提供了咨詢服務,用來幫助由列出的Dialogic通信構建模塊開發(fā)出來的應用程序的實施。同樣,Dialogic也對聯(lián)系中心中的跨媒體隊列系統(tǒng)的執(zhí)行進行咨詢服務。

 為何建立跨媒體聯(lián)系中心

  由于電子郵件和Web業(yè)務的廣泛使用,向跨媒體聯(lián)系中心的轉移是不可避免的。幸運的是,企業(yè)的這種投資帶來了額外的收益:

  • 客戶將從跨媒體聯(lián)系中心獲取更加快速及精確的響應。
  • 聯(lián)系中心管理器可以將用戶交互劃分等級,以使投資前景收益最大化。最佳用戶加上最具前景將被優(yōu)先定義并提供服務。

      由于電話呼叫和800號碼費用的降低,操作成本也將顯著減少。由于Web業(yè)務不需要人工代理,故而它們的成本比電話呼叫更低。

 Dialogic聯(lián)系中心通信構建模塊

  由于聯(lián)系中心應用對于企業(yè)非常重要,故而Dialogic提供了一整套可用于跨媒體和多站點聯(lián)系中心的通信構建模塊。

 ◎ 媒體處理硬件

  平臺和服務器執(zhí)行網(wǎng)絡接口的功能,交流和偵聽諸如語音識別和文本-語音轉換等功能。Dialogic的平臺和組件都非常靈活,可以以多種不同的方式進行配置,來提供跨媒體聯(lián)系中心所需的全部業(yè)務,其中包括省時省錢的自助業(yè)務。

  • 語音處理--提供不同的每插槽語音端口(voice-port-per-slot)密度,以便進行系統(tǒng)配置的優(yōu)化。
  • 網(wǎng)絡接口--可基于多種網(wǎng)絡形式進行部署,包括SS7、ATM、ISDN、PRI或BRI、模擬環(huán)路、數(shù)字T-1/E-1、IP等。
  • IP電話--在單卡上支持PSTN網(wǎng)絡接口、媒體流處理和以太網(wǎng)連接。
  • 語音技術--支持自動語音識別、文本-語音轉換、語音壓縮和不同精確度的話音確認。
  • 會議--支持多個、與會者眾多、以及要求擁有動態(tài)演講者狀態(tài)功能的會議,以及具有DTMF檢測/固定、指導及個人信息控制等功能。
  • 傳真--在一塊PC插槽上提供高密度的傳真端口。
  • 用戶平臺--提供電話網(wǎng)絡平臺--網(wǎng)絡設備建設標準(NEBS)產(chǎn)品,它滿足LATA交換系統(tǒng)的LSSGR需求,可以進行故障檢測、告警通知以及分類組合。
    開發(fā)工具--可進行低成本的測試、故障修復和調(diào)試。
  • 因為在自助業(yè)務媒體中很多常規(guī)通信信息都可以被更加有效地進行處理,故而生產(chǎn)率得以大大提高。所需職員大幅減少,所剩職員的工作也更有效率。
  • 由于代理將擁有更多的用戶信息,因此代理有機會選擇銷售形式。

 總結:將新媒體集成入聯(lián)系中心

  由于人們對于諸如電子郵件和Web業(yè)務訪問方式的接受,聯(lián)系中心技術也相應地得到了改變。此外,新的媒體和技術的使用使得跨媒體聯(lián)系中心能夠顯著地節(jié)省開支,獲取其他收益。

  與跨媒體聯(lián)系中心相關的行為必將導致聯(lián)系中心體系結構的改變。這些改變主要包括:

  • 支持除電話外的多種通信媒體方式。
  • 撤銷自動呼叫分發(fā),將電話系統(tǒng)的作用恢復到作為交換設備的原始狀態(tài)。
  • 開發(fā)新的隊列系統(tǒng),在這種系統(tǒng)中所有輸入的請求都使用相同的負載隊列系統(tǒng)進行處理,而不管是使用何種媒體工具。
  • 開發(fā)用于所有聯(lián)系中心的特性和功能的新的構建模塊,這不僅能提高效率,還能讓開發(fā)人員集中注意力來解決諸如產(chǎn)品特異性這樣的高層問題。

  通過從事建設跨媒體聯(lián)系中心應用,解決方案提供商將能幫助他們的用戶以低廉的價格獲取服務。通常情況下,聯(lián)系中心所需代理數(shù)將減少,所保留的代理的工作也將更為有效。由于報告和跟蹤技術的提高管理人員將更容易控制聯(lián)系中心的資源。

  Dialogic提供硬件和軟件構建模塊和業(yè)務來幫助開發(fā)人員建設跨媒體聯(lián)系中心系統(tǒng)。這些構建模塊將幫助產(chǎn)品更快地投入市場、生命力更長,并有持續(xù)的盈利機會。

  從現(xiàn)在開始大家可以很方便地從Dialogic獲取有關聯(lián)系中心的技術:

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