2008/03/13

　　在科學技術日益發(fā)達的今天，社會上隨之而來的是層出不窮的危機。一場危機會給社會帶來巨大的經濟損失，甚至造成人員傷亡。對于企業(yè)來講，面對社會上激烈的競爭和瞬息萬變的商業(yè)環(huán)境，危機無疑會對企業(yè)的生存構成巨大的威脅，使企業(yè)頃刻間瀕臨絕境。據(jù)IDC統(tǒng)計，2000年以前的10年間，發(fā)生過災難的美國公司中，有55% 當即倒閉，剩下的45% 中， 有29% 也因數(shù)據(jù)丟失而在一年之內倒閉，生存下來的僅為 16%。危機來臨時，如何有效地化解危機，確保業(yè)務延續(xù)性，成為企業(yè)生存急待解決的問題。
　　危機中通信面臨的困難
　　當危機襲來，在緊迫的時間，有限的信息資源和交流受阻的強大壓迫下，企業(yè)團隊往往陷入各種各樣的困境，而無法做出有效的危機應答。
　　一個危機應答團隊的成員可能包括政府官員、企業(yè)領導者等。在危機中，由于地域的限制，有些人無法及時趕到現(xiàn)場，共同制定決策。這些人相互之間可能遠隔千里，在平常情況下也難得見面，更談不上深入了解對方。面對危機，如果僅憑無線電、電話或電子郵件這類應付日常交流的溝通方式，是無法有效應對這類緊急突發(fā)事件的。因為在危機中，由于時間緊迫，團隊成員間必須快速收集和傳達信息。如果團隊成員不是面對面坐在一起，而是分散在異地，將無法實現(xiàn)順暢的溝通，而這又會導致一系列不利于危機應答的情況發(fā)生。
　　合理的決策通常來自于各種觀點和信息的融匯。即使再優(yōu)秀的團隊，如果無法得到充分順暢的溝通，也會做出糟糕的決策。成功的危機應答通常是由團隊應答而非個人應答決定的。在決策制定時，應將所有人員都包括在內，才能做出全面有效的決策，這在危機中很難做到。因為在緊迫的時間里，領導者或決策者很容易在沒有聽取多方意見的情況下，就草率做出決定。而團隊成員即使存有個人的一些獨到的意見，也會因為溝通不暢帶來的不便，而最終選擇緘默不語。這樣一來，整個團隊看似保持高度一致，其實僅僅是把意見化為沉默。由于地域的因素，這種情況更容易出現(xiàn)在異地團隊。
　　溝通不暢會產生信息誤解。這種情況特別發(fā)生在上傳下達的過程中。當下屬沒有收到，或錯誤地理解了上級的指示，有可能會做出相反的舉措。而同樣的通信失誤也會發(fā)生在上級身上，使上級沒有收到或錯誤地理解了下屬的報告，做出錯誤的決策。最嚴重的是，當這樣的情況發(fā)生時，人們往往意識不到，使信息沒有得到及時反饋。缺乏信息反饋，團隊很難從紛雜的信息中選擇出相關的、重要的信息，去掉無關的、錯誤的信息，從而造成低效應答機制。
　　視頻會議在危機通信中的應用
　　面對面的交流方式能夠保證順暢的溝通，建立有效的危機應答機制。美國3M公司的研究表明，面對面會議的說服能力比電話會議高43%。因為當我們面對面在一起時，溝通會根據(jù)談話內容和肢體語言自然順暢得進行，不需要揣度用交流工具發(fā)送的文本信息內容�？梢�，面對面交流相比電話、E-mail等傳統(tǒng)通信手段能大幅提升信息交換的能力。
　　然而，在危機中，由于各方面因素，尤其是地域因素的限制，面對面的交流往往是無法實現(xiàn)的。那么，如何將有效溝通進行到底？如何預防和化解危機中的困難？如何確保有效的危機應答？視頻會議的應運而生，將一切難題一一化解。
　　不同于電話、無線電、電子郵件和短消息，視頻會議將面對面的元素融入其中，實現(xiàn)了語音、數(shù)據(jù)、視頻的融合，創(chuàng)造出一種強大、完整和實時的溝通方式。憑借實時交流，視頻會議實現(xiàn)了團隊成員和領導者以及專家間的異地多點視頻交流，你可以在任意地點如大中小會議室、個人桌面或家庭隨時實行遠程交流，不僅可以減少出差的費用，降低企業(yè)運營成本，避免了異地交流的不便，更重要的是，在小組成員、領導者和專家間形成了一個緊密合作的團隊，即使在千里之外，也同樣能迅速對危機做出判斷，制定有效的決策。團隊成員間能夠更快更準確地獲得信息，及時對信息進行確認和更正，達到信息交流的最大化。視頻會議使團隊成員之間的交流更加活躍，討論問題更加方便，同時，也對團隊的目標和任務更加明確，提高了效率，避免了因溝通不充分，導致決策者獨自做出決定。
　　視頻通信對溝通能力的提升確保了企業(yè)對危機的及時反應，已成為企業(yè)節(jié)約成本，提高競爭力，防止突發(fā)事件的重要戰(zhàn)略工具。視頻會議的廣泛普及應用必將成為未來企業(yè)確保永續(xù)發(fā)展的有力保障，視頻會議也必將成為確保企業(yè)發(fā)展的堅實后盾。

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