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合作內(nèi)容

 

山脈“e路通”會議通知系統(tǒng)

　 1、傳統(tǒng)會議的四大難題

在信息高速發(fā)展的當(dāng)今社會，正確的管理與發(fā)展決策是影響到企業(yè)的發(fā)展與生存的一個重要因素，而會議則是形成正確決策的最為廣泛而有效的方式。為提高效益，會議倡導(dǎo)者需要提前確定會議的主題、議程和會議列席名單，并把會議相關(guān)的詳細信息傳達給參會人員。參會人員對會議議題經(jīng)過深思熟慮之后，才可能在有限的會議時間內(nèi)發(fā)表個人的見解，使會議達到預(yù)期的目的。

但是要做好上述會議的準(zhǔn)備工作，并非易事。

組 織 難

——通知會議占用了組織者大量的時間，使其沒有足夠的精力做好更重要的會議準(zhǔn)備工作，例如起草會議議程及議題，選擇確定參會人員名單等；

——遇到大、中型會議的召開，參會人員多，通知往往浪費時間又有遺漏；

——重復(fù)而且令人煩躁的撥打電話通知工作，嚴重挫傷組織者的工作積極性；

——遇到大型會議，會議通知進度不能滿足實際需求；

通 知 難

——會議組織者難以快速、全面、準(zhǔn)確地找到參會人員的全部聯(lián)系方式，故無法在特殊情況下及時通知列席；

——遇到參會人員外出，通知變得更加困難；

——繁忙會議通知工作具有突發(fā)性，安排多人造成人力資源浪費，安排一人則延誤通知，費時又費力，且不能給參會人員充足的思考時間；

——傳達會議議題及議程等信息難。電話通知往往會造成參會人員遺漏會議信息，而人工通知（以紙質(zhì)文件）則造成資源浪費、效率低下，并且不能滿足外出參會人員的客觀需求；

參 會 難

——參會人員經(jīng)常因未通知到或未得到及時通知而延誤會議；

——參會者往往因無法提前知道會議安排而經(jīng)常造成會議擾亂工作計劃或因時間安排不開無法參加會議；

——因特殊原因而缺席會議的人無法及時在會后聽取會議實況；

記 錄 難

——在會后的工作中需要會議信息及會議決議，紙介質(zhì)存儲易于丟失和泄漏會議信息，難于管理和檢索，難于再利用；

——隨著發(fā)展，崗位變動趨于頻繁，與會議組織有關(guān)的大量信息往往因人員的變遷而遺失，使得新人難于快速勝任工作；

2、有沒有解決辦法？

使用山脈科技“e路通”會議通知系統(tǒng)，上述問題可全部解決。

會議組織不再難

——強大的數(shù)據(jù)庫支持----所有的人員名單、會議信息、歷史資料等得以完整、詳細保存，無需為信息篩選或臨時查找而傷透腦筋，使您一切盡在掌握；

——會議信息個性化定制----只需輸入相關(guān)主題，所有相關(guān)數(shù)據(jù)全部自動調(diào)出，您可按單位、部門、職務(wù)、政治面貌、性別等相關(guān)字段來定制參會人員的名單；

——多種通訊手段支持----普通電話、手機、傳真、E-mail，保證了會議組織進程；

——辦公地點無限制----系統(tǒng)運用B/S結(jié)構(gòu)，會議組織者只要訪問到遠程管理服務(wù)器就可以通過工號和口令的雙重認證來獲得系統(tǒng)的操作權(quán)限，來下達會議組織及通知任務(wù)。

會議通知不再難

——通知流程個性化設(shè)置----您可以對通知方式、人員通知先后順序做任意設(shè)置、組合。如：通知方式是使用單一通訊手段通知，還是先用電話通知，再用手機通知？或者為了確保通知到達索性按順序都來一遍；人員通知是按表單自然順序還是按照職務(wù)、部門、年齡？這一切都有您來決定！

——系統(tǒng)發(fā)送通知快速高效----它在召開會議的時效性方面具有很大優(yōu)勢，本系統(tǒng)可以同時使用8路電話執(zhí)行會議通知任務(wù)。下達會議會議召集的自動電話通知、傳真通知、E-mail通知等多種現(xiàn)代化手段能及時、快速地召集會議人員以便迅速作出應(yīng)對；

——操作簡便、快捷----對于大面積的通知、通告的發(fā)布，該系統(tǒng)方便、快捷的優(yōu)勢更是顯而易見；它使會議的通知變得如此簡單，你只需通過系統(tǒng)對所需要召開的會議信息進行定制，剩下的事情就可以交給系統(tǒng)自動完成了。

參加會議不再難

會議資料的快速查詢----您可以在任何時間、任何地點通過系統(tǒng)身份驗證后，按關(guān)鍵子段對相關(guān)會議信息進行查詢，通過聽取會議的語音信息，及時了解會議安排情況，運籌帷幄；

數(shù)字化錄音----使你不必為無法出席會議而遺漏相關(guān)信息而擔(dān)憂，數(shù)字化錄音保證了會議再次對你開放；

會議記錄不再難

無紙記錄----系統(tǒng)實現(xiàn)了召集會議記錄的無紙化，傳統(tǒng)的會議召集都須有專人負責(zé)記錄如：參會人員名單、會議召開時間、人員到會情況等等相關(guān)信息，但對于一些重要的機密會議而言，記錄人員記錄的準(zhǔn)確性和保密性難以保證，而本系統(tǒng)設(shè)置了自動記錄功能，成功地解決了這一問題；

數(shù)據(jù)存放、讀取方便----所有的會議以及參會的人員信息，都存放在系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫里，支持您按會議召開的主題、時間，參會人員的姓名、性別、單位、職位等等字段進行方便、快速的查找；并可將查找的結(jié)果調(diào)出打印。從此，你再也不用為保存數(shù)次繁瑣的會議信息而煩惱，也不必為找不到歷史會議資料而頭疼；

全程錄音及回放功能----系統(tǒng)具有數(shù)字錄音功能，可對所有的通話進行高效的數(shù)字錄音，同時支持本地和遠程兩種回放方式，根據(jù)呼叫記錄能方便的聽到與呼叫相對應(yīng)的語音記錄。

從以上可以看出，“e路通”會議通知系統(tǒng)可有效的提高工作效率，不僅僅是為企業(yè)節(jié)省了人力和時間，更重要的是使會議的組織與通知變得更加方便，更加及時，大大提高企業(yè)在各種環(huán)境中的決策和經(jīng)營管理能力并節(jié)約了企業(yè)的運行成本。同時，它不需要價格昂貴的專用硬件設(shè)備，并有良好的擴展性，具有優(yōu)秀的性能價格比，是您企業(yè)進行會議通知、管理的最佳選擇。

　山脈科技發(fā)展有限公司 聯(lián) 系 人： 李小姐 聯(lián)系電話： 029-8386131/32/33/34-8066 電子郵件： lihua@summit.com.cn 類別: 合作信息 有 效 期： 30 標(biāo)題： 山脈“e路通”會議通知系統(tǒng)

 

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