工作流管理系統(tǒng)，經(jīng)過對(duì)業(yè)務(wù)、公文流轉(zhuǎn)過程的分析以及抽象，工作流管理系統(tǒng)圍繞業(yè)務(wù)交互邏輯、業(yè)務(wù)處理邏輯以及參與者三個(gè)問題進(jìn)行解決，業(yè)務(wù)交互邏輯對(duì)應(yīng)的為業(yè)務(wù)的流轉(zhuǎn)過程，在工作流管理系統(tǒng)中對(duì)應(yīng)的提出了工作流引擎、工作流設(shè)計(jì)器、流程操作來解決業(yè)務(wù)交互邏輯的問題，業(yè)務(wù)處理邏輯對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)過程中的表單、文檔等的處理，在工作流管理系統(tǒng)中對(duì)應(yīng)的提出了表單設(shè)計(jì)器、與表單的集成來解決業(yè)務(wù)處理邏輯的問題，參與者對(duì)應(yīng)到的為流轉(zhuǎn)過程中環(huán)節(jié)對(duì)應(yīng)的人或程序，在工作流管理系統(tǒng)中通過與應(yīng)用程序的集成來解決參與者的問題。
工作流管理系統(tǒng)為方便業(yè)務(wù)交互邏輯、業(yè)務(wù)處理邏輯以及參與者的修改，多數(shù)通過提供可視化的流程設(shè)計(jì)器以及表單設(shè)計(jì)器來實(shí)現(xiàn)，為實(shí)現(xiàn)工作流管理系統(tǒng)的擴(kuò)展性，多數(shù)提供了一系列的API。
一個(gè)完整的工作流管理系統(tǒng)通常由工作流引擎、工作流設(shè)計(jì)器、流程操作、工作流客戶端程序、流程監(jiān)控、表單設(shè)計(jì)器、與表單的集成以及與應(yīng)用程序的集成八個(gè)部分組成。
1. 工作流引擎
工作流引擎作為工作流管理系統(tǒng)的核心部分，主要提供了對(duì)于工作流定義的解析以及流程流轉(zhuǎn)的支持。工作流定義文件描述了業(yè)務(wù)的交互邏輯，工作流引擎通過解析此工作流定義文件按照業(yè)務(wù)的交互邏輯進(jìn)行業(yè)務(wù)的流轉(zhuǎn)，工作流引擎通常通過參考某種模型來進(jìn)行設(shè)計(jì)，通過調(diào)度算法來進(jìn)行流程的流轉(zhuǎn)(流程的啟動(dòng)、終止、掛起、恢復(fù)等)，通過各種環(huán)節(jié)調(diào)度算法(SPLIT、AND、OR等)來實(shí)現(xiàn)對(duì)于環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)(環(huán)節(jié)的合并、分叉、選擇、條件性的選擇等)。
2. 工作流設(shè)計(jì)器
工作流設(shè)計(jì)器為可視化的流程設(shè)計(jì)工具，用戶通過拖放等方式來繪制流程，并通過對(duì)于環(huán)節(jié)的配置來實(shí)現(xiàn)環(huán)節(jié)操作、環(huán)節(jié)表單、環(huán)節(jié)參與者的配置。工作流設(shè)計(jì)器為用戶以及開發(fā)商提供了快速繪制、修改流程的方式，工作流設(shè)計(jì)器的好壞決定到工作流管理系統(tǒng)的易用性。
3. 流程操作
流程操作指所支持的對(duì)于流程環(huán)節(jié)的操作，如啟動(dòng)流程、終止流程、掛起流程、直流、分流(單人辦理)、并流(多人同時(shí)辦理)、聯(lián)審等，象這些流程操作都是可直接基于引擎所提供的環(huán)節(jié)調(diào)度算法來直接支持的，而在實(shí)際的需求中，通常需要自由的對(duì)于流程進(jìn)行干涉，如取回、回退、跳轉(zhuǎn)、追加、傳閱、傳閱辦理等，而這些流程操作對(duì)于工作流引擎來說是不合理的，因此必須單獨(dú)的去實(shí)現(xiàn)。流程操作支持的好壞直接決定到一個(gè)工作流管理系統(tǒng)的實(shí)用性。
4. 工作流客戶端程序
工作流客戶端程序?yàn)楣ぷ髁飨到y(tǒng)的表現(xiàn)形式，通常使用Web方式進(jìn)行展現(xiàn)，通過提供待辦列表、已辦列表、執(zhí)行流程操作、查看流程歷史信息等來展現(xiàn)工作流系統(tǒng)的功能。
5. 流程監(jiān)控
流程監(jiān)控通過提供圖形化的方式來對(duì)流程執(zhí)行過程進(jìn)行監(jiān)控，包括流程運(yùn)轉(zhuǎn)狀況，每個(gè)環(huán)節(jié)所耗費(fèi)的時(shí)間等等，而通過這些可相應(yīng)的進(jìn)行流程的優(yōu)化，以提高工作效率。
6. 表單設(shè)計(jì)器
表單設(shè)計(jì)器為可視化的表單設(shè)計(jì)工具，用戶通過拖放的方式來繪制業(yè)務(wù)所需的表單，并可相應(yīng)的進(jìn)行表單數(shù)據(jù)的綁定。表單設(shè)計(jì)器為客戶以及開發(fā)商提供了快速修改表單的方法，表單設(shè)計(jì)器的易用與否以及功能的完善與否影響到工作流管理系統(tǒng)的易用性。
7. 與表單的集成
通常業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)需要表單來表達(dá)實(shí)際的業(yè)務(wù)，因此需要與表單進(jìn)行集成來實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)意義，與表單的集成通常包括表單數(shù)據(jù)的自動(dòng)獲取、存儲(chǔ)、修改，表單域的權(quán)限控制、流程相關(guān)數(shù)據(jù)的維護(hù)以及流程環(huán)節(jié)表單的綁定。與表單的集成的好壞影響到工作流管理系統(tǒng)是否能提高開發(fā)效率。
8. 與應(yīng)用程序的集成
通過與應(yīng)用程序的集成來完善工作流管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)意義，主要涉及到的是與權(quán)限系統(tǒng)以及組織機(jī)構(gòu)的集成。流程環(huán)節(jié)需要相應(yīng)的綁定不同的執(zhí)行角色，而流程操作通常需要與權(quán)限系統(tǒng)、組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行關(guān)聯(lián)。
工作流參考模型
工作流參考模型（Workflow reference model）是由工作流管理聯(lián)盟（WfMC）于1995年提出的工作流管理系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)模型。
工作流參考模型標(biāo)識(shí)了構(gòu)成工作流管理系統(tǒng)的基本部件和這些基本部件交互使用的接口。這些基本部件包括：工作流執(zhí)行服務(wù)、工作流引擎、流程定義工具、客戶端應(yīng)用、調(diào)用應(yīng)用、管理監(jiān)控工具；基本部件交互使用的接口包括：接口一、接口二、接口三、接口四和接口五。這個(gè)模型很大地影響了人們后來對(duì)工作流技術(shù)的討論。
WFMC主要提出了五個(gè)接口與工作流執(zhí)行服務(wù)一起共同組成了工作流系統(tǒng)：
- 接口1(工作流定義交換)，用于在建模和定義工具與執(zhí)行服務(wù)之間交換工作流定義。主要是數(shù)據(jù)交換格式和API。數(shù)據(jù)交換通過XPDL，API通過WAPI。
- 接口2(工作流客戶端應(yīng)用接口)，用于工作流客戶端應(yīng)用訪問工作流引擎和工作列表，通過WAPI完成。
- 接口3(被調(diào)用的應(yīng)用接口)，用于調(diào)用不同的應(yīng)用系統(tǒng)。
- 接口4(工作流系統(tǒng)互操作接口)，用于不同工作流系統(tǒng)之間的互操作。
- 接口5(系統(tǒng)管理和監(jiān)控)，用于系統(tǒng)管理應(yīng)用訪問工作流執(zhí)行服務(wù)。
工作流執(zhí)行服務(wù)是工作流管理系統(tǒng)的核心部件，它的功能包括創(chuàng)建、管理流程定義，創(chuàng)建、管理和執(zhí)行流程實(shí)例；在執(zhí)行上述功能的同時(shí)，應(yīng)用程序可能會(huì)通過編程接口同工作流執(zhí)行服務(wù)交互；一個(gè)工作流執(zhí)行服務(wù)可能包含有多個(gè)分布式工作的工作流引擎。
工作流引擎是為流程實(shí)例提供運(yùn)行環(huán)境并解釋執(zhí)行流程實(shí)例的軟件部件。
流程定義工具是管理流程定義的工具，它可能通過圖形方式把復(fù)雜的流程定義顯示出來并加以操作；流程定義工具同工作流執(zhí)行服務(wù)交互。
客戶端應(yīng)用是通過請(qǐng)求的方式同工作流執(zhí)行服務(wù)交互的應(yīng)用，也就是說是客戶端應(yīng)用調(diào)用工作流執(zhí)行服務(wù)；客戶端應(yīng)用同工作流執(zhí)行服務(wù)交互。
調(diào)用應(yīng)用是被工作流執(zhí)行服務(wù)調(diào)用的應(yīng)用；調(diào)用應(yīng)用同工作流執(zhí)行服務(wù)交互。為了協(xié)作完成一個(gè)流程實(shí)例的執(zhí)行，不同的工作流執(zhí)行服務(wù)之間進(jìn)行交互。
管理監(jiān)控工具主要指組織機(jī)構(gòu)、角色等數(shù)據(jù)的維護(hù)管理和流程執(zhí)行情況的監(jiān)控；管理監(jiān)控工具同工作流執(zhí)行服務(wù)交互。
