不要紙 要傳真
劉志斌 2003/03/10
如果說網(wǎng)絡(luò)和傳真依舊是目前通信的中堅方式，那么，兩者之間的溝通成為必須。于是，取傳真的穩(wěn)定，攜網(wǎng)絡(luò)的快捷，有了傳真服務(wù)器。
隨著Internet的迅速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)通信日漸成為主要的通信手段。與傳統(tǒng)的通信方式相比，網(wǎng)絡(luò)通信具有低成本、大容量、多媒體傳輸?shù)奶攸c(diǎn)，使得信息的傳播和共享變得非常容易。
電子郵件安全性不能放心
盡管這些都是傳真通信所無法比擬的。但是，就目前的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)而言，仍舊存在很多不足，比如安全性、網(wǎng)絡(luò)阻塞等問題，使得許多關(guān)鍵的商業(yè)信息傳輸仍用傳真來實(shí)現(xiàn)。
與電子郵件相比，傳真首先具有實(shí)時傳輸?shù)膬?yōu)勢，如果要立刻獲得一份報價，顯然傳真是最快的；其次是傳真比較安全，因?yàn)閭髡媸峭ㄟ^獨(dú)立的物理線路通信的，而電子郵件則需要在多個郵件服務(wù)器之間轉(zhuǎn)發(fā)，很容易被截獲，所以重要的商業(yè)文件通常都用傳真來發(fā)送；另外，傳真機(jī)操作簡單，工作穩(wěn)定，電子郵件的配置和操作則相對復(fù)雜，而且還要經(jīng)常面對病毒、死機(jī)帶來的功能失效。據(jù)統(tǒng)計，1999年全球傳真機(jī)的銷量超過2000萬臺，而且以每年20%的速度在增長。財富500強(qiáng)企業(yè)中有37%的通信費(fèi)是花在傳真上面。這些都說明傳真仍是目前商業(yè)通信的主要手段。
傳真效率太低
隨著信息交流量的日益增長，傳真使用中的問題也逐漸暴露出來。
首先是紙張消耗驚人。一份文檔從計算機(jī)生成以后，必須經(jīng)過打印才能從傳真機(jī)上發(fā)送。另外，很多企業(yè)每天都會收到大量的傳真廣告，消耗很多的傳真紙。第二是手工發(fā)送，效率低,如果一個企業(yè)只有一部傳真機(jī)，同時有幾個人要收發(fā)傳真的話，就要排隊等候，這樣會浪費(fèi)許多寶貴的時間。如果一份傳真要發(fā)送給10個客戶的話，就要反復(fù)發(fā)送10次，效率同樣很低。第三是不保密。由于傳真機(jī)會將收到的文檔及時打印出來，任何人都有機(jī)會看到，這樣很不利于保守商業(yè)秘密。
傳真服務(wù)器同時解決
對企業(yè)而言，構(gòu)造一個高效、智能的傳真服務(wù)器系統(tǒng)，無論是在節(jié)省費(fèi)用、提高效率還是安全方面都有非常重要的意義。
使用傳真服務(wù)器系統(tǒng)可以節(jié)省購買傳真機(jī)的費(fèi)用。傳統(tǒng)情況下，企業(yè)增加新部門時就會添置新的傳真機(jī)。一般較大型的、提供高質(zhì)量高速度的傳真機(jī)的費(fèi)用會很高，特別是提供激光打印效果的傳真機(jī)價格就更加昂貴。而使用傳真服務(wù)器系統(tǒng)，大家可以通過網(wǎng)絡(luò)共享傳真設(shè)備，增加新用戶時只需要添加一個新的賬號就行了。配合激光打印機(jī)，達(dá)到激光打印效果的傳真將很容易實(shí)現(xiàn)。并且，使用計算機(jī)傳真系統(tǒng)，可以大量節(jié)約紙張。
節(jié)省時間、提高效率也是使用傳真服務(wù)器系統(tǒng)的一個理由。因?yàn)閭髡娣⻊?wù)器系統(tǒng)都有傳真隊列管理功能，這樣，發(fā)傳真的時候就不再需要排隊等待了，只需要將傳真提交，就可以去做其他工作了。傳真服務(wù)器系統(tǒng)的回執(zhí)功能還可以說明這份傳真是在什么時候發(fā)送出去的，以及由于對方占線或沒響應(yīng)在隊列中等候了多久。由于大多數(shù)的傳真服務(wù)器系統(tǒng)都與企業(yè)的信息系統(tǒng)相集成，使得傳真服務(wù)器系統(tǒng)可以直接采用企業(yè)中原有的客戶數(shù)據(jù)庫，做定制發(fā)送。非常適合那些按客戶逐一發(fā)送傳真的公司，直接從客戶數(shù)據(jù)庫中選定多個收件人群發(fā)就可以了，這樣可以節(jié)約很多的時間，而不用把每一個客戶的電話和傳真號碼抄錄到公司的傳真封面上再逐一發(fā)送。對于做市場調(diào)研的公司來說，也可以使用這樣的功能。由于市場調(diào)查的表格是標(biāo)準(zhǔn)的，在企業(yè)的傳真系統(tǒng)后端直接套接上OCR軟件，可以對收到的傳真表格進(jìn)行識別，直接輸入數(shù)據(jù)庫，省去錄入人員的工作量。同時，由于傳真服務(wù)器系統(tǒng)有自動分發(fā)功能，因此安全性很高。給誰的傳真，只有接收者才能看到。特別是那些傳真服務(wù)器系統(tǒng)與信息系統(tǒng)相集成的企業(yè)，傳真系統(tǒng)的安全將遵循整個信息系統(tǒng)的安全標(biāo)準(zhǔn)，因此安全性有了更好的保障。
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