縮短報(bào)銷周期 提高審批效率
羅氏診斷實(shí)施預(yù)算和費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)成功案例
2009/07/20
報(bào)銷，是企業(yè)日常運(yùn)營中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。特別是銷售人員眾多且員工出差機(jī)會頻繁的公司，費(fèi)用報(bào)銷不僅與公司現(xiàn)金流通狀況密切相關(guān)，也關(guān)系到員工的利益。但是公司繁雜的財(cái)務(wù)政策往往造成報(bào)銷拖拉延誤，給員工帶來不便。因此簡化費(fèi)用報(bào)銷流程并提高操作過程中的透明度，成為每個(gè)公司都想要解決的問題。
羅氏診斷產(chǎn)品（上海）有限公司利用上海葡萄城的預(yù)算和費(fèi)用報(bào)銷管理解決方案成功的將平均42個(gè)工作日的報(bào)銷周期縮短了近一半時(shí)間，其成功經(jīng)驗(yàn)或可為有相同煩惱的企業(yè)借鑒。
一、客戶背景
羅氏始創(chuàng)于1896年，總部位于瑞士巴塞爾，在制藥和診斷領(lǐng)域是世界領(lǐng)先的以研發(fā)為基礎(chǔ)，以創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)的健康事業(yè)公司之一。羅氏是體外診斷領(lǐng)域、抗腫瘤藥品和移植藥品的全球領(lǐng)先者，羅氏診斷作為羅氏集團(tuán)兩大業(yè)務(wù)部門之一，在2000年與AVL公司的儀器部門進(jìn)行了成功的合并，使得羅氏診斷成為診斷領(lǐng)域領(lǐng)先的醫(yī)療保健信息提供者，其應(yīng)用科學(xué)部是全球研究疾病病因或隱患的試劑和系統(tǒng)的主要生產(chǎn)商，每年有100多種有利于醫(yī)學(xué)科學(xué)進(jìn)展和供商業(yè)使用的新產(chǎn)品、科研試劑和系統(tǒng)上市。
與絕大多數(shù)醫(yī)藥公司相仿，羅氏診斷的銷售人員遍布全國各大省市，所有報(bào)銷單據(jù)都需要匯總到總公司才能進(jìn)行，費(fèi)用報(bào)銷周期過長成為日益突出的矛盾。通過調(diào)研市場上流行的預(yù)算和費(fèi)用報(bào)銷管理系統(tǒng)，管理層最終選擇了上海葡萄城信息技術(shù)有限公司的解決方案。
二、業(yè)務(wù)難題
葡萄城的實(shí)施顧問對羅氏診斷作了詳盡的需求調(diào)研，發(fā)現(xiàn)問題主要集中在以下方面：
- 報(bào)銷周期過長 羅氏診斷對公司的報(bào)銷流程做過統(tǒng)計(jì)，平均需要42個(gè)工作日才能完成從申請到審批到財(cái)務(wù)支付的整個(gè)流程。報(bào)銷周期過長的弊端不僅體現(xiàn)于員工滿意度下降，對公司的現(xiàn)金流管理也帶來了困難。
- 審批過程不透明 報(bào)銷申請離不開審批，傳統(tǒng)的手工方式主導(dǎo)下，審批流程是不透明的。員工既無法了解審批進(jìn)行到了哪一步，還需要多少時(shí)間才能拿到報(bào)銷所得，也不能在申請被駁回時(shí)立刻獲悉具體原因。
- 現(xiàn)金和信用卡的抉擇 羅氏診斷為了減少公司現(xiàn)金預(yù)支，鼓勵(lì)銷售人員使用信用卡進(jìn)行業(yè)務(wù)活動(dòng)。但準(zhǔn)確判別工作消費(fèi)和個(gè)人消費(fèi)紀(jì)錄卻成了財(cái)務(wù)額外的負(fù)擔(dān)，同時(shí)也造成報(bào)銷周期延長并可能影響信用卡還款。
三、葡萄城預(yù)算和費(fèi)用報(bào)銷解決方案
上海葡萄城信息技術(shù)有限公司的預(yù)算和費(fèi)用報(bào)銷解決方案利用靈活的工作流程支持企業(yè)對資金進(jìn)行管理，結(jié)合客戶實(shí)際需求，葡萄城的顧問將羅氏診斷的實(shí)施重點(diǎn)放在以下方面：
- 費(fèi)用審批按明細(xì)拆分進(jìn)行，加快報(bào)銷進(jìn)度 員工報(bào)銷經(jīng)常會遇到個(gè)別明細(xì)項(xiàng)不符合要求需退回重新填寫，通常情況是將整張單據(jù)一起退回，其中也包括正確的項(xiàng)目。通過對細(xì)節(jié)的深入調(diào)研，羅氏診斷發(fā)現(xiàn)員工在重新填寫單據(jù)方面浪費(fèi)了大量時(shí)間，而整個(gè)報(bào)銷流程的周期也因此延長。葡萄城的實(shí)施顧問針對企業(yè)需求對員工申請報(bào)銷的項(xiàng)目進(jìn)行拆分，一旦單據(jù)中某一項(xiàng)費(fèi)用申請出現(xiàn)問題，系統(tǒng)僅僅退回需要修改的明細(xì)項(xiàng)，而其他則按照正常流程進(jìn)行審批。
- 導(dǎo)入信用卡消費(fèi)記錄，減少公司現(xiàn)金預(yù)支 葡萄城的實(shí)施顧問將銀行提供的信用卡消費(fèi)記錄導(dǎo)入系統(tǒng)，并做標(biāo)記以供申請者填寫單據(jù)時(shí)選擇。員工進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷時(shí)自行選擇相關(guān)記錄作為明細(xì)項(xiàng)，各級審批人能方便地核查。對于個(gè)人消費(fèi)不做報(bào)銷用途的記錄，審批人則無法查看，保護(hù)員工個(gè)人隱私的安全性。
- 規(guī)范公司流程，提高各環(huán)節(jié)工作效率 羅氏診斷嚴(yán)格要求施行標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的流程以提高整個(gè)企業(yè)的效率，葡萄城的實(shí)施顧問根據(jù)其需求將出差申請和現(xiàn)金預(yù)支流程與費(fèi)用報(bào)銷進(jìn)行關(guān)聯(lián)。員工利用系統(tǒng)進(jìn)行出差申請，此后的差旅費(fèi)用報(bào)銷必須與其出差申請單一致，報(bào)銷時(shí)系統(tǒng)會自動(dòng)列出員工提交的出差申請供其選擇，利用同一個(gè)系統(tǒng)規(guī)范流程提高效率。現(xiàn)金預(yù)支同樣與最后的財(cái)務(wù)支付流程相關(guān)聯(lián)，財(cái)務(wù)完成最后付款前會根據(jù)SAP系統(tǒng)沖抵的現(xiàn)金扣除預(yù)支的金額，申請者通過系統(tǒng)可以看到實(shí)際歸還的金額。羅氏診斷要求每一張發(fā)票對應(yīng)一項(xiàng)報(bào)銷明細(xì)并由系統(tǒng)給出索引號互相對照，財(cái)務(wù)只需將索引號導(dǎo)入SAP系統(tǒng)就能對兩個(gè)系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對，便于導(dǎo)出報(bào)表及財(cái)務(wù)審計(jì)。
四、客戶收益
羅氏診斷實(shí)施上海葡萄城的預(yù)算和費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)之后，基本實(shí)現(xiàn)縮短報(bào)銷周期目標(biāo)的目標(biāo)，同時(shí)在以下方面獲得收益：
- 加強(qiáng)合規(guī)檢查 系統(tǒng)遵循SOP標(biāo)準(zhǔn)，一旦報(bào)銷的費(fèi)用超過額定金額標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)會自動(dòng)給出提示并轉(zhuǎn)給更高權(quán)限的負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。為提醒員工注意合規(guī)，系統(tǒng)將法規(guī)性文檔作為附件鏈接，減少差錯(cuò)率。
- 提高審批透明度及員工滿意度 運(yùn)用流程的益處在于能隨時(shí)查看報(bào)銷的進(jìn)展，普通員工可以看到自己所有申報(bào)的費(fèi)用報(bào)銷紀(jì)錄，并可點(diǎn)擊查看單項(xiàng)費(fèi)用的審批紀(jì)錄、審批進(jìn)展。如果申請被拒，系統(tǒng)則要求審批者必須輸入拒絕理由并扣除申請人相應(yīng)的分?jǐn)?shù)，加強(qiáng)員工嚴(yán)格遵守報(bào)銷規(guī)則的自覺性。企業(yè)通過系統(tǒng)提升了審批的透明度，也提高了員工的滿意度。
- 提高報(bào)銷效率，縮短周期 系統(tǒng)通過郵件提醒審批者有亟待審批的費(fèi)用，并自動(dòng)在審批結(jié)束后進(jìn)入下一個(gè)與物理單據(jù)的審核流程，最后報(bào)財(cái)務(wù)部門等待付現(xiàn)。即使審批者不在公司也不影響報(bào)銷流程的運(yùn)轉(zhuǎn)，避免了拖沓。申請者若有事外出，可以設(shè)置代理人幫助填寫相關(guān)單據(jù)并作為草稿保存，節(jié)省了不必要的等待時(shí)間。
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