呼叫中心排班三步走之人力安排篇

楊彥陽 2008/06/10

　　 隨著呼叫中心規(guī)模的日益擴大和服務(wù)水平、運營管理的要求不斷提高，如何在現(xiàn)有人力條件下達到服務(wù)水平目標(biāo)、合理安排人力、優(yōu)化現(xiàn)場管理成為排班師面臨的巨大挑戰(zhàn)。呼叫中心勞動力管理（WFM），也就是常說的排班包含了話務(wù)預(yù)測、人力安排、現(xiàn)場管理三個基本步驟。在本文中，針對這三個步驟，把筆者近年來參與排班項目的一些體會與大家分享。



　　建立預(yù)測模型，利用歷史數(shù)據(jù)，可以很快得到預(yù)測數(shù)據(jù)，但遺憾的是，這些數(shù)據(jù)經(jīng)常是不準(zhǔn)確的。為什么會這樣呢？呼叫中心系統(tǒng)是一個隨機系統(tǒng)，呼叫量雖然有些規(guī)律性的分布，但建立在精確科學(xué)基礎(chǔ)上的數(shù)學(xué)模型難以適應(yīng)現(xiàn)場情況的千變?nèi)f化。一方面，模型需要不斷的調(diào)優(yōu)，甚至針對不同時段，需要多個預(yù)測模型；另外，在模型預(yù)測的基礎(chǔ)上，還需要排班師進行干預(yù)，利用排班師經(jīng)驗對預(yù)測結(jié)果進行調(diào)整。在傳統(tǒng)手工排班的情況下，排班師忙于應(yīng)付繁瑣的數(shù)據(jù)操作，很少能夠?qū)δＰ瓦M行分析、修正。

　　可喜的是，隨著排班系統(tǒng)的逐步采用，排班師從繁瑣的重復(fù)性工作中解脫出來，可以更專注于模型的優(yōu)化，充分發(fā)揮預(yù)測過程中藝術(shù)性的一面。

• 針對不同時段制定不同的預(yù)測模型

　　遇到五一、十一、春節(jié)等特殊時段，呼叫中心話務(wù)量會與平時呈現(xiàn)出極大的差異。業(yè)務(wù)類別不同，影響也不同。以春節(jié)為例，如果是電信類業(yè)務(wù)，通常呼叫量比平時低大約10％；而如果是信用卡業(yè)務(wù)，由于刷卡消費增多，相應(yīng)的呼叫量則比平時要高。針對這種情況，排班員就需要建立正常日、不同假日的預(yù)測模型。

• 歷史數(shù)據(jù)靈活選擇，相對時間模型、絕對時間模型并用

　　平日模型：以移動公司為例，話務(wù)呈現(xiàn)鮮明的以月為周期的特點，選取歷史數(shù)據(jù)則以相對時間模型為宜，如可以選取前三月相應(yīng)時段、去年本月相應(yīng)時段的數(shù)據(jù)作為參考；而對于銀行信用卡類業(yè)務(wù)，則基本呈現(xiàn)以周為周期的特點，這時，可以選取最具有代表意義的幾周的數(shù)據(jù)作為參考，建立絕對時間模型。


　　絕對時間模型：模型建立在固定時間段的歷史數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上，舉例來說，以固定周的歷史數(shù)據(jù)做為基礎(chǔ)進行預(yù)測；

　　相對時間模型：模型建立在與預(yù)測時間段設(shè)定間隔的歷史數(shù)據(jù)基礎(chǔ)之上，舉例來說，以話務(wù)預(yù)測目標(biāo)周的前三周歷史數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)進行預(yù)測。

　　假日模型：假日模型歷史數(shù)據(jù)一般選類似假日時間段的數(shù)據(jù)作為預(yù)測的基礎(chǔ)。如，預(yù)測春節(jié)話務(wù)量一般選去年、前年春節(jié)話務(wù)量作為基礎(chǔ)；而十一則以去年、前年十一話務(wù)量作為基礎(chǔ)；對于更為特殊的一些時段，則需要另案考慮，比如今年的五一，由于取消了七天長假，以前五一的數(shù)據(jù)已經(jīng)不具有相關(guān)性，這種情況下，可以考慮采用正常日數(shù)據(jù)作為基礎(chǔ)。

• 歷史數(shù)據(jù)不夠怎么辦

　　現(xiàn)實往往不能那么隨人所愿，很多情況下，我們沒有足夠的相關(guān)數(shù)據(jù)可用，就像上面說的今年五一，還有呼叫中心剛建立等情形。這種情況下，相關(guān)數(shù)據(jù)很少，就需要排班師分析預(yù)測時段的特點，從歷史數(shù)據(jù)中選擇最接近的數(shù)據(jù)進行預(yù)測。反過來說，這對排班軟件也提出了要求，即預(yù)測模型可以由排班員指定歷史數(shù)據(jù)時段，能夠同時支持相對時間模型、絕對時間模型。

• 預(yù)測結(jié)果出來了，預(yù)測工作還遠未結(jié)束

　　在前面我們也談到過，預(yù)測絕不僅僅是數(shù)學(xué)模型。公共假期的變化、突發(fā)事件、促銷活動等等因素都會對話務(wù)量帶來模型無法理解的異動。要反映這些異動，必須由排班員對預(yù)測結(jié)果進行調(diào)整，這些都是排班工作的藝術(shù)性體現(xiàn)，也是預(yù)測過程比不可少的一個步驟。

　　整體調(diào)整：如由于客戶量上升20％，則話務(wù)量需要在預(yù)測結(jié)果基礎(chǔ)上整體調(diào)高20％；

　　局部調(diào)整：如采取了校園促銷活動，那么在學(xué)校下課后，話務(wù)量將可能上升10％，則僅將下午4點后的話務(wù)量調(diào)高10％；

　　AHT的調(diào)整：如近期呼叫中心有大量的新座席人員加盟，則需要加大AHT值。如新座席集中在某時段上班，則調(diào)整該時段AHT即可。

　　總之，預(yù)測決不僅僅是一門科學(xué)，不能期望通過建設(shè)排班系統(tǒng)、建立數(shù)學(xué)模型一勞永逸。排班系統(tǒng)也不僅僅是減輕排班員工作強度，而是提供了一個平臺，讓排班員更加藝術(shù)性的工作。

　　楊彥陽 上海寶東信息技術(shù)有限公司 高級咨詢顧問 yyy5000@sohu.com

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