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擺脫傳真束縛
——拓敏TraFax Server在飛力貨運中的應(yīng)用

2002/12/02

　　昆山飛力國際貨運有限公司是國際貨運代理一類企業(yè)，總部設(shè)在昆山，是該地區(qū)惟一擁有集裝箱堆場/海關(guān)監(jiān)管倉庫/出口監(jiān)管倉庫/出口加工區(qū)物流倉庫/華東公共型保稅倉庫的貨運公司。飛力與物流業(yè)者及物流協(xié)助業(yè)者結(jié)盟，建立了全球網(wǎng)絡(luò)關(guān)系，通關(guān)業(yè)務(wù)量在江蘇省名列前茅。

　　傳真量大暴露了問題

　　伴隨著每一次貨物的流動過程，有大量的信息流動，而傳真因為它的實時性成為商務(wù)通信的首選工具。

　　公司與貨主、機(jī)場（航空公司）、船務(wù)海運公司、代理公司等等之間有大量的表格、合同等需要傳真。

　　隨著企業(yè)業(yè)務(wù)的不斷增加和市場競爭的加劇，飛力國際在經(jīng)營過程中暴露出如下的問題：

1．公司原來已經(jīng)有18臺傳真機(jī)，但是由于傳真數(shù)量大，導(dǎo)致線路和傳真機(jī)總是處于繁忙狀態(tài)。不能與用戶保證順暢的聯(lián)系。
2.傳真到達(dá)后，通常要經(jīng)過人工分發(fā)，業(yè)務(wù)員要想立刻拿到發(fā)給自己的傳真，不得不站在傳真機(jī)旁等待。如果業(yè)務(wù)員因事外出不能及時處理，就會造成傳真丟失的現(xiàn)象。
3．電子文檔必須先打印出來然后發(fā)送傳真，如果對方占線，只好等一段時間后再發(fā)送。
4．大量的傳真給存檔和查找?guī)砹瞬槐恪?br> 5．企業(yè)內(nèi)部員工之間不能共享傳真信息。
6．管理成本過高。
7．維護(hù)耗時耗力。公司的管理層認(rèn)識到，要降低成本、提高效率，上面的這些問題必須解決。

拓敏TraFax Server網(wǎng)絡(luò)拓?fù)鋱D

　　飛力在2002年經(jīng)過多家考察，最終選擇了傳真軟件供應(yīng)商拓敏公司合作。通過拓敏公司的幫助和電信部門的協(xié)助及企業(yè)員工的共同努力，飛力公司新系統(tǒng)已經(jīng)正常運轉(zhuǎn)。新系統(tǒng)推動了企業(yè)的信息化進(jìn)程，提升了企業(yè)的市場競爭力。

　　用TraFax Server解決

　　系統(tǒng)概述

　　TraFax Server是基于網(wǎng)絡(luò)的客戶端/服務(wù)器的企業(yè)傳真系統(tǒng)，作為服務(wù)的提供者為網(wǎng)絡(luò)用戶提供共享的傳真功能。而客戶端軟件可以讓用戶直接在自己的終端上發(fā)送傳真，就象發(fā)送E-mail或文件打印一樣簡單。接收到的傳真以自動分發(fā)的方式被轉(zhuǎn)送到員工的傳真信箱。

　　客戶端通過網(wǎng)絡(luò)訪問傳真服務(wù)器，安裝了傳真板卡的傳真服務(wù)器，負(fù)責(zé)傳真的發(fā)送與接收。傳真板卡直接與電話（傳真）線相連�？蛻舳说膫髡嫒蝿�(wù)被發(fā)送到傳真服務(wù)器上，傳真服務(wù)器將傳真自動排隊，通過傳真板卡發(fā)送出去。同樣，所有的傳真被接收到傳真服務(wù)器上，然后，通過自動分發(fā)的方式被客戶端接收。

　　系統(tǒng)優(yōu)勢

　　系統(tǒng)采用AG-E1傳真板卡與電信公共電話交換網(wǎng)連接，E1數(shù)字接口接續(xù)速度快， 通信質(zhì)量高，可準(zhǔn)確識別主、被叫號碼。系統(tǒng)提供了30個傳真通道可同時收發(fā)傳真，30個通道擁有一個傳真號碼，避免了傳真占線的情況。

　　Email to Fax Gateway將傳真服務(wù)器與Internet郵件服務(wù)器相結(jié)合，實現(xiàn)傳真/Email的轉(zhuǎn)發(fā)。

　　系統(tǒng)給每個員工分配一個傳真信箱號碼，當(dāng)傳真電話進(jìn)入系統(tǒng)后自動播放語音提示“請輸入傳真信箱號碼”，系統(tǒng)識別DTMF信號后將傳真自動分配到指定的傳真信箱中。只有信箱主人才能收到這份傳真，增強(qiáng)了傳真的保密性。

　　員工可以在自己的電腦上直接發(fā)送傳真文檔，并可設(shè)置定時發(fā)送，以及選擇通信費用優(yōu)惠的時間段發(fā)送傳真。同樣的傳真發(fā)給不同的地點，從地址簿中選擇組信息實現(xiàn)傳真的群發(fā)功能。當(dāng)對方是人工接聽時，系統(tǒng)自動播放語音請求接收傳真，提高了傳真的成功率。在傳真發(fā)送失敗時，系統(tǒng)自動重發(fā)。系統(tǒng)支持IP傳真，節(jié)省傳真通信費用。

　　由于是自主研發(fā)，拓敏傳真服務(wù)器采用中文界面、與Outlook相近的菜單布置。讓用戶很容易上手使用。通過域內(nèi)的用戶相互發(fā)送和轉(zhuǎn)發(fā)傳真文件，增強(qiáng)了企業(yè)內(nèi)部的信息交流。

　　目前，很多的物流公司都在實施或計劃實施ERP項目。只要在自主研發(fā)的拓敏服務(wù)器上進(jìn)行二次開發(fā)，就能夠很方便地嵌入到整個ERP系統(tǒng)中，實現(xiàn)真正的統(tǒng)一管理。

　　飛力使用系統(tǒng)后，改變了傳真獨立而分散的狀況，簡化了工作環(huán)節(jié)，節(jié)省成本，提高工作效率；集中了傳真資源，節(jié)省費用；采用數(shù)字傳真卡，一個E1接口可以同時接通30路傳真，方便實現(xiàn)多個傳真通道共用一個號碼，用戶可以隨時聯(lián)系公司，貨主、合作伙伴及公司內(nèi)部各部門之間的溝通順暢起來�？傊�，企業(yè)的工作效率得到了顯著的提高，推動了飛力的全面信息化進(jìn)程。

北京拓敏信息公司供稿 CTI論壇編輯

12月3——5日 "2002中國國際信息電子產(chǎn)品及技術(shù)展覽會"拓敏傳真服務(wù)器將在上海世貿(mào)商城A003現(xiàn)場展示，現(xiàn)場促銷。敬請光臨！

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