研究表明，協(xié)作團(tuán)隊(duì)的績(jī)效是同行的5倍以上。在一個(gè)始終保持聯(lián)系的世界中，團(tuán)隊(duì)協(xié)作工具是協(xié)作體驗(yàn)的核心。
正確的技術(shù)可以為任何類型的團(tuán)隊(duì)帶來生產(chǎn)力和績(jī)效解決方案。但是，企業(yè)使用這些工具的正確策略也很重要。這里只是您可以用來改善團(tuán)隊(duì)協(xié)作的一些步驟。
1、使用正確的工具進(jìn)行工作
大約一半的全球員工認(rèn)為在家工作時(shí)他們的生產(chǎn)力更高。這表明對(duì)遠(yuǎn)程工作的需求將在未來幾年持續(xù)。移動(dòng)工作帶來了對(duì)新工具的需求，例如即時(shí)消息傳遞應(yīng)用程序和視頻會(huì)議服務(wù)。
除了簡(jiǎn)單地投資這些解決方案外，公司還需要確保其員工知道使用哪些工具以及何時(shí)使用。對(duì)于需要進(jìn)行復(fù)雜對(duì)話的情況，視頻會(huì)議是一個(gè)很好的解決方案。但是，這不是快速追趕和確認(rèn)的正確選擇。確保您的客戶知道什么時(shí)候發(fā)送電子郵件，接聽電話或發(fā)起視頻通話。
2、使視頻成為文化的一部分
如今，以視頻為先的協(xié)作方式變得越來越流行。已經(jīng)對(duì)視頻感到滿意的新一代人正在進(jìn)入勞動(dòng)力市場(chǎng)。而且，既然所有領(lǐng)先的團(tuán)隊(duì)協(xié)作工具都隨附了易于訪問的視頻，則撥打電話變得更加簡(jiǎn)單。
但是，您的團(tuán)隊(duì)中可能會(huì)有一些人拒絕視頻。作為業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)者，您需要確保突出顯示視頻對(duì)于持續(xù)連接的價(jià)值。視頻模仿遠(yuǎn)程員工每天都不會(huì)進(jìn)行的面對(duì)面對(duì)話。
視頻可能是向會(huì)議添加上下文的一種有價(jià)值的方法。別忘了將視頻用于非工作會(huì)話。這導(dǎo)致更好的粘合體驗(yàn)。
3、明確期望
遠(yuǎn)程和遠(yuǎn)程工作的最大好處之一是它為員工提供了更多的自由。但是，制定正確的政策仍然很重要。通過讓他們知道何時(shí)每個(gè)人都可以上網(wǎng)來指導(dǎo)團(tuán)隊(duì)成員是一個(gè)好的開始。確保您的員工知道何時(shí)必須進(jìn)行會(huì)議和對(duì)話。
此外，有必要確保您的員工在遠(yuǎn)距離協(xié)作時(shí)知道您要衡量的內(nèi)容。您將如何跟蹤非辦公室員工的敬業(yè)度？您是否希望員工定期簽到，并讓他們知道他們?cè)谀承╉?xiàng)目上取得了哪些進(jìn)展？
從第一天開始就說明您的期望，以后就不太可能會(huì)產(chǎn)生誤解。
4、建立信任和尊重
雖然有時(shí)介入您的遠(yuǎn)程和遠(yuǎn)程員工很有幫助，但是如果您希望團(tuán)隊(duì)協(xié)作蓬勃發(fā)展，則需要贏得信任。不斷跟進(jìn)您的工作人員會(huì)使他們感到不知所措和不高興。重要的是要知道何時(shí)退后一步，讓員工找到自己的方式。
此外，鼓勵(lì)就工作方法和策略進(jìn)行定期討論也有幫助。不同的人將以自己獨(dú)特的方式來處理項(xiàng)目。要求您的員工尊重其他員工的策略和背景對(duì)于幫助每個(gè)人有效地協(xié)作至關(guān)重要。
5、輕松尋求幫助
如果您的員工是第一次遠(yuǎn)程工作，或者您剛開始使用協(xié)作工具，那么一定會(huì)遇到麻煩。首先，請(qǐng)確保您擁有大量有關(guān)如何使用某些工具和服務(wù)的文檔。有關(guān)如何成功舉辦視頻會(huì)議的指南可能會(huì)非常有用。
同時(shí)，必須確保您的員工在需要其他支持時(shí)知道向誰求助。有時(shí)您的員工會(huì)有疑問。確保您已準(zhǔn)備好回答他們。
6、收集數(shù)據(jù)以不斷改進(jìn)
團(tuán)隊(duì)協(xié)作應(yīng)用程序通常是任何環(huán)境的寶貴補(bǔ)充。但是，只有在愿意衡量策略的情況下，您才可以確切地看到策略的有效性。跟蹤您的項(xiàng)目管理工具，以查看員工完成任務(wù)的速度。跟蹤新工具的采用率，并查看有多少人堅(jiān)持使用未經(jīng)批準(zhǔn)的選項(xiàng)。
除了從團(tuán)隊(duì)使用的協(xié)作工具中收集數(shù)據(jù)之外，請(qǐng)記住從人們本身那里獲取反饋。您的員工將能夠準(zhǔn)確地告訴您他們需要什么樣的生產(chǎn)力。
7、設(shè)定截止日期
如果您因?yàn)槟承﹩T工正在遠(yuǎn)程工作而使用團(tuán)隊(duì)協(xié)作工具，那么確保您的團(tuán)隊(duì)知道他們?nèi)匀槐仨氃谔囟〞r(shí)間完成任務(wù)非常重要。使用項(xiàng)目管理工具設(shè)置截止日期將幫助您的員工了解哪些任務(wù)最重要，以便他們可以相應(yīng)地安排時(shí)間。
擁有一個(gè)適當(dāng)?shù)南到y(tǒng)可能也很有價(jià)值，該系統(tǒng)允許您的團(tuán)隊(duì)成員在需要節(jié)省時(shí)間的情況下請(qǐng)求將工作委派到其他地方的機(jī)會(huì)。
8、鼓勵(lì)友善競(jìng)爭(zhēng)
競(jìng)爭(zhēng)有時(shí)在工作環(huán)境中可能是有毒的事情。但是，如果正確使用，它也可以保持員工的積極性。讓協(xié)作小組中的每個(gè)人都跟蹤團(tuán)隊(duì)的進(jìn)度通常是一個(gè)好主意。如果您的員工可以看到他們的工作如何適合他們的同事，那么他們也知道是否需要加倍努力。
您甚至可以使用跟蹤工具使您的員工有機(jī)會(huì)贏得獎(jiǎng)勵(lì)和獎(jiǎng)金。讓您的團(tuán)隊(duì)成員知道，如果他們?cè)谀硞�(gè)截止日期之前交付了您期望的結(jié)果，那么他們將獲得獎(jiǎng)勵(lì)。
9、鼓勵(lì)休閑聊天
協(xié)作工具對(duì)于確保大量與業(yè)務(wù)相關(guān)的對(duì)話非常重要，并且可以進(jìn)行團(tuán)隊(duì)協(xié)作。使用正確的工具，您可以高效地共享文件，畫面和項(xiàng)目。不過，鼓勵(lì)不時(shí)閑聊也很重要。允許員工之間的閑聊將建立友誼。
您的團(tuán)隊(duì)成員需要感覺到，他們不僅僅是您的蜂巢中的一個(gè)工人。通過團(tuán)隊(duì)協(xié)作工具上的休閑聊天室和水冷室，您可以鼓勵(lì)有意義的聯(lián)系。
10、保持靈活
最后，請(qǐng)記住，團(tuán)隊(duì)的需求可能會(huì)隨著時(shí)間而變化。有時(shí)需要在堆棧中添加新的工具和服務(wù)。這就是為什么選擇允許集成，插件和擴(kuò)展的團(tuán)隊(duì)協(xié)作工具如此重要的原因之一。
密切注意您的員工的工作方式以及每天如何幫助他們最大程度地完成工作。隨著時(shí)間的流逝，您的協(xié)作策略將不斷發(fā)展，以適應(yīng)團(tuán)隊(duì)成員的獨(dú)特需求。在發(fā)生這種情況時(shí)，準(zhǔn)備好進(jìn)行樞紐，添加其他技術(shù)，甚至提供額外的培訓(xùn)。
團(tuán)隊(duì)協(xié)作無處可去。隨著工作世界的不斷發(fā)展，協(xié)作工具將成為我們協(xié)作方式的核心。確保您已準(zhǔn)備好。
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