信息技術(shù)的快速發(fā)展之下，物業(yè)管理行業(yè)也越來(lái)越重視數(shù)字化發(fā)展，以提升服務(wù)質(zhì)量和管理效率，物業(yè)管理系統(tǒng)、智能安防系統(tǒng)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用、移動(dòng)辦公和移動(dòng)服務(wù)等逐漸在行業(yè)中普及。
TOP級(jí)物業(yè)雅生活集團(tuán)的智慧發(fā)展路
雅生活集團(tuán)成立于1992年，為香港聯(lián)交所上市公司（股票代碼：3319.HK），位列中國(guó)物業(yè)服務(wù)綜合實(shí)力百?gòu)?qiáng)企業(yè)TOP2，業(yè)務(wù)涉及物業(yè)服務(wù)、社區(qū)商業(yè)及城市服務(wù)。
截至2022年12月31日，雅生活集團(tuán)合約面積已突破7.3億平方米，在管面積突破5.4億平方米，服務(wù)項(xiàng)目4532個(gè)，覆蓋全國(guó)31個(gè)省、直轄市、自治區(qū)，進(jìn)駐全國(guó)223個(gè)城市。
秉承“呵護(hù)一生，溫暖一城”的使命，雅生活集團(tuán)以領(lǐng)先全國(guó)的全業(yè)態(tài)、全場(chǎng)景、全鏈條服務(wù)能力，致力于成為中國(guó)卓越的品質(zhì)服務(wù)運(yùn)營(yíng)商，為每一座城、每一個(gè)人締造幸福生活。
伴隨近幾年的業(yè)務(wù)擴(kuò)張，雅生活集團(tuán)業(yè)務(wù)日趨多元與復(fù)雜，合同數(shù)量大幅增加，合同管理面臨履約監(jiān)管難，各產(chǎn)業(yè)合同標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，與財(cái)務(wù)及其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)不通等問(wèn)題，這帶來(lái)了更多的風(fēng)險(xiǎn)和更高的管理成本。同時(shí)，舊系統(tǒng)流程權(quán)責(zé)不清、自動(dòng)化程度低，無(wú)法充分支撐移動(dòng)工作場(chǎng)景。構(gòu)建統(tǒng)一用戶、統(tǒng)一流程的全新OA協(xié)同平臺(tái)和智慧合同平臺(tái)成為集團(tuán)的必然選擇。
瞄準(zhǔn)4大痛點(diǎn)，設(shè)計(jì)系統(tǒng)藍(lán)圖
基于數(shù)智化辦公專家藍(lán)凌強(qiáng)大的方案能力和專業(yè)的實(shí)施能力，以及功能成熟的產(chǎn)品和豐富的案例經(jīng)驗(yàn)，雅生活選擇攜手藍(lán)凌推進(jìn)智慧辦公及智慧合同系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目。
藍(lán)凌以需求驅(qū)動(dòng)與問(wèn)題導(dǎo)向，對(duì)雅生活集團(tuán)管理現(xiàn)狀做了深入評(píng)估，將升級(jí)問(wèn)題一一梳理，瞄準(zhǔn)4大痛點(diǎn)，規(guī)劃設(shè)計(jì)系統(tǒng)藍(lán)圖，逐步推進(jìn)建設(shè)。
過(guò)去雅生活集團(tuán)信息孤島、流程效率低等問(wèn)題主要有4大痛點(diǎn)：
1.組織管理需提效：伴隨業(yè)務(wù)拓展，亟須更高效、快速實(shí)現(xiàn)跨組織通訊、人員信息同步；
2.審批流轉(zhuǎn)困難：基于復(fù)雜權(quán)責(zé)，未能固化審批權(quán)責(zé)及審批人、審批人員異動(dòng)維護(hù)成本高，權(quán)責(zé)調(diào)整導(dǎo)致的流程配套調(diào)整工作量大；
3.合同缺乏周期管理：合同簽訂與履約信息分離，合同管理信息不完整，業(yè)務(wù)無(wú)法形成閉環(huán)，合同風(fēng)險(xiǎn)抵御力較低；
4.業(yè)財(cái)分離：合同業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)相關(guān)聯(lián)的關(guān)鍵數(shù)據(jù)分散在各個(gè)系統(tǒng)中，相關(guān)數(shù)據(jù)難聯(lián)查、追溯；
基于此，搭建合同管理全生命周期管理、流程和數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化、深化統(tǒng)計(jì)分析，實(shí)現(xiàn)合同管理和執(zhí)行效率的提升，實(shí)現(xiàn)合同管理的價(jià)值創(chuàng)造是緊要目標(biāo)。
數(shù)智能力，業(yè)務(wù)新生命力
雅生活集團(tuán)及藍(lán)凌雙方攜共建的協(xié)同辦公及合同管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一平臺(tái)、多系統(tǒng)協(xié)同，構(gòu)建統(tǒng)一流程業(yè)務(wù)處理中心；覆蓋合同范本、擬制、審批、用章、歸檔、履行、評(píng)估、結(jié)束和查詢統(tǒng)計(jì)等全過(guò)程，項(xiàng)目建設(shè)主要功能模塊有：
1.統(tǒng)一組織人員
從IDAAS組織同步架構(gòu)及人員信息，成員企業(yè)通過(guò)釘釘關(guān)聯(lián)組織的方式加入雅生活的統(tǒng)一賬號(hào)體系。
2.統(tǒng)一單點(diǎn)平臺(tái)
通過(guò)釘釘單點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)認(rèn)證登入流程集團(tuán)個(gè)人工作臺(tái)，合同管理單點(diǎn)進(jìn)入合同管理門戶，全網(wǎng)暢通無(wú)阻。
3.統(tǒng)一審批入口
待辦集中展示、待辦分類查找、PC和移動(dòng)待辦集成、統(tǒng)一的待辦接口。
4.合同范本
規(guī)范新增的范本類型及對(duì)應(yīng)模板，范本多狀態(tài)頁(yè)簽展示、多條件搜索篩選范本。
5.合同起草
分類定制不同合同業(yè)務(wù)，自動(dòng)填充基礎(chǔ)信息，對(duì)接項(xiàng)目主數(shù)據(jù)系統(tǒng)取值，傳出項(xiàng)目信息字段。
6.合同審批
不同審批角色，提示不同審核要點(diǎn)及時(shí)效，流程自動(dòng)根據(jù)角色線識(shí)別審批人。
7.合同簽訂
在線注冊(cè)電子印章，支持雙方電子簽，電子蓋章完成，則系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成蓋章版的“合同簽署文件”。
8.合同履約
履約計(jì)劃中，客商、經(jīng)營(yíng)明細(xì)、項(xiàng)目名稱、費(fèi)用中心等跟財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)時(shí)跟進(jìn)項(xiàng)目過(guò)程，階段化提醒。
9.結(jié)算管理
結(jié)算單據(jù)對(duì)接財(cái)務(wù)共享實(shí)現(xiàn)資金計(jì)劃收支全面管理，支持保證金收退、應(yīng)收應(yīng)付等。
四大價(jià)值，數(shù)字化的風(fēng)向標(biāo)
雅生活集團(tuán)通過(guò)智慧辦公和智慧合同平臺(tái)建設(shè)，提升集團(tuán)化管控能力，助力業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)提效、降本、增速。
1.構(gòu)建系統(tǒng)中臺(tái)定位，實(shí)現(xiàn)跨企業(yè)資源聯(lián)動(dòng)。
集成組合各類核心辦公應(yīng)用，有效提升了辦公運(yùn)作效率，增強(qiáng)了企業(yè)管理的規(guī)范性，打破信息孤島。
2.實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一流程平臺(tái)，打造移動(dòng)端審批平臺(tái)。
實(shí)現(xiàn)全移動(dòng)端發(fā)單及審批；通過(guò)釘釘及統(tǒng)一賬號(hào)認(rèn)證，實(shí)現(xiàn)跨組織流程審批穿透；打造角色體系，極大降低運(yùn)維工作量。
3.實(shí)現(xiàn)合同全生命周期管理。
規(guī)范合同業(yè)務(wù)規(guī)則，實(shí)現(xiàn)合同全生命周期管控，掌握合同各階段進(jìn)度，實(shí)現(xiàn)階段管控及時(shí)跟進(jìn)。
4.保證業(yè)財(cái)一體化，推進(jìn)全程高效履約。
發(fā)起履約計(jì)劃，合同和結(jié)算單據(jù)關(guān)聯(lián)緊密，實(shí)現(xiàn)單據(jù)間相互聯(lián)查，制定合同資金相關(guān)計(jì)劃，促進(jìn)合同簽訂到結(jié)算全程規(guī)范化。
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