企業(yè)呼叫中心項目的實施管理
2010/08/26
評標(biāo)委員會依據(jù)評標(biāo)結(jié)果,提出書面評標(biāo)報告,向招標(biāo)人推薦中標(biāo)候選人。
評標(biāo)報告為定標(biāo)提供依據(jù),包括以下主要內(nèi)容:
。ㄒ唬⿲ν稑(biāo)人的技術(shù)方案評價,技術(shù)、經(jīng)濟風(fēng)險分析;
(二)對投標(biāo)人承擔(dān)能力與工作基礎(chǔ)評價;
。ㄈ┩扑]滿足綜合評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)的中標(biāo)候選人;
。ㄋ模┬柽M一步協(xié)商的問題及協(xié)商應(yīng)達到的指標(biāo)和要求;
。ㄎ澹⿲ν稑(biāo)人進行綜合排名。
招標(biāo)企業(yè)根據(jù)書面評標(biāo)報告和推薦的中標(biāo)候選人確定中標(biāo)人。招標(biāo)企業(yè)也可以授權(quán)評標(biāo)委員會直接確定中標(biāo)人。
呼叫中心項目一般確定一個中標(biāo)人,特殊情況下也可根據(jù)需要確定一個以上的中標(biāo)人。
評標(biāo)委員會經(jīng)評審,認(rèn)為所有投標(biāo)都不符合招標(biāo)文件要求的,可以否決所有投標(biāo)。所有投標(biāo)被否決的,招標(biāo)企業(yè)應(yīng)當(dāng)依照流程重新招標(biāo)。
招標(biāo)企業(yè)應(yīng)在開標(biāo)之日后10天內(nèi)完成定標(biāo)工作,特殊情況可延長至15天。
定標(biāo)后,招標(biāo)企業(yè)向中標(biāo)人發(fā)出《中標(biāo)通知書》,并據(jù)此與中標(biāo)人簽訂書面合同,并同時將中標(biāo)結(jié)果通知所有未中標(biāo)的投標(biāo)人。
中標(biāo)通知書對招標(biāo)企業(yè)和中標(biāo)人具有法律效力。
4.項目實施管理
項目組織結(jié)構(gòu)
任何組織結(jié)構(gòu)都是其活動的載體。項目組織結(jié)構(gòu)是整個項目成敗的一塊基石,項目一旦啟動,相應(yīng)的項目組織結(jié)構(gòu)就必須跟上,這樣整個項目才能得到人員和組織保證,計劃才能變成現(xiàn)實。組織結(jié)構(gòu)中的不同角色分擔(dān)不同的職責(zé),并由不同的項目干系人擔(dān)任。
項目領(lǐng)導(dǎo)小組:主要負(fù)責(zé)審批項目計劃、對重大事情進行決策(如項目范圍、項目風(fēng)險等)、組建驗收小組并主持驗收工作;
項目驗收小組:屬于項目竣工后臨時成立的組織,一般由項目領(lǐng)導(dǎo)小組主持,各相關(guān)部門人員參與,主要職 責(zé)是確定驗收內(nèi)容,并組織項目驗收;
質(zhì)量監(jiān)督小組:主要負(fù)責(zé)在系統(tǒng)實施過程中對工程質(zhì)量進行監(jiān)督,一般吸收技術(shù)上較為資深的第三方參加;
項目執(zhí)行小組:主要職責(zé)是制定和控制項目計劃、合理安排資源、確定業(yè)務(wù)需求等;
項目實施小組:主要負(fù)責(zé)主機、數(shù)據(jù)庫、各平臺軟件的安裝與調(diào)試等;
項目文檔小組:制定項目文檔管理計劃及文檔的輸出、歸檔等;
項目支持組:主要針對技術(shù)難題的支持和問題的遠程處理,在項目實施過程中支持組無須全程駐扎在現(xiàn)場。
項目組織結(jié)構(gòu)中的各組織成員應(yīng)該由企業(yè)及相關(guān)廠商人員組成,必要時引入第三方。
項目溝通
項目溝通管理的目的是使項目組內(nèi)部成員和項目干系人能及時、準(zhǔn)確地得到他所需要的信息,并能正確地理解相關(guān)信息。
良好的溝通機制是項目各干系人之間思想交流的重要保障。有效的項目溝通管理,使全體項目組成員的思想高度統(tǒng)一、步伐協(xié)調(diào)一致。因此,項目溝通是項目管理的一個重要組成部分,也是項目管理成功與否及執(zhí)行好壞程度的一個關(guān)鍵問題。
一個項目涉及到的各種未知和風(fēng)險因素很多,需要協(xié)調(diào)的事情也多。項目經(jīng)理的任務(wù)之一就是做好溝通和交流。項目的溝通包括項目組內(nèi)的溝通及項目組與外部之間的溝通。
項目組內(nèi)的溝通主要指項目組成員內(nèi)部的交流溝通。為了讓項目組每個成員都能很好地領(lǐng)會項目的目標(biāo)和下一步計劃,讓每位成員都清楚自己的任務(wù)和責(zé)任,項目經(jīng)理必須保持與項目組成員的日常溝通,聽取每位成員的工作心得及其工作進展情況,激勵項目組成員的工作積極性。
項目計劃
是由管理者對資源、成本和進度進行合理的估算。項目計劃的目標(biāo)是在管理者與項目之間、項目組內(nèi)部達成共識。
1、計劃編制
作為一個項目實施計劃,必須經(jīng)過項目經(jīng)理的深思熟慮:考慮要周密,資源利用要合理,分解要細致、可控。
項目計劃在實施前還必須由項目經(jīng)理提出由項目執(zhí)行部組織進行評審,計劃評審合格方可進入現(xiàn)場施工,并在現(xiàn)場與用戶進行確認(rèn)。評審合格后的項目計劃統(tǒng)一納入配置管理。
具體內(nèi)容請參見隨書所附光盤中的相關(guān)內(nèi)容。
2、計劃實施與監(jiān)控
對于項目計劃的監(jiān)控,即要求項目經(jīng)理每三天就要比較項目執(zhí)行的實際情況與原項目計劃,檢查是否偏離了計劃,如有偏差,則要及時采取措施。每周要求對上周的計劃執(zhí)行情況進行分析總結(jié),并修正下一步的計劃,相對大的項目除總結(jié)分析本周計劃進度,還必須編制雙周滾動計劃,并知會全體項目實施成員和項目干系人。
3、計劃變更
對于項目計劃的變更必須有變更流程。比如:對于三天以內(nèi)的計劃變更,直接由項目經(jīng)理確定,但必須在項目計劃中標(biāo)明并通報項目各干系人;如果是一周以內(nèi)的計劃變更,則必須由項目執(zhí)行小組審批;超過一個星期以上的計劃變更必須報項目領(lǐng)導(dǎo)小組審核或會議討論,同時采取緊急處理措施。
項目計劃是項目執(zhí)行的一條準(zhǔn)繩,只有合理的計劃和定期的監(jiān)控,才能保證計劃的持續(xù)有效性。
項目評審
項目評審一是確認(rèn)準(zhǔn)備工作是否充分,讓項目組成員對項目實施內(nèi)容做到心中有數(shù)、有據(jù)可依,并確定項目績效系數(shù);二是確定項目實施結(jié)果,進行總結(jié)交流以持續(xù)改善項目管理方法,并評定項目績效;三是引入第三方,加強對項目的監(jiān)控。
項目評審的目的是:在事前做到對項目實施成本和風(fēng)險的充分估計;對項目進度計劃合理論證;積累經(jīng)驗、逐步提高、逐步完善項目管理。
項目風(fēng)險管理
項目一旦啟動,風(fēng)險就與之并存。項目經(jīng)理必須具備識別風(fēng)險的能力,并力求將風(fēng)險消滅在發(fā)生之前,對于無法安全回避的風(fēng)險,必須事先制定風(fēng)險補救措施,將風(fēng)險的危害程度減少到最小化。
風(fēng)險的管理一般包括:風(fēng)險的識別、風(fēng)險的分析、風(fēng)險的預(yù)防措施、風(fēng)險的補救措施、風(fēng)險的啟動條件等。識別出風(fēng)險后,分析風(fēng)險存在的原因,造成的危害,并分析風(fēng)險存在的可能性及危害程度。
項目質(zhì)量管理
1、項目質(zhì)量定義:項目質(zhì)量是指項目實施過程、項目管理和項目交付物(項目成果、項目產(chǎn)品)以及服務(wù)之全部特點及特性,具有滿足明確或隱含需求的能力。
2、項目質(zhì)量目標(biāo):軟件產(chǎn)品各項功能、性能,經(jīng)測試驗收,滿足客戶需求,確認(rèn)為合格;系統(tǒng)集成產(chǎn)品各項功能、性能,經(jīng)測試驗收,滿足客戶需求,確認(rèn)為合格。
3、質(zhì)量控制與保證措施:設(shè)備檢測;預(yù)安裝測試;計劃和結(jié)果評審;系統(tǒng)聯(lián)調(diào)測試;系統(tǒng)培訓(xùn);工程質(zhì)檢;客戶滿意度調(diào)查等。
4、質(zhì)量提高與改進措施:預(yù)防;糾正;返工;更換設(shè)備;客戶抱怨處理;人員培訓(xùn)或更換。
5、質(zhì)量控制組織:為使項目質(zhì)量在實施過程得到組織保障,根據(jù)項目組織結(jié)構(gòu)和質(zhì)量體系要求,設(shè)立項目監(jiān)督小組,并明確職責(zé)和權(quán)限。
文檔的管理
文檔管理歷來是我國項目管理工作中比較薄弱的一環(huán),資料不齊給后期維護帶來較大困難,另一個存在的問題是:雖然建立了文檔,但在之后的維護中沒有即時更新,造成數(shù)據(jù)陳舊、不可用,也容易給用戶留下不規(guī)范的印象。
文檔要實施規(guī)范管理,必須使項目文檔模板化。也就是先制定一個實用的模板文檔,在項目實施的過程中就可以按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)來填寫,這樣既可提高文檔編制效率,也可以使文檔輸出更標(biāo)準(zhǔn)化。
項目管理文檔包括四種:質(zhì)量體系文件、技術(shù)文件、項目管理文件以及外來文件。質(zhì)量體系文件是公司的受控文件,對工程質(zhì)量有一定指導(dǎo)作用;技術(shù)文件主要指系統(tǒng)的安裝、使用文檔和工程實施中生成的文檔;項目管理文件是項目管理中產(chǎn)生的文件,如項目計劃、項目會議紀(jì)要、風(fēng)險管理、問題管理、項目工作總結(jié)等;外來文件則指設(shè)備廠家提供的資料。
文檔的輸出必須有計劃分階段輸出。每個文檔必須在計劃中落實到“5W1H”,這樣才具備可控性和可操作性。文檔的輸出必須具備下列幾個條件:及時性、準(zhǔn)確性、完整性。要求項目組文檔管理員定期對項目組的文檔進行檢查,并將項目文檔移交及檢查審核的結(jié)果作為項目績效評估的一個重要內(nèi)容。
文檔輸出須統(tǒng)一納入配置管理,并在日后的維護和擴容工作中進行相應(yīng)更新。
項目的績效評估
項目績效評估作為保障項目管理實施的有效手段,我們以《項目實施計劃》、《項目費用預(yù)算》和《項目實施管理規(guī)范》為基礎(chǔ),客觀、公正地評價項目實施的過程與結(jié)果。
首先,項目績效評估的目的主要是:1.為項目實施提供導(dǎo)向性管理工具,或稱之為指揮棒;2.通過總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn),促進完善項目管理;3.為項目激勵分配和決策提供書面依據(jù)。
其次,就是明確評估實施的內(nèi)容和方法。項目績效評估一般是從項目立項開始跟進,在項目結(jié)束后進行。評估的內(nèi)容主要是:項目實施的時間進度、成本費用控制、質(zhì)量控制、客戶滿意度、附加項創(chuàng)新能力的“4+1”體系。
總之,項目績效評估雖是一種管理手段,但是,只有不斷的優(yōu)化項目的管理流程,吸取更好的項目管理經(jīng)驗和方法,才能保證項目管理得以優(yōu)化并持續(xù)發(fā)展的良性過程。
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