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CRM實施:沖擊與漸變

2002/09/25

  中國圖書進出口(集團)總公司(以下簡稱“中圖”)是我國少數(shù)有進口出版物經(jīng)營權(quán)的國家重點出版企業(yè)。經(jīng)過半個世紀的發(fā)展,中圖已成為初具規(guī)模的行業(yè)排頭兵,占據(jù)了進口圖書經(jīng)營市場80%的份額。今年,中圖與供應(yīng)商TurboCRM達成合作協(xié)議,準備上一套客戶關(guān)系管理系統(tǒng),現(xiàn)已經(jīng)在中圖核心部門——圖書部投入應(yīng)用。作為一個處于有限競爭環(huán)境中的國有企業(yè),中圖為什么會在當前情況下推出這樣一個舉措?單純的軟件產(chǎn)品買賣的背后有怎樣深層的考慮?帶著這樣的問題,本刊記者走訪了中國圖書進出口(集團)總公司圖書部主任聶君慶、TurboCRM的咨詢總監(jiān)李蓓。

  思想的碰撞

  記者:上馬CRM的企業(yè)里,中圖的經(jīng)營內(nèi)容和經(jīng)營方式算是比較獨特的,還是先請聶主任做個簡單的背景介紹吧?

  聶君慶:中圖成立于建國初期,在1985年前是國內(nèi)惟一有圖書進口經(jīng)營權(quán)的機構(gòu)。經(jīng)過50年的發(fā)展,我們已經(jīng)形成了一套非常穩(wěn)定的業(yè)務(wù)模式,有一張伸向全球的營銷網(wǎng)絡(luò)。我們的客戶80%是團體,主要是院校、科研機構(gòu)的圖書館、資料室以及情報機構(gòu)等,面向的是科研與教學(xué);中圖和很多國外的出版機構(gòu)、書商也形成了長期、穩(wěn)定的合作。1985年后,經(jīng)營權(quán)部分開放,到現(xiàn)在,全國大概有30~40家機構(gòu)擁有相同的經(jīng)營權(quán),中圖還是其中最有實力的,在進口圖書市場大概占有80%的份額。

  記者:不知道TurboCRM的已有客戶中,是不是有圖書流通領(lǐng)域的。即使這樣,對TurboCRM來說,中圖還是一個比較獨特的客戶吧?有沒有感受到特別的壓力?

  李蓓:TurboCRM在CRM方面做了很多行業(yè),比如高科技制造、金融、咨詢服務(wù)、電子儀器等,但圖書進出口行業(yè)還是第一家。不過,我們以前有過圖書行業(yè)的其他經(jīng)驗,對這個行業(yè)還是相當了解的。

  從我們的角度來看,不管哪個行業(yè),CRM的核心思想是一樣的,是不分行業(yè)的。我們對中圖用了近一個月的時間做業(yè)務(wù)流程分析,然后把我們的原則和客戶的業(yè)務(wù)結(jié)合,產(chǎn)生了實施方案。

  聶君慶:我們開始也接觸了一些廠商,之所以最后選中TurboCRM。主要是有幾點考慮,首先就是覺得他們對圖書行業(yè)的未來發(fā)展有相當深刻的認識;其次就是覺得這個軟件對我們比較實用、適用;另外,我們要做的不只是上個系統(tǒng),而是一個長期的合作。


聶君慶

  記者:從中圖的目前狀態(tài)來看,經(jīng)營還是相當穩(wěn)定的,優(yōu)勢也很明顯,而不是到了業(yè)務(wù)遭遇危機、不變不可的地步。那么投資CRM是出于什么樣的考慮?你們所說的對圖書行業(yè)未來發(fā)展的認識一致體現(xiàn)在什么方面?

  聶君慶:從我們的現(xiàn)狀來說,目前的生存壓力并不大。但是,我們一直感覺到潛在的競爭壓力在增大。

  早期的時候,用戶的信息來源有限,基本上我們提供什么他們就選擇什么,F(xiàn)在,他們自己的信息渠道更加暢通了。我們提供的如果不是他們想要的,他們就會想辦法打通自己的信息通道,或者選別的進出口商。對我們來說,這是客戶資源的流失。

  早幾年就聽說中國加入WTO后,圖書的進出口權(quán)將部分開放,一些國外的出版公司就會參與競爭。比如,現(xiàn)在德國的貝塔斯曼雖然經(jīng)營范圍受到嚴格限制,只能經(jīng)銷國內(nèi)出版物,但發(fā)展非?,據(jù)說已經(jīng)有200萬的會員,而它只要有50萬會員就實現(xiàn)贏利。如果進出口權(quán)開放,外國公司憑借先進的管理手段和雄厚的資金勢力,就可以吸引最優(yōu)秀的人才,本土化的時間差并不存在。

  所以,我們的危機感一直都有,覺得必須要在管理上、運作上有一個提升。

  李蓓:現(xiàn)在中圖的這種工作方式,是把所有的信息發(fā)給所有的客戶,對一個客戶來說,其中可能只有1%的信息對他是有用的,而99%是多余的,F(xiàn)在的圖書流通,更多的是一個“搬箱子的過程”,把圖書從A(出版社)運到B(用戶)。隨著開放程度的提高,A和B之間的渠道暢通了,流通的可能就不是一本書,而可能是電子圖書,那么作為中間商,就必須思考“那時,我們還能做些什么?我們存在的價值是什么?”


李蓓

  隨著市場的開放,信息技術(shù)的發(fā)展,將來能夠做圖書進出口的企業(yè)和現(xiàn)在的肯定不一樣。這樣的企業(yè)可能沒有龐大的進出口資源,并不是很熟悉報關(guān)等一些手續(xù),但是對客戶信息、出版信息把握得比較準確,而其他的業(yè)務(wù)則可以外包或者干脆甩掉。從國際圖書行業(yè)發(fā)展的趨勢來看,我們認為圖書行業(yè)企業(yè)關(guān)注更多的應(yīng)該是,怎么占有最新、最全的信息,而且知道哪些人需要這些信息。

  總體上看,在未來的五年里,中圖要成為圖書信息鏈里一個發(fā)揮主動作用的節(jié)點,不僅掌握最多最全的出版物信息,而且能從上百萬的客戶中篩選出誰最需要這些信息,這樣作為信息提供商的地位才會比較穩(wěn)固。

  柔和的變革

  記者:從剛才談的來看,都是一些未來的遠景描述,而且和目前中圖的現(xiàn)狀反差是比較大的。怎么把對未來目標的追求和上這樣一個系統(tǒng)聯(lián)系起來呢?

  聶君慶:現(xiàn)在,我們圖書部的經(jīng)營方式還是幾十年延續(xù)的目錄服務(wù)式的,就是把國外各領(lǐng)域的最新出版、甚至是非正式出版的信息收集起來,編成目錄,發(fā)給我們所有的客戶;客戶根據(jù)目錄選擇所要的材料,向我們下定單;根據(jù)定單,我們就向國外出版社定貨、報關(guān)、發(fā)貨,工作的重點在后端的貿(mào)易上。將來,我們要成為信息鏈條里的一個節(jié)點,成為信息提供商,就必須從注重貿(mào)易為主,轉(zhuǎn)向以客戶服務(wù)為中心。

  從業(yè)務(wù)發(fā)展的角度,我們需要有一套管理客戶信息的系統(tǒng)。在我們接到定單后的向國外定書、報關(guān)、發(fā)貨等有一套完整的業(yè)務(wù)系統(tǒng),但是在客戶方面就還是傳統(tǒng)的靠人力來管理。因為現(xiàn)在定單的量很大,我們感覺到完全靠“拍腦袋”去干事情是不行,必須有一套計算機系統(tǒng)把大量的、分散的信息管起來。

  李蓓:中圖在大的方向上比較明確,就是未來的五年能夠成為信息占有者和提供者。但至于怎么開始,怎么逐步實現(xiàn)那個遠期目標,并不是很清楚。那么我們就是根據(jù)他們的需求,提出一個分布實施的計劃,并按此執(zhí)行。

  CRM的應(yīng)用是分層次的,最初可是一些基礎(chǔ)的工作,比如把所有的客戶集中起來,實現(xiàn)信息共享。通過客戶集中,就可以發(fā)掘機會,比如說上海的公司知道了北京總部的客戶信息,那么就會考慮是不是和這些客戶在上海的分公司接觸接觸。第二個層次就是資料集中一段時間后,企業(yè)的分析能力就提高了。以前可能最常分析的是銷售量,現(xiàn)在就可以分析客戶流失率這樣的指標了,可以分析出銷售額背后的一些因素。再高層次就是整個公司的戰(zhàn)略變化。原來可以考慮的是,公司的報關(guān)是不是更順利;現(xiàn)在可能會考慮公司在未來十年里是不是會更有競爭能力。

  記者:實施這套系統(tǒng),除了改變工作方式,有沒有對圖書部的管理和組織結(jié)構(gòu)產(chǎn)生明顯的影響?

  聶君慶:最明顯的應(yīng)該就是我們新增加了市場部和客戶服務(wù)部這兩個部門。市場部負責拓展市場,也關(guān)注我們以前比較忽視的個人市場?蛻舴⻊(wù)部則專門負責對客戶的服務(wù),以前,這都是由各相關(guān)部門自己負責。

  李蓓:我們做的并不是簡單的實施,而是在咨詢診斷的基礎(chǔ)上,根據(jù)CRM的核心理念來推進。通過調(diào)研,我們發(fā)現(xiàn)中圖在客戶服務(wù)和新客戶挖掘方面都比較薄弱。我們曾經(jīng)以用戶的身份打匿名電話,但是電話轉(zhuǎn)接了七、八次也沒有得到滿意的回復(fù);中圖的發(fā)行一直都是以新華書店為主,而客戶也穩(wěn)定在科研院所,而對一些新出現(xiàn)的潛在客戶的信息的發(fā)掘做的不夠。那么,在我們的建議下,圖書部就新成立了客戶服務(wù)部和市場部。

  經(jīng)過這么一個改變,中圖在面向客戶的銷售、市場和服務(wù)方面就比較全面了。建立了CRM后,這些和客戶直接接觸的人員都可以應(yīng)用這個系統(tǒng),把客戶信息輸入系統(tǒng),形成整合的、大家共享的信息。

  記者:上一套系統(tǒng)對很多人來說意味著工作手段從手工到計算機操作的變革,加上剛才提到的管理上的變革,對中圖這樣業(yè)務(wù)一直比較穩(wěn)定的企業(yè),是一個比較大的沖擊。那么,其中最困難的是什么?通過怎樣的措施保證變革能夠有效?

  聶君慶:中圖的日常工作方式是沿襲下來的,普通員工都已經(jīng)習(xí)慣了這種穩(wěn)定。有很多是老員工,知識結(jié)構(gòu)比較固定,要他們一下子變過來,肯定是不可能的。未來的目標是明確的,但是不可能通過激進的變革快速地達到。所以,我們的基本思路是漸變的、柔和的。

  李蓓:最開始,給我們思想壓力最大的是體制的差別。因為中圖畢竟是有50多年歷史的國企,有自己的進口、出口以及發(fā)行方法,還有它和客戶打交道的方法。這些看起來和我們形容的完全競爭的市場很不一樣。中圖的領(lǐng)導(dǎo)能看到未來的狀況,但對普通的員工來說,他們可能還是習(xí)慣于照原來的思維方式思考、原來的方式工作。

  所以,我們花了相當?shù)木τ糜谂嘤?xùn),和員工們一起討論未來的圖書業(yè)會是什么樣,讓他們?nèi)タ疵绹木W(wǎng)站Amazon 和Barnes&Noble 是怎么運作的。讓他們意識到,雖然現(xiàn)在定單是處理不完,但五年以后,可能他們的定單會不夠,而這些是他們以前不會想到的。慢慢地,他們的觀念也得到了一些改變。

  在整個過程中,我們和中圖的合作很默契。我們作為新思想的引入方,起的作用經(jīng)常在培訓(xùn)、在開闊大家的思路和鼓勵創(chuàng)新的方面;而中圖的領(lǐng)導(dǎo)作為實際的管理者,會從日常業(yè)務(wù)的操作性、不同員工的接受程度這些角度加以補充,最后形成的方案切合企業(yè)實際,便于中圖深入實施。這樣的配合保證了轉(zhuǎn)變是漸進的、柔和的、有效的,因此效果比較好。

  在客戶服務(wù)上,中圖設(shè)立了客戶服務(wù)部,但是客戶的請求在企業(yè)內(nèi)部可能還是要轉(zhuǎn)七、八次。不同的是,客戶服務(wù)由專門的部門去做,而且保證一定要回復(fù),至于內(nèi)部流程就由這一個人去負責。不同的是,對客戶來說,內(nèi)部流程的磕磕絆絆感覺不到了。這也是我們和中圖討論后達成的一個最佳的辦法。另外,我們開始在應(yīng)用培訓(xùn)上本來打算只做一次,中圖要求至少要做三次,后來事實證明,三次是有必要的。

  預(yù)期的收獲

  記者:目前,CRM系統(tǒng)在圖書部投入應(yīng)用已經(jīng)一個多月了,能夠看到什么明顯的效益嗎?預(yù)期的變化會是什么?既然是一個瞄準未來五年的發(fā)展計劃,雙方還會有什么進一步的合作?

  聶君慶:目前,我們還沒有很具體的數(shù)字說明,但是很明顯能夠感覺到已經(jīng)和以前不一樣了。以前,關(guān)于客戶的信息是分散的,存在大堆的文檔或人的腦子里,F(xiàn)在,如果要查什么客戶信息,起碼不用再去各科室翻大量的文擋。要聯(lián)系客戶,也不用在桌子上帖滿寫聯(lián)絡(luò)人的黃條。隨著時間的推移,我們相信更多的效果會顯現(xiàn)出來。

  實施CRM后,下一步我們想要在電子商務(wù)方面進一步深入。目前,我們已經(jīng)在中圖主頁上有一個“中圖書苑”的連接,但是只是平面的信息查詢。我們希望可以做成一個可以讓用戶不僅查詢,還能通過網(wǎng)站下定單的電子商務(wù)門戶。下一步,我們要進行TurboLINK的實施,就是出于這樣的考慮。

  李蓓:對于系統(tǒng)實施的效果,我們一直在關(guān)注,也進行定期的調(diào)查,了解員工們的意見。從員工反饋來說,系統(tǒng)給他們的工作的確帶來了方便。以前,客戶打電話來詢問定單了,工作人員才會想到去查找,然后就翻大量的文檔,結(jié)果可能還是不理想,F(xiàn)在,只要在計算機上輸入一個名字或書號,信息就自動顯示了。對他們來說,效率是很直觀的。但是,這還不是系統(tǒng)實施的最終績效,我們預(yù)計等到TurboLINK實施完成后,經(jīng)過一段時間,再進行一個比較全面系統(tǒng)的評估,比如統(tǒng)計網(wǎng)絡(luò)信息查詢,特別是網(wǎng)絡(luò)定單數(shù)量的增長以及和傳統(tǒng)定單數(shù)的對比。真正的效益到時候自然就出來。

賽迪網(wǎng) 中國信息化(industry.ccidnet.com)


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