成功始于選擇正確的產(chǎn)品——上海夏普電子辦公協(xié)同案例
2009/02/17
大型制造業(yè)企業(yè)通常使用SAP管理制造、財(cái)務(wù)、物流、銷售等流程。SAP的復(fù)雜性眾所周知，企業(yè)對(duì)流程進(jìn)行修改、擴(kuò)展、維護(hù)都十分不便，不得不投入更多后續(xù)成本。上海夏普電子有限公司將葡萄城的工作流系統(tǒng)與SAP結(jié)合，根據(jù)實(shí)際需求方便快速地定制審批流程，使工作效率得到了顯著提高。
工作流系統(tǒng)僅僅是上海夏普電子辦公協(xié)同解決方案應(yīng)用的一個(gè)方面，企業(yè)信息門戶、單點(diǎn)登錄和工作流三項(xiàng)技術(shù)整合運(yùn)用，為上海夏普電子打造了信息高速共享，高度協(xié)作的辦公平臺(tái)。
一、客戶背景
上海夏普電子有限公司是由上海廣電(集團(tuán))公司、上海廣電信息產(chǎn)業(yè)股份有限公司、日本夏普株式會(huì)社、日本三菱商式株式會(huì)社、日本夏普電子技術(shù)公司(美國(guó)銷售公司)共同投資1.5598億美元組建的綜合家用電器合資企業(yè)。公司成立于一九九二年六月，地處上海浦東新區(qū)金橋出口加工區(qū)，是第一家入駐浦東的大型家電合資企業(yè)。經(jīng)過十年的奮斗，上海夏普已經(jīng)成為了一家全國(guó)知名的綜合性家電生產(chǎn)企業(yè)，產(chǎn)品從單一的空調(diào)機(jī)器，逐步發(fā)展成空調(diào)器、電冰箱、洗衣機(jī)、微波爐、電飯煲五大系列數(shù)百個(gè)品種的國(guó)家大型制造型企業(yè)。
上海夏普電子深知企業(yè)發(fā)展離不開對(duì)市場(chǎng)趨勢(shì)的準(zhǔn)確把握和預(yù)估。但這些信息是否能及時(shí)共享給所有相關(guān)部門和員工，卻并非易事。信息在傳遞過程中，不可避免人為因素導(dǎo)致的延遲，而往往一次延遲就可能造成市場(chǎng)先機(jī)的喪失。
有鑒于此，上海夏普電子決定采用上海葡萄城信息技術(shù)有限公司提供的辦公協(xié)同解決方案，在企業(yè)內(nèi)部建立信息共享平臺(tái)，同時(shí)利用工作流提升工作效率。
二、客戶難題
葡萄城的實(shí)施顧問總結(jié)了上海夏普電子亟待解決的一些問題，將客戶需求歸納為以下幾點(diǎn)：
多語言支持 上海夏普電子由中國(guó)、日本、美國(guó)三方共同注資組建，員工分別來自于中日美三國(guó)。因此單一語言的系統(tǒng)無法顧及全部員工的用戶體驗(yàn)，甚至給不懂第二門語言的員工造成使用不便。
工作流程管理 上海夏普電子使用SAP系統(tǒng)對(duì)企業(yè)資源進(jìn)行管理，但SAP的復(fù)雜性使企業(yè)無法在該系統(tǒng)中設(shè)計(jì)新的審批流程。企業(yè)希望能使用快速簡(jiǎn)單的工作流平臺(tái)自定義流程節(jié)點(diǎn)，導(dǎo)入SAP數(shù)據(jù)進(jìn)行審批，將結(jié)果導(dǎo)回系統(tǒng)。
協(xié)同辦公 上海夏普電子部門眾多，企業(yè)希望通過協(xié)同辦公以提高整個(gè)公司的工作效率。但部門之間的互相協(xié)作缺乏技術(shù)支持， 不能達(dá)到預(yù)期要求。
系統(tǒng)集成 上海夏普電子使用多個(gè)系統(tǒng)輔助日常運(yùn)營(yíng)，系統(tǒng)多給員工登錄帶來了不便，員工從一個(gè)系統(tǒng)切換到另一個(gè)系統(tǒng)需要反復(fù)輸入用戶名和密碼，而復(fù)雜的密碼設(shè)置對(duì)于員工的記憶力著實(shí)是一項(xiàng)挑戰(zhàn)，原先想要提高效率的良好愿望反而收到事倍功半的效果。
三、上海葡萄城辦公協(xié)同解決方案
葡萄城根據(jù)上海夏普電子的需求，為其提供辦公協(xié)同解決方案，整合應(yīng)用企業(yè)信息門戶、系統(tǒng)集成、工作流平臺(tái)三項(xiàng)技術(shù)。
微軟原先為上海夏普電子實(shí)施過基于WSS3.0內(nèi)核的門戶系統(tǒng)，葡萄城將之升級(jí)到Microsoft Office SharePoint Server2007，在此基礎(chǔ)上對(duì)信息門戶的功能應(yīng)用進(jìn)行擴(kuò)展。考慮到上海夏普電子的員工遍布中國(guó)、日本、美國(guó)三地，實(shí)施顧問搭建了多語言版本的門戶平臺(tái)，用戶可自行在中日英三種界面間切換。
強(qiáng)化門戶信息中心的地位 企業(yè)信息門戶主要是對(duì)全公司共用的信息進(jìn)行統(tǒng)一管理、存儲(chǔ)和發(fā)布，確保信息在全公司范圍內(nèi)能夠被及時(shí)傳遞，并使得用戶可以最方便地對(duì)信息進(jìn)行檢索和查詢。上海夏普電子的門戶系統(tǒng)細(xì)分為公司門戶、部門門戶以及個(gè)人工作平臺(tái)三種功能。公司門戶主要用于集中發(fā)布新聞、通知、公告、規(guī)章制度等務(wù)必通告全公司員工的信息；部門管理人員利用部門新聞模塊對(duì)部門重要新聞進(jìn)行集中管理和發(fā)布，并利用MOSS標(biāo)準(zhǔn)的文檔庫(kù)對(duì)部門內(nèi)部常用文檔進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理；員工可自定義個(gè)人工作平臺(tái)的模板，創(chuàng)建個(gè)人資料庫(kù)和與其他同事共享的文檔庫(kù)。
強(qiáng)化門戶多系統(tǒng)整合及單點(diǎn)登錄功能 企業(yè)信息門戶將公司正在使用的多個(gè)系統(tǒng)同公司域系統(tǒng)進(jìn)行整合，并提供集中統(tǒng)一的身份認(rèn)證。上海夏普電子從HR系統(tǒng)中統(tǒng)一導(dǎo)入人員及職務(wù)信息，凡是在HR系統(tǒng)中注冊(cè)過的人員只需輸入域系統(tǒng)的用戶名和密碼就可以根據(jù)相應(yīng)的規(guī)則訪問與業(yè)務(wù)相關(guān)的多個(gè)系統(tǒng)，無需重復(fù)登錄。一旦員工離職，IT部門只需停止該員工的域帳號(hào)即可，既節(jié)省了IT人員的時(shí)間也為系統(tǒng)的安全性提供保障。
強(qiáng)化門戶協(xié)同工作的優(yōu)勢(shì) 企業(yè)信息門戶為公司跨部門協(xié)作搭建了虛擬平臺(tái)，不僅銷售團(tuán)隊(duì)可以設(shè)立各自的工作站點(diǎn)，員工也能設(shè)立個(gè)人站點(diǎn)并同時(shí)添加項(xiàng)目組成員。僅以上海夏普電子應(yīng)用的一個(gè)最簡(jiǎn)單功能為例，公司門戶的日歷可同步到部門站點(diǎn)，再由部門站點(diǎn)同步到個(gè)人工作平臺(tái)。員工利用日歷自行記錄、管理自己的日程安排，包括休假時(shí)間、日常工作匯報(bào)等。這份日歷可共享給同事，也能查詢相關(guān)同事的共享日程安排，便于協(xié)同工作。
強(qiáng)化權(quán)限管理 企業(yè)信息門戶通過嚴(yán)格的授權(quán)管理保障信息安全性以及所發(fā)布內(nèi)容的正確性。首先登錄門戶和個(gè)人工作平臺(tái)的用戶信息全部來源于HR系統(tǒng)。如果用戶未曾在HR系統(tǒng)中注冊(cè)過，即使能登錄Windows操作系統(tǒng)和公司門戶首頁也無法使用下設(shè)的功能項(xiàng)以及進(jìn)入部門和個(gè)人站點(diǎn)。上海夏普電子對(duì)文檔發(fā)布有著明確規(guī)定，所有發(fā)布的內(nèi)容都需要建立權(quán)限組進(jìn)行審批，防止無用信息浪費(fèi)數(shù)據(jù)庫(kù)資源。
強(qiáng)化工作流概念 正如引言所述，上海夏普電子在使用SAP過程中發(fā)現(xiàn)復(fù)雜的系統(tǒng)無法自行設(shè)置符合企業(yè)實(shí)際需求的流程。葡萄城的實(shí)施顧問利用自行研發(fā)的工作流引擎為上海夏普電子量身定制客戶信息審批流程、產(chǎn)品信息審批流程。結(jié)合SharePoint提供的工作流配置平臺(tái)定制各類應(yīng)用于門戶的審批流程，上海夏普電子的辦公協(xié)同解決方案極力強(qiáng)化工作流概念，結(jié)合企業(yè)信息門戶達(dá)到事半功倍的效果。
四、客戶收益
作為上海夏普電子建設(shè)企業(yè)信息化平臺(tái)的一部分，葡萄城的辦公協(xié)同解決方案為上海夏普電子的流程管理提供統(tǒng)一的IT解決方案，提高客戶日常管理工作的效率和質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)流程管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。具體收益體現(xiàn)在以下方面：
信息共享，高效協(xié)作 這是信息門戶帶給上海夏普電子最直觀的收益。員工可以從公司門戶網(wǎng)站上瀏覽到企業(yè)內(nèi)容新聞，從而及時(shí)獲得與業(yè)務(wù)或工作相關(guān)的信息。各部門及員工通過建立自己的站點(diǎn)，依靠文檔、信息共享實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公。
提高工作效率 降低后續(xù)開發(fā)成本 上海夏普電子運(yùn)用工作流完成申請(qǐng)、審批等一系列流程，使工作效率得到大幅提升。葡萄城的工作流引擎具有快速部署、用戶可自定義、可維護(hù)、可擴(kuò)展的特點(diǎn)，IT人員可方便地定制符合企業(yè)實(shí)際需求的工作流程，節(jié)省了后續(xù)開發(fā)成本。
提高保密性 降低安全風(fēng)險(xiǎn) 上海夏普電子將HR系統(tǒng)與企業(yè)信息門戶相結(jié)合，保證只有公司內(nèi)部員工才可以使用門戶以及工作流的全部功能，提高了信息保密性并降低安全風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)利用單點(diǎn)登錄技術(shù)整合企業(yè)全部應(yīng)用系統(tǒng)，使員工只需輸入一次用戶名和密碼即可登錄工作系統(tǒng)，節(jié)約了時(shí)間成本。
CTI論壇編輯
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