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河套酒業(yè)ERP越釀越香

2011/11/08

　　一、河套酒業(yè)簡介

　　內(nèi)蒙古河套酒業(yè)集團(tuán)股份有限公司（以下簡稱“河套酒業(yè)”）始建于1952年，經(jīng)過半個多世紀(jì)的發(fā)展，由小到大，由弱到強，在同行業(yè)競爭中異軍突起，由一個縣級國營制酒廠，逐漸成長為內(nèi)蒙古20戶重點大企業(yè)集團(tuán)之一，成為全區(qū)釀酒行業(yè)的龍頭企業(yè)。

　　目前，河套酒業(yè)擁有31億元總資產(chǎn)，6600多名員工，以及180萬平方米占地面積。主導(dǎo)產(chǎn)品有“河套王”、“河套老窖”系列為代表的濃香型白酒，以“金馬酒”為代表的復(fù)合香型白酒，以“河套陳藏”為代表的清香型白酒和以“御膳春”保健酒、“百吉納”奶酒為代表的營養(yǎng)滋補型四大系列多個花色品種，是北方濃香型酒的典型代表。

　　通過不斷推進(jìn)、完善和落實企業(yè)內(nèi)部管理，河套酒業(yè)已經(jīng)形成了一個相對科學(xué)高效的管理體系，并引入了先進(jìn)的現(xiàn)代化管理手段和設(shè)施，在生產(chǎn)車間推行定置管理，引入海爾OEC管理模式，搭建了ERP系統(tǒng)、OA協(xié)同辦公管理平臺，使企業(yè)的管理水平不斷提升。2008年，河套酒業(yè)被評為“2008年度中國企業(yè)信息化500強”。

　　近年來，河套酒業(yè)堅持以市場為導(dǎo)向，努力推進(jìn)自主創(chuàng)新，做大做強白酒主業(yè)，加強市場營銷，不斷擴大市場份額，形成以內(nèi)蒙古中西部地區(qū)為基地，周邊省市為前沿，輻射全國的營銷體系，銷售額和利稅以年均30%的速度遞增，已經(jīng)發(fā)展成為以白酒為主業(yè)，兼有奶酒、保健酒、包裝物制造、番茄加工、房地產(chǎn)開發(fā)等多種產(chǎn)業(yè)門類的集團(tuán)公司，成為地區(qū)的龍頭骨干企業(yè)，為地方經(jīng)濟(jì)的發(fā)展發(fā)揮著強大的帶動作用。

　　二、河套酒業(yè)信息化應(yīng)用歷史發(fā)展之路

　　從1995年至今，河套酒業(yè)的信息化發(fā)展大致經(jīng)歷了三個階段：

　　第一階段是1995年-2000年，從1995年起，河套酒業(yè)先后引進(jìn)了國內(nèi)知名廠商提供的DOS版進(jìn)銷存系統(tǒng)、工資系統(tǒng)和財務(wù)管理系統(tǒng)，但這三套系統(tǒng)之間相互獨立，數(shù)據(jù)的交換需要通過軟盤來實現(xiàn)。

　　2000年-2009年，伴隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，河套酒業(yè)的信息化發(fā)展進(jìn)入了第二階段，在這一時期，實施的信息化項目主要有公司網(wǎng)站、監(jiān)控系統(tǒng)、郵件系統(tǒng)、OA系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)。

　　最初的ERP系統(tǒng)是由北京某IT企業(yè)提供的，由于該系統(tǒng)不成熟、問題比較多，再加上當(dāng)時河套酒業(yè)內(nèi)部管理人員和普通員工對于計算機系統(tǒng)的認(rèn)識程度和專業(yè)素質(zhì)還不高，經(jīng)過兩年艱難的實施，河套酒業(yè)最終放棄了與該企業(yè)的合作。

　　經(jīng)過這次失敗，河套酒業(yè)認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗，開始向其他公司尋求解決方案。2003年，河套酒業(yè)和國內(nèi)某知名軟件企業(yè)建立了合作關(guān)系，經(jīng)過雙方一年多的努力，成功實施了ERP系統(tǒng)，實施內(nèi)容涉及財務(wù)、銷售、采購、庫存、質(zhì)量、人力資源和生產(chǎn)。經(jīng)過此次實施，河套酒業(yè)的業(yè)務(wù)管理水平得到了極大的提升，公司上下對于信息系統(tǒng)建設(shè)有了更深層次的認(rèn)識，為加快企業(yè)信息化建設(shè)奠定了技術(shù)基礎(chǔ)。在隨后的2005年-2009年期間，河套酒業(yè)先后給下屬企業(yè)和辦事處實施了該系統(tǒng)。經(jīng)過15年左右的信息化建設(shè)，各系統(tǒng)伴隨著河套酒業(yè)的發(fā)展得到了充分的應(yīng)用，并且取得了不錯的效果。

　　然而，企業(yè)發(fā)展之快遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了系統(tǒng)設(shè)計時的預(yù)期，隨著企業(yè)規(guī)模不斷擴大，新的管理需求不斷提出，河套酒業(yè)對集團(tuán)化的管理需求迫在眉睫，原有的ERP系統(tǒng)已不再適合企業(yè)發(fā)展變化的需求，河套酒業(yè)不得不放棄原有的ERP系統(tǒng)，尋求新的解決方案。

　　2009年，依據(jù)發(fā)展規(guī)劃，河套酒業(yè)制定了新的企業(yè)信息化戰(zhàn)略規(guī)劃，以支撐河套酒業(yè)的發(fā)展，規(guī)劃要求打破現(xiàn)有集團(tuán)內(nèi)企業(yè)之間的信息孤島，建立統(tǒng)一的信息管理平臺；深化分銷管理，跟蹤終端市場動態(tài)，為快速響應(yīng)市場提供及時準(zhǔn)確的信息；建設(shè)集團(tuán)運營監(jiān)管平臺，幫助企業(yè)快速準(zhǔn)確發(fā)現(xiàn)問題、解決問題提供決策依據(jù)；重點打造自有的專業(yè)ERP應(yīng)用、開發(fā)和管理團(tuán)隊，通過該團(tuán)隊管理水平的提升，不斷規(guī)范、優(yōu)化和提升企業(yè)管理，以實現(xiàn)信息化推動工業(yè)化發(fā)展的目標(biāo)。

　　圍繞新的規(guī)劃要求，河套酒業(yè)信息化發(fā)展進(jìn)入了第三階段，這個階段實施的主要項目有安保系統(tǒng)、智能辦公大樓、企業(yè)資源計劃系統(tǒng)、防偽防串系統(tǒng)及ERP系統(tǒng)和OA系統(tǒng)、網(wǎng)站、防偽防串系統(tǒng)四者的融合。在這個階段，最重要的就是ERP系統(tǒng)的建設(shè)，經(jīng)過對國內(nèi)外多家廠商的考察，河套酒業(yè)最終決定和SAGE公司合作，這次合作對于河套酒業(yè)來說，可謂是鳳凰涅槃，浴火重生。

　　三、河套酒業(yè)ERP系統(tǒng)介紹

　　河套酒業(yè)原有ERP系統(tǒng)部署如下：

　　在原有系統(tǒng)中，每個公司有自己獨立的帳套，雖然每個公司內(nèi)部的產(chǎn)、供、銷、人、財、物等功能能夠有效地集成和綜合利用，但對于整個集團(tuán)來說，其中的每個公司都是一個信息孤島，不能形成數(shù)據(jù)集中、數(shù)據(jù)共享，不利于集團(tuán)統(tǒng)一管理，也不能形成銷售公司、股份公司、生產(chǎn)公司完整的供應(yīng)鏈流程。而且，由于河套集團(tuán)正處于不斷的發(fā)展壯大之中，越來越多的分子公司將統(tǒng)一在這個平臺之上，因此統(tǒng)一的集團(tuán)ERP管理平臺成為急迫的需求。

　　河套酒業(yè)新ERP系統(tǒng)部署如下：

　　河套酒業(yè)信息中心某某向記者詳解了ERP應(yīng)用架構(gòu)的搭建過程：

　　首先可以根據(jù)河套酒業(yè)的需要，建立任意個二級集團(tuán)，在每一個二級集團(tuán)下面，根據(jù)組織機構(gòu)的變化和發(fā)展，系統(tǒng)還允許不斷地擴展和調(diào)整，可以不斷增加獨立運作的實體公司。

　　這些獨立的實體根據(jù)需要可以進(jìn)行分拆、合并，如：包頭辦事處目前為業(yè)務(wù)獨立、財務(wù)獨立的經(jīng)營實體；如果業(yè)務(wù)需要，可以隨時合并到其他銷售公司，統(tǒng)一進(jìn)行財務(wù)核算，而業(yè)務(wù)運作仍然獨立進(jìn)行，以便需要時可以再次獨立財務(wù)運作。只需要選上或去掉會計核算標(biāo)志，即可改變核算關(guān)系。

　　集團(tuán)的ERP 信息平臺幫助河套酒業(yè)搭建了集團(tuán)的銷售、物流平臺，從而搭建了河套酒業(yè)特有的多級銷售網(wǎng)絡(luò)信息化支撐平臺，實現(xiàn)銷售的快速響應(yīng)、物流的共享，極大地提高了物流速度，減少了成品資金的物流環(huán)節(jié)占用。

　　對于食品類企業(yè)來說，管理的重點在銷售與分銷、資金及各項費用的管理和控制環(huán)節(jié)等方面，尤其是白酒生產(chǎn)分銷企業(yè)，現(xiàn)有的銷售還完全依賴傳統(tǒng)的分銷、物流方式。所以，利用先進(jìn)的計算機、信息技術(shù)對現(xiàn)有的銷售、物流系統(tǒng)進(jìn)行改造，加強銷售策略管理，提供銷售過程管理工具，確保銷售費用為企業(yè)創(chuàng)造更大的價值成為首要目標(biāo)。

　　根據(jù)費用動因，河套酒業(yè)將銷售過程中的所有費用細(xì)化為六大類型：銷售業(yè)務(wù)費用、銷售一般費用、廣告費用、銷售折扣、銷售返利和終端費用。細(xì)分后的費用絕大多數(shù)能夠建立與業(yè)績的關(guān)聯(lián)關(guān)系，從而在這個基礎(chǔ)上建立了與業(yè)務(wù)掛鉤的彈性費用額度制度。對少部分與業(yè)務(wù)無關(guān)的固定費用（如電話費）等按照預(yù)算進(jìn)行控制，從而實現(xiàn)業(yè)務(wù)產(chǎn)生費用、預(yù)算產(chǎn)生費用的自動費用額度生成處理。同時根據(jù)不同的費用分別進(jìn)行管理，為費用的使用、審批提供了快捷、有效的支撐平臺。

　　該平臺從費用允許產(chǎn)生的源頭開始管理，設(shè)置費用的控制環(huán)節(jié)，要求批準(zhǔn)的費用按照指定方式進(jìn)行使用。對費用的使用進(jìn)行嚴(yán)格的審批和授權(quán)，確保費用的合理使用。對折讓形式的費用統(tǒng)一進(jìn)行考核，根據(jù)事先制定的規(guī)則自動計算，并按照客戶進(jìn)行歸集和使用，考核客戶盈利貢獻(xiàn)率。對于少量的銷售管理費用，同樣納入有效的過程管理，并結(jié)合不同的品系分別設(shè)定，從而鼓勵銷售團(tuán)隊全力進(jìn)行不同的市場開拓，確保新品盡快進(jìn)入市場。市場費用考核與業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)，重點考核其應(yīng)用效果，從而為市場投入提供市場活動群體、環(huán)節(jié)、季節(jié)等方面的詳細(xì)數(shù)據(jù)，從而提高市場費用的應(yīng)用效果。

　　四、深化應(yīng)用，快速反應(yīng)

　　從上圖可以看出，河套酒業(yè)包括股份公司、生產(chǎn)公司、銷售公司、辦事處等獨立核算的實體或分子公司，但是實際上整個供應(yīng)鏈系統(tǒng)是完全集成在一起的。孤立的解決上述問題，只能帶來重復(fù)工作量、公司間相同業(yè)務(wù)不一致以及滯后、市場反應(yīng)不及時等問題。因此跨公司實體，實現(xiàn)銷售計劃、生產(chǎn)計劃、采購計劃三大計劃集成、物流集成是白酒類生產(chǎn)企業(yè)供應(yīng)鏈系統(tǒng)信息化的關(guān)鍵。

　　利用集團(tuán)化ERP應(yīng)用平臺，河套酒業(yè)創(chuàng)建了自己的生產(chǎn)物流平臺，從而跨越實體快速響應(yīng)最前端的市場需求，在確保市場需要的同時，大大降低了成品酒、包裝材料的資金占用。

　　經(jīng)過充分論證，河套酒業(yè)將原來的三大計劃統(tǒng)一升級為三大訂單，使計劃做的更詳細(xì)、更具體，更具有可行性。三大訂單執(zhí)行的好壞，將直接反映三大計劃執(zhí)行的準(zhǔn)確程度，公司上下都以三大訂單為中心，使目標(biāo)更具體，更具有可操作性和考核性。

　　首先確認(rèn)銷售公司的銷售訂單控制方式，嚴(yán)格按照信用額度管理，沒有超過信用額度的訂單可以走綠色通道快速通過。僅對信用額度不足或價格異常的訂單按照規(guī)定提請審批。嚴(yán)格控制付款提前期，將財務(wù)審核提前到業(yè)務(wù)控制之前。對沒有按期提貨造成積壓的，根據(jù)積壓周期進(jìn)行信用額度或款項的扣減，提高發(fā)貨準(zhǔn)確率。由專人通過ERP 平臺對銷售訂單進(jìn)行跟蹤，從而快速發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，避免拖拉、推諉現(xiàn)象出現(xiàn)。

　　通過系統(tǒng)自動監(jiān)管各環(huán)節(jié)成品酒庫存，自動計算庫存不足量，并下達(dá)生產(chǎn)計劃。對庫存有貨，但是沒有發(fā)貨日的進(jìn)行庫存占用，以防止該庫存被其他銷售訂單占用，造成不能按期裝運，影響客戶滿意度。對于緊急發(fā)貨可以根據(jù)優(yōu)先原則，取消不緊急訂單的庫存占用，優(yōu)先考慮緊急重要的市場需求。

　　三大訂單執(zhí)行情況的考核提高了預(yù)測品種、數(shù)量、時間準(zhǔn)確度，反過來也保證了三大訂單的有效執(zhí)行。

　　從前端銷售到后臺生產(chǎn)物流全流程的實現(xiàn)，為產(chǎn)品跟蹤提高了強有力的保障。作為食品行業(yè)，要求實現(xiàn)對產(chǎn)品流通的監(jiān)管和對質(zhì)量進(jìn)行追溯跟蹤，白酒分銷企業(yè)更是要求對產(chǎn)品流向進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)管，從而確保企業(yè)的區(qū)域銷售策略得到有效落實，防止串貨現(xiàn)象擾亂市場，打擊假冒偽劣產(chǎn)品。

　　河套酒業(yè)選用產(chǎn)品標(biāo)識和產(chǎn)品跟蹤解決方案提供商偉迪捷的產(chǎn)品跟蹤系統(tǒng)，實現(xiàn)了與ERP 系統(tǒng)的集成。產(chǎn)品跟蹤系統(tǒng)不僅實現(xiàn)了從生產(chǎn)環(huán)節(jié)開始到終端環(huán)節(jié)的自動跟蹤處理，還為市場監(jiān)管人員提供了有效的監(jiān)管手段。

　　通過ERP與白酒生產(chǎn)線現(xiàn)場激光打碼系統(tǒng)的集成，實現(xiàn)單件的跟蹤管理。

　　為提高物流操作的實用性，適應(yīng)現(xiàn)場的高效操作，ERP 記錄瓶碼、箱碼、棧板碼的對應(yīng)關(guān)系，在不同的環(huán)節(jié)可以分別通過瓶碼、箱碼以及棧碼等條碼進(jìn)行快速的物流操作，提高物流操作效率。

　　最終通過完整物流的集成，為市場管理人員提供一個方便的防串貨管理平臺。

　　防串貨跟蹤系統(tǒng)同時也極大地提高了生產(chǎn)效率。

　　在生產(chǎn)線改造之前，生產(chǎn)過程中，同樣的工作人員要分成兩個不同的時間段，用兩個大工序完成整個包裝過程，人員總數(shù)為44人，在人員工時相同數(shù)量的產(chǎn)品包裝為88人，在相同時間內(nèi)的產(chǎn)能浪費是50%以上。

　　改裝后，罐裝-涼瓶和裝盒-碼垛兩道大工序被合成為罐裝-堆垛一道大工序，在生產(chǎn)過程中，工作人員總數(shù)為23人，人員工時生產(chǎn)效率提高了382%，在相同時間內(nèi)的產(chǎn)能提高了100%以上。

　　五、集團(tuán)運營監(jiān)管

　　隨著河套酒業(yè)的發(fā)展壯大，跨區(qū)域、上規(guī)模為集團(tuán)管理帶來很大的難度。河套酒業(yè)需要對集團(tuán)總部、分子公司重點業(yè)務(wù)的異常情況進(jìn)行及時有效的監(jiān)控，對大筆業(yè)務(wù)交易集中授權(quán)控制。傳統(tǒng)的人為報告制度容易造成遺忘未報、報告不及時以及故意隱瞞不報等情況，河套酒業(yè)需要一個積極、主動的預(yù)警系統(tǒng)，做到及時、準(zhǔn)時、主動的預(yù)警提醒，從而減輕河套酒業(yè)的監(jiān)管工作量，確保重大業(yè)務(wù)發(fā)生有警示、重大經(jīng)營狀況變化有預(yù)警。并針對集團(tuán)公司架構(gòu)，建立不同層級的預(yù)警機制，最高可到集團(tuán)決策機構(gòu)，最低可以到具體的業(yè)務(wù)人員。這樣，同樣的業(yè)務(wù)就可以根據(jù)問題的嚴(yán)重性，分別向不同的監(jiān)管人員進(jìn)行主動預(yù)警。在實施過程中，賽捷按照現(xiàn)有的需要進(jìn)行預(yù)警機制的定義，當(dāng)預(yù)警機制發(fā)生變化時，河套酒業(yè)只需要根據(jù)變化進(jìn)行預(yù)警條件的調(diào)整即可。

　　通過與ERP 集成的預(yù)警平臺，河套酒業(yè)可以根據(jù)需要監(jiān)控任意環(huán)節(jié)，向相應(yīng)管理者發(fā)布預(yù)警信息�？梢葬槍ν粋€業(yè)務(wù)中不同的業(yè)務(wù)動作定義監(jiān)控，可以集中監(jiān)控，也可以根據(jù)管理層的要求對特定條件異常業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)管。在異常業(yè)務(wù)發(fā)生的同時，通過郵件或短信等指定形式主動向監(jiān)管進(jìn)行報告。如下圖對整體應(yīng)收帳款超過指定額度的預(yù)警。

　　在需要時，還可以通過鼠標(biāo)雙擊附件，查看詳細(xì)異常業(yè)務(wù)情況或?qū)υ摌I(yè)務(wù)進(jìn)行相關(guān)的審批處理。

　　利用ERP 平臺，河套酒業(yè)還定義了企業(yè)經(jīng)營監(jiān)管門戶，以便管理人員及時了解正常的企業(yè)經(jīng)營情況和發(fā)展變化態(tài)勢，為企業(yè)提供直觀、實時、準(zhǔn)確的跨實體的經(jīng)營分析報告，幫助企業(yè)做出準(zhǔn)確的生產(chǎn)經(jīng)營決策。針對不同崗位的管理人員，分別定義了相應(yīng)的管理門戶，從而得到跨實體、跨部門、跨業(yè)務(wù)的綜合報告。

　　六、自主的ERP應(yīng)用平臺

　　多年的ERP應(yīng)用讓河套酒業(yè)清楚的認(rèn)識到：企業(yè)自身的ERP 實施團(tuán)隊和自主、靈活、可擴展的ERP 平臺，是企業(yè)信息化應(yīng)用持續(xù)提高的保障。于是重金打造了企業(yè)自己的ERP 實施團(tuán)隊，高層領(lǐng)導(dǎo)親自帶隊，由伴隨ERP 應(yīng)用過程成長起來的既懂企業(yè)業(yè)務(wù)又熟悉IT 技術(shù)的信息化人員組成ERP 小組的骨干，并抽調(diào)全面熟悉企業(yè)的審計部部長，專職負(fù)責(zé)ERP 小組的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，組成常務(wù)項目小組。同時協(xié)調(diào)各部門關(guān)鍵用戶，組成項目小組，集中在專門的會議室進(jìn)行ERP 的實施工作，從而大大提高了工作效率。

　　通過自主ERP 的深化應(yīng)用，河套酒業(yè)打造了一個強大的企業(yè)管理應(yīng)用專家團(tuán)隊及深化應(yīng)用團(tuán)隊。通過靈活的ERP平臺實現(xiàn)了企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)不斷的規(guī)范和提升，還可以根據(jù)企業(yè)發(fā)展的需要，進(jìn)行應(yīng)用系統(tǒng)調(diào)整。圍繞著ERP 的核心應(yīng)用，進(jìn)行推廣拓展，全方位地滿足企業(yè)綜合應(yīng)用，最大程度的消滅信息孤島，實現(xiàn)信息資源共享，加強企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營監(jiān)管，為河套酒業(yè)的騰飛保駕護(hù)航。

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