隨著規(guī)模的不斷擴(kuò)大、管控要求的日益細(xì)化和深化，集團(tuán)型企業(yè)越來越依賴協(xié)同辦公系統(tǒng)來強(qiáng)化縱向管控和橫向協(xié)同。那么，集團(tuán)型企業(yè)該如何建設(shè)協(xié)同辦公系統(tǒng)，又該選擇怎樣的支撐產(chǎn)品呢？
協(xié)同辦公系統(tǒng)對(duì)于集團(tuán)型企業(yè)的重要性毋庸置疑�；埸c(diǎn)科技OA產(chǎn)品經(jīng)理李小娟認(rèn)為，協(xié)同工作系統(tǒng)的建設(shè)是集團(tuán)型企業(yè)推進(jìn)服務(wù)創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、制度創(chuàng)新、成果轉(zhuǎn)化，以及落實(shí)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的重要保障，是企業(yè)應(yīng)對(duì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的關(guān)鍵舉措，也是核心價(jià)值鏈的管理和監(jiān)督落地的基礎(chǔ)能力。
處理好三個(gè)關(guān)系
李小娟表示，集團(tuán)型企業(yè)要從企業(yè)的實(shí)際情況出發(fā)，以發(fā)展的眼光來看待協(xié)同辦公系統(tǒng)的建設(shè)，遵循“統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一設(shè)計(jì)、統(tǒng)一開發(fā)、統(tǒng)一運(yùn)維、快速推廣”的原則來建設(shè)系統(tǒng)，將有助于達(dá)成業(yè)務(wù)貫穿、成果復(fù)用、信息共享、降低建設(shè)成本和縮短建設(shè)周期的目標(biāo)。具體來說，應(yīng)該處理好以下三種關(guān)系：
首先，要處理好系統(tǒng)建設(shè)與落實(shí)“服務(wù)創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、制度創(chuàng)新、成果轉(zhuǎn)化”目標(biāo)之間的關(guān)系。企業(yè)需要適時(shí)調(diào)整戰(zhàn)略和制度以應(yīng)對(duì)日新月異的市場(chǎng)變化，管理精細(xì)化程度和管控需求也會(huì)隨之變化。作為集團(tuán)型企業(yè)日常運(yùn)營管理和制度監(jiān)管的延伸，協(xié)同辦公系統(tǒng)要有足夠的擴(kuò)展性來適應(yīng)這種變化。
其次，要處理好系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)和企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略之間的關(guān)系。協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)最終要服務(wù)于發(fā)展戰(zhàn)略并融入其中，并且滿足“企業(yè)治理、風(fēng)險(xiǎn)管理和合規(guī)審查”的價(jià)值定位。因此，信息管理部門要緊跟著集團(tuán)的中長(zhǎng)期戰(zhàn)略，主動(dòng)作為，扎實(shí)工作。
最后，要處理好系統(tǒng)與企業(yè)核心價(jià)值鏈的管理和監(jiān)督落地的關(guān)系。集團(tuán)型企業(yè)要實(shí)現(xiàn)核心價(jià)值鏈的管理和監(jiān)督落地，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)處理過程的可追溯，不斷強(qiáng)化企業(yè)的執(zhí)行力，就要強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)控、內(nèi)部監(jiān)督和督辦問責(zé)等。然而，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)、改革發(fā)展、戰(zhàn)略執(zhí)行、依法治企等內(nèi)外部多重壓力疊加，給集團(tuán)型企業(yè)的信息化建設(shè)帶來了前所未有的挑戰(zhàn)。通過慧點(diǎn)科技集團(tuán)型協(xié)同辦公平臺(tái)的建立，可以讓企業(yè)更加從容地面對(duì)這些壓力和挑戰(zhàn)，從關(guān)注繁雜的信息系統(tǒng)建設(shè)轉(zhuǎn)變?yōu)楦訉Ｗ⒂谄髽I(yè)本身的運(yùn)營管理、組織和制度建設(shè)。
李小娟表示，集團(tuán)型企業(yè)要遵循“統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一設(shè)計(jì)、統(tǒng)一開發(fā)、統(tǒng)一運(yùn)維、快速推廣”的原則來建設(shè)系統(tǒng)
兼顧基礎(chǔ)管理和個(gè)性化需求
由此可見，協(xié)同辦公系統(tǒng)在集團(tuán)型企業(yè)管理中充當(dāng)著越來越重要的角色，因此系統(tǒng)的選型也格外重要。李小娟強(qiáng)調(diào)，集團(tuán)型企業(yè)的協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)不可能一勞永逸，要隨企業(yè)的變化而變化，因此系統(tǒng)除了要具有強(qiáng)大的功能以外，還要基于開放、可擴(kuò)展、易開發(fā)的平臺(tái)。慧點(diǎn)科技集團(tuán)型協(xié)同辦公系統(tǒng)Indi。Office正是這樣一款產(chǎn)品。
據(jù)悉，慧點(diǎn)科技集團(tuán)型協(xié)同辦公系統(tǒng)基于高性能、高可用、可伸縮的集團(tuán)化架構(gòu)，針對(duì)集團(tuán)型企業(yè)多層級(jí)、分布廣、業(yè)務(wù)和管理模式多樣化的特點(diǎn)，幫助企業(yè)解決集團(tuán)管控過程中低效率、低績(jī)效、高成本的問題，從而提升企業(yè)縱向管控和橫向協(xié)作的效率和質(zhì)量，有力支撐企業(yè)業(yè)務(wù)流程改進(jìn)和運(yùn)營管控。其主要功能如下：
其一，作為集團(tuán)型企業(yè)的統(tǒng)一工作平臺(tái)。系統(tǒng)為集團(tuán)型企業(yè)提供日常工作處理的統(tǒng)一工作平臺(tái)，通過與用戶緊密相關(guān)的內(nèi)外部信息、待辦事宜和應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行無縫集成，幫助用戶迅速定位需要處理的待辦工作、待閱郵件，以及其他需要處理的事宜等。系統(tǒng)還可針對(duì)不同層級(jí)的用戶提供不同的界面，確保工作臺(tái)能滿足不同角色員工的要求。
其二，信息管理。系統(tǒng)提供通知公告新聞、網(wǎng)上調(diào)查、領(lǐng)導(dǎo)日程和集團(tuán)公共通信錄等信息的管理。
其三，效能統(tǒng)計(jì)管理。對(duì)協(xié)同辦公系統(tǒng)中各類流程提供多維度監(jiān)控，通過統(tǒng)計(jì)、分析流程審批的時(shí)間、數(shù)量、流轉(zhuǎn)效率、辦理情況等數(shù)據(jù)，并結(jié)合BI報(bào)表工具進(jìn)行圖形化展現(xiàn)，從而使集團(tuán)型企業(yè)能夠?qū)崟r(shí)掌握流程狀態(tài)、深度分析業(yè)務(wù)流程效率，為企業(yè)的管理提升提供依據(jù)。
其四，集團(tuán)公文管理。系統(tǒng)能全面適應(yīng)集團(tuán)型企業(yè)的公文特點(diǎn)和公文應(yīng)用模式，通過強(qiáng)大的工作流引擎和內(nèi)置的標(biāo)準(zhǔn)化模板，幫助集團(tuán)型企業(yè)構(gòu)建從總部到下屬企業(yè)全覆蓋的電子公文網(wǎng)絡(luò)，提供公文起草、審批、質(zhì)量評(píng)價(jià)、套打蓋章、發(fā)送、歸檔、發(fā)文后跟蹤和收文辦理的全生命周期管理。
其五，集團(tuán)協(xié)作往來聯(lián)系單。系統(tǒng)可幫助集團(tuán)型企業(yè)構(gòu)建跨組織機(jī)構(gòu)的部門級(jí)協(xié)作體系，通過表單和流程銜接各部門間的往來與協(xié)作，提升集團(tuán)內(nèi)部組織協(xié)作效能。
此外，慧點(diǎn)科技集團(tuán)型協(xié)同辦公系統(tǒng)還具有行政業(yè)務(wù)、企業(yè)郵箱、人事管理和IT管理等功能。對(duì)于多數(shù)企業(yè)而言，可以借助系統(tǒng)快速實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)管理制度的固化和落地。
而集團(tuán)型企業(yè)的個(gè)性化需求，則可以通過系統(tǒng)的支撐平臺(tái)Indi。Platform來滿足。集團(tuán)型企業(yè)可以借助Indi。Platform進(jìn)行定制開發(fā)，將特色管理制度進(jìn)行固化，然后包裝成管理模板，充分利用平臺(tái)的私有云架構(gòu)在成員企業(yè)中進(jìn)行快速推廣，從而在運(yùn)營管理層面實(shí)現(xiàn)“統(tǒng)一管控、監(jiān)管落地、兼顧差異、資源共享”的目標(biāo)。
值得一提的是，Indi。Platform是慧點(diǎn)科技基于IBM Lotus Domino打造的、面向集團(tuán)型企業(yè)協(xié)同和流程類應(yīng)用的快速開發(fā)平臺(tái)，具有高性能、穩(wěn)定、安全、易維護(hù)、易擴(kuò)展、可快速開發(fā)、高性價(jià)比、支持平滑升級(jí)等特點(diǎn)。
沉淀千余家用戶經(jīng)驗(yàn)
李小娟介紹，慧點(diǎn)科技集團(tuán)型協(xié)同辦公系統(tǒng)是慧點(diǎn)科技在十余年、千余家集團(tuán)企業(yè)管理信息化實(shí)踐積累的基礎(chǔ)上，以先進(jìn)的GRC管理理念為核心，潛心打造的適用于中國大型集團(tuán)企業(yè)的協(xié)同辦公產(chǎn)品，能為集團(tuán)企業(yè)帶來以下價(jià)值：
- 規(guī)范管理過程、落實(shí)管理要求、保障管理秩序，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的可追溯、可審計(jì)，強(qiáng)化企業(yè)執(zhí)行力；
- 支撐面向企業(yè)的靈活多變的管理策略的落地，縮短流程整改進(jìn)程，提高企業(yè)運(yùn)營效率和適應(yīng)市場(chǎng)的能力；
- 集團(tuán)化架構(gòu)可支持全球協(xié)同工作，實(shí)現(xiàn)制度、流程與人的高效協(xié)作；
- 落實(shí)集團(tuán)統(tǒng)一管控要求，實(shí)現(xiàn)管理復(fù)制，提升對(duì)成員企業(yè)的管控水平；
- 實(shí)現(xiàn)職能部門專項(xiàng)管控的體系化和專業(yè)化，利用IT手段創(chuàng)新管理模式，提升管理效能；
- 通過一站式的任務(wù)處理機(jī)制、強(qiáng)大的流程模型和流程監(jiān)控，提高用戶滿意度；
- 借助成熟、規(guī)范的產(chǎn)品體系架構(gòu)，降低學(xué)習(xí)和溝通成本；
- 支持流程管理分級(jí)授權(quán)，責(zé)權(quán)明晰，用戶對(duì)被授權(quán)流程具有完整的管理權(quán)；
- 統(tǒng)一協(xié)同平臺(tái)，縮短系統(tǒng)建設(shè)周期，降低項(xiàng)目建設(shè)和運(yùn)維成本。
據(jù)悉，慧點(diǎn)科技集團(tuán)型協(xié)同辦公系統(tǒng)已廣泛應(yīng)用于能源電力、石油石化、鋼鐵冶金、交通、金融、制造和政府等領(lǐng)域，成為企業(yè)協(xié)同運(yùn)營、統(tǒng)籌管控、理念傳播的重要工具。
