隨著企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)信息化建設(shè)迅速發(fā)展，協(xié)同辦公軟件迅速普及，加上媒體和廠商的大力宣傳，各種概念、理念、產(chǎn)品接踵而來。國內(nèi)的很多企業(yè)也都實施了協(xié)同辦公項目，相關(guān)產(chǎn)品也應(yīng)接不暇。但是對協(xié)同辦公的認(rèn)知也是很片面的，認(rèn)為協(xié)同辦公就是行政辦公，就是收發(fā)文，只是文件的審批和管理，認(rèn)為協(xié)同辦公的終極目標(biāo)就是手工轉(zhuǎn)為電子化，認(rèn)為協(xié)同辦公實施很簡單。其實不是這樣的。

　　致遠(yuǎn)認(rèn)為協(xié)同辦公作為一個管理軟件，一定要把一些先進的管理和設(shè)計理念通過軟件進行固化來為企業(yè)管理提升價值，否則為了電子化而電子化對企業(yè)沒有太大的管理價值。手工轉(zhuǎn)為電子化只是協(xié)同辦公的第一步，對管理層來說，企業(yè)實施協(xié)同辦公是需要花費很大的人力，物力，財力去實現(xiàn)，關(guān)鍵是引入軟件這一工具來對管理進行變革以適應(yīng)外部的競爭和企業(yè)發(fā)展。所以協(xié)同辦公對企業(yè)管理核心有幾方面：

　　第一：提升企業(yè)辦公效率同時，重在執(zhí)行力的提升

　　手工的審批在速度和效率上跟不上時代的發(fā)展，更重要的是領(lǐng)導(dǎo)者無法有效監(jiān)控到員工日常的工作。對流程的審批不知道停滯在那個環(huán)節(jié)、那個部門、原因在那里。很多管理制度的確立，到底員工是否關(guān)心，執(zhí)行沒有，執(zhí)行花費多長時間并沒有得到有效反饋，也就沒有辦法改進和提升，所以造成管理層的政令很難有效執(zhí)行。那么我們致遠(yuǎn)根據(jù)我們致遠(yuǎn)獨創(chuàng)的二元化工作流就能從根本上解決這個問題，能夠找出我們的工作在哪個節(jié)點上出了問題，哪個人員出了問題，并且能夠?qū)Πl(fā)起的流程條件進行自動識別，從而自動流轉(zhuǎn)，自動選擇符合公司規(guī)定的流程進行審批，這也是我們的剛性流程的特性。企業(yè)的流程是需要沉淀以后最終會被固化下來。所以企業(yè)的流程關(guān)鍵是經(jīng)過梳理、沉淀進行優(yōu)化最終找到管理的規(guī)律。那么在工作當(dāng)中除了這些日常審批之外，遇到最多的還是一些事務(wù)性，臨時性的事件，那么處理這些事件的時候，就要利用到我們的柔性流程，隨時隨地的發(fā)起協(xié)同，自定義流程，來完成這些臨時性的事件審批。通過我們的二元化工作流將我們公司的規(guī)章制度進行有效落地，有效執(zhí)行。

　　第二：協(xié)同辦公的終極目的最終是為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展和管理服務(wù)

　　協(xié)同辦公的整個管理思想是以人為核心，以管控企業(yè)運營過程為目的，通過管人來實現(xiàn)整個企業(yè)規(guī)范運營。所以它區(qū)別于以物料為核心的ERP，以資金為核心的財務(wù)，以物流為核心的進銷存。這些業(yè)務(wù)軟件的核心特點都是以結(jié)果為導(dǎo)向，精細(xì)化管理為主，對過程的管控比較缺乏。而協(xié)同辦公，面對的是組織行為，強調(diào)的是企業(yè)資源的整體運作。所以協(xié)同辦公與這些業(yè)務(wù)軟件是相得益彰的。那么協(xié)同辦公的終極目標(biāo)是什么呢？最終把協(xié)同辦公作為一個不同部門，不同崗位員工日常業(yè)務(wù)辦公的平臺，員工每天辦公的數(shù)據(jù)按照權(quán)限自動匯總給相關(guān)權(quán)限的管理層生成統(tǒng)計報表從而給公司的管理提供決策支持。如果員工辦公的數(shù)據(jù)不能沉淀為管理層需要的報表，我們認(rèn)為協(xié)同辦公以人為核心的軟件是無法做到進行有效對管理過程進行控制的。

　　第三：部門與部門，員工與員工之間信息的溝通和共享

　　在手工時代，部門與部門之間無法進行充分的信息共享與傳遞，所以導(dǎo)致很多重復(fù)性的工作。同時企業(yè)很多事務(wù)是需要跨部門運作，員工與員工之間工作的協(xié)同迫切需要一個平臺來支撐。而致遠(yuǎn)協(xié)同辦公通過門戶的多空間多維度，按權(quán)限的分配將我們企業(yè)的信息有效的共享，將跨地區(qū)、組織、部門的員工緊密地聯(lián)系在一起。

　　第四：知識的沉淀和痕跡的保留

　　對任何企業(yè)來說，都會有員工流失，都會有新的員工進來。流失的員工對于企業(yè)來說，等同于資源的流失，特別是對于關(guān)鍵業(yè)務(wù)崗位的員工。企業(yè)需要有一個平臺來記錄員工日常的核心工作和他所掌握的技能，以方便后續(xù)員工快速交接、跟進、學(xué)習(xí)，避免企業(yè)造成損失。同時對于新員工培養(yǎng)成一個適崗的員工，企業(yè)需要花費很大的代價。如果通過協(xié)同辦公系統(tǒng)把相同崗位的員工所從事的工作的痕跡和經(jīng)驗共享給新員工，這會大大縮短新員工的培訓(xùn)時間，并節(jié)省公司的培訓(xùn)費用。我們致遠(yuǎn)協(xié)同辦公通過將剛性流程及柔性流程運行完畢后，可以歸檔到我們的文檔庫，對這些事件加以保存，等到我們需要的時候，可以隨時打開，可以看到我們處理這個事件的時候所涉及到的正文、補充、附件、處理方法以及處理建議，以便與公司其他員工來學(xué)習(xí)，對于公司來說節(jié)省了很大的一筆開支。

　　第五：加強對員工日常行為的考核

　　很多企業(yè)對員工的考核都停留在表面印象打分上，這樣不利于留住優(yōu)秀的人才。通過致遠(yuǎn)協(xié)同辦公系統(tǒng)，可以把員工日常工作情況所產(chǎn)生的成績作為考核的部分依據(jù)來對員工進行動態(tài)的績效考核。來充分調(diào)動員工積極性，使企業(yè)在快速發(fā)展中快速積累所需要的人才。

　　所以協(xié)同辦公不是一個無紙化的軟件，而是一個管理工具，通過它來貫徹企業(yè)管理制度的執(zhí)行，傳播企業(yè)文化，通過流程的規(guī)范、知識的沉淀、員工的配合和協(xié)作來促進企業(yè)中人與組織的和諧發(fā)展。