JXY-CONF電話會(huì)議系統(tǒng)使用說明
2004/03/23
一、概述
電話會(huì)議系統(tǒng)主要是為跨地區(qū)的大型企業(yè)或集團(tuán)公司解決多個(gè)分公司在不同地點(diǎn)同時(shí)開會(huì)，無須乘車后坐飛機(jī)到同一地點(diǎn)開會(huì)，為公司節(jié)省成本，提高管理效益。
二、 系統(tǒng)登陸
如下圖：
輸入用戶名和密碼便可進(jìn)入系統(tǒng)主界面。
三、 系統(tǒng)主界面
如下圖：
1、 系統(tǒng)主界面的左邊樹型結(jié)構(gòu)是會(huì)議管理，包裹'歷史會(huì)議'、'新建會(huì)議'、'正在會(huì)議'三項(xiàng)，用于管理公司歷次開過的會(huì)議，包括開會(huì)時(shí)間，與會(huì)人員，會(huì)議錄音。如下圖：
2、系統(tǒng)主界面的右邊樹型結(jié)構(gòu)是電話呼出或接入的動(dòng)態(tài)瀏覽器，包括通道號(hào)，名稱，電話號(hào)碼等等。
3、系統(tǒng)上方是工具欄，包括：創(chuàng)建會(huì)議、人事管理、啟動(dòng)、集體撥號(hào)、雙工/單工、點(diǎn)名、電話薄等快捷鍵。
四、 開會(huì)管理的具體步驟
第一步：創(chuàng)建會(huì)議組
鼠標(biāo)右擊'新建會(huì)議'，選擇'創(chuàng)建會(huì)議'如下圖：
單擊'新建會(huì)議'菜單后出現(xiàn)如下界面：
說明：
1． 議編號(hào)不能重復(fù)，
2． 會(huì)議密碼是指用戶撥入時(shí)，需要用戶輸入密碼，密碼不對(duì)時(shí)，不能加入會(huì)議。
3． 系統(tǒng)自動(dòng)撥出時(shí)，用戶不需要輸入密碼，直接進(jìn)入會(huì)議。
4． 啟動(dòng)方式有'呼入'、'呼出'、'呼入/呼出'，'呼入'方式是指系統(tǒng)只能接入，不能撥號(hào)；'呼出'是指只能撥號(hào)，不能接入；'呼入/呼出'可同時(shí)呼入和呼出。
5． 校驗(yàn)方式有'不校驗(yàn)'和'用戶電話校驗(yàn)'，'不校驗(yàn)'是指所有電話撥打會(huì)議，系統(tǒng)都會(huì)接入；'用戶電話校驗(yàn)'是指撥入會(huì)議系統(tǒng)的電話號(hào)碼是系統(tǒng)會(huì)議成員的電話號(hào)碼，否則，系統(tǒng)不會(huì)接入。
6． 會(huì)議組建立后，在新建會(huì)議組文件夾下，自動(dòng)顯示新增加的會(huì)議組。
第二步：會(huì)議激活
在'新建會(huì)議組'項(xiàng)目下可以同時(shí)存放多個(gè)新創(chuàng)建的會(huì)議任務(wù)，如果要使用某個(gè)會(huì)議組開會(huì)，可在選中該會(huì)議組后右擊鼠標(biāo)，選擇'激活會(huì)議'，被激活的會(huì)議名稱自動(dòng)移到'正在會(huì)議'下面，表示此會(huì)議可以開會(huì)。如果'正在會(huì)議'中還有別的會(huì)議，表示有會(huì)議要開，'新建會(huì)議'的會(huì)議任務(wù)不能激活。
第三步：會(huì)議人事管理
只有會(huì)議組建立后，需要為會(huì)議組選擇需要參加的用戶電話，即分公司電話，以便系統(tǒng)確定會(huì)議參加人員，管理員選擇人事管理后，用戶管理如下圖：
管理員有三種選擇方式：
"全選"：選中所有電話簿內(nèi)的人員參加會(huì)議，這時(shí)用戶的"選擇"項(xiàng)全部顯示為"參加"；
"全部取消"：如果需要全部取消，則可按"全部取消"，所有用戶的狀態(tài)顯示為"取消"；
逐個(gè)選擇：對(duì)具體每個(gè)用戶選擇"參加"或"取消"用戶管理可以添加和刪除。會(huì)議組建立，并為其指定用戶后，系統(tǒng)便可激活。
第四步：啟動(dòng)系統(tǒng)
如下圖：點(diǎn)單擊啟動(dòng)，此時(shí)會(huì)議組正式啟動(dòng)，
用戶接入：系統(tǒng)啟動(dòng)后，如果用戶電話呼入，則系統(tǒng)自動(dòng)接聽，并提請(qǐng)用戶輸入密碼校驗(yàn)后進(jìn)入會(huì)議系統(tǒng)。也可'集體撥號(hào)'、'單個(gè)撥號(hào)''點(diǎn)名'
集體撥號(hào)：是指系統(tǒng)同時(shí)撥出多個(gè)電話。
單個(gè)撥號(hào)：當(dāng)某個(gè)線路未接通是，可選擇該通道并單擊右鍵選擇撥號(hào)，可對(duì)某用戶單獨(dú)撥號(hào)接通。
第五步：系統(tǒng)點(diǎn)名（可不操作此步驟）
單擊上圖的'點(diǎn)名'按鈕，出現(xiàn)如下圖：
電話接入后，只能聽，不能說，通過'點(diǎn)名' 按鈕，主席可單獨(dú)和某個(gè)參加者通話。一次只能一人，確認(rèn)用戶身份，實(shí)現(xiàn)點(diǎn)名功能。
第六步 會(huì)議控制
開始會(huì)議后，與會(huì)者有兩種參加方式：
'主席模式'是指能聽和說，
'非主席模式'，只能聽會(huì)議，不能說。
系統(tǒng)可進(jìn)行如下幾個(gè)方面的操作控制：
雙工/單工：單擊雙工將所有與會(huì)的遠(yuǎn)程用戶設(shè)置為聽/說模式，既可聽也可隨時(shí)發(fā)言，單擊單工將所有與會(huì)的遠(yuǎn)程用戶設(shè)置為聽模式，只能聽不能發(fā)言，
會(huì)議成員電話加入會(huì)議后，系統(tǒng)可以'錄音'、'放音'、'設(shè)置主席模式'、'循環(huán)放音'、'趕出會(huì)議'。
錄音： 是指對(duì)會(huì)議的錄音。
放音： 是指對(duì)會(huì)議的放音。
循環(huán)放音：方便系統(tǒng)在開會(huì)準(zhǔn)備時(shí)，為加入會(huì)議的成員播放音樂。'趕出會(huì)議'是指系統(tǒng)管理員把非法用戶趕出會(huì)議。
五、歷史會(huì)議資料管理瀏覽
可對(duì)歷史會(huì)議記錄進(jìn)行管理，查看記錄內(nèi)容幾錄音文件（WAV文件格式），以便回放調(diào)聽，可對(duì)報(bào)表進(jìn)行導(dǎo)出或打印操作
六、會(huì)員與會(huì)記錄瀏覽
1．導(dǎo)出電子表格，并可打印。
2．分組打印，如下圖：
七、操作員管理
用戶身份有三種：超級(jí)用戶、管理員、一般用戶。超級(jí)用戶可以添加用戶，管理員可以瀏纜會(huì)議歷史記錄，一般用戶只能開通電話會(huì)議系統(tǒng)
八、修改密碼
可以修改登陸的密碼。
九、系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置。
1．當(dāng)電話檢測(cè)不到對(duì)方掛機(jī)時(shí)，要按照實(shí)際忙音參數(shù)設(shè)置忙音，系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)設(shè)置值檢測(cè)用戶掛機(jī)。
2．當(dāng)電話呼入時(shí)，系統(tǒng)按照設(shè)置的振鈴次數(shù)接通來電。
3．設(shè)置電話撥號(hào)前綴后，系統(tǒng)自動(dòng)在撥號(hào)前加撥設(shè)置碼，如設(shè)為"9"，欲撥的用戶號(hào)碼為02038258421，則系統(tǒng)自動(dòng)撥出的號(hào)碼為902038258421。
以上參數(shù)設(shè)置后，需關(guān)閉會(huì)議系統(tǒng)后重新啟動(dòng)程序，參數(shù)才啟作用。
十、電話薄管理
系統(tǒng)提供公司會(huì)議電話薄的管理，管理員可增加、刪除、保存用戶通訊錄，當(dāng)開會(huì)時(shí)可直接選擇具體會(huì)議參與者，方便管理。
出現(xiàn)以下界面，如下圖：
廣州聚星源公司供稿 CTI論壇編輯
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