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AOFAX公安傳真系統(tǒng)之收文確認(rèn)功能比較

2012/01/09

  低碳環(huán)保理念的普及帶熱了綠色傳真的應(yīng)用,在公安系統(tǒng)各級機構(gòu)中,AOFAX各種型號的數(shù)碼傳真機、電腦傳真機、無紙傳真機、電子傳真機、網(wǎng)絡(luò)傳真機、電腦傳真軟件、網(wǎng)絡(luò)傳真系統(tǒng)、傳真服務(wù)器等也同樣被大量采用。


  在公安部門應(yīng)用的各種新型電子傳真中,最能代表其行業(yè)特點的是AOFAX公安專用傳真系統(tǒng)(也稱為公安傳真普發(fā)系統(tǒng))了。AOFAX公安傳真系統(tǒng)由國內(nèi)電子傳真的領(lǐng)軍企業(yè)---金恒科技(深圳)有限公司研發(fā)生產(chǎn),它同時支持多條傳真線路,支持傳真自動發(fā)送、傳真群發(fā)、自動語音導(dǎo)航、樹型電話簿、多操作員登錄、收文確認(rèn)、傳真自動存檔、智能查找等多項強大功能。AOFAX傳真服務(wù)器在媒體和網(wǎng)絡(luò)上的介紹文章和應(yīng)用案例已非常多,為節(jié)省篇幅,本文將專門介紹AOFAX公安專用服務(wù)器的兩種收文確認(rèn)功能及其優(yōu)缺點分析。

  所謂收文確認(rèn),是指上級機關(guān)(發(fā)文單位)給下屬部門(收文單位)發(fā)送傳真后,收文單位要給發(fā)文單位回復(fù)信息,以確保傳真件已經(jīng)正確接收的過程。

  收文確認(rèn)目前主要有兩種方式,一種是傳真回執(zhí)確認(rèn),這種方式的確認(rèn)過程為:

  1、在每份傳真報文前增加一個回執(zhí)頁面,標(biāo)明傳真主題和傳真的文件流水號;
  2、傳真服務(wù)器將傳真群發(fā)到各收文單位;
  3、收文單位接收人在傳真回執(zhí)頁面簽字;
  4、收文單位撥通發(fā)文單位傳真服務(wù)器的傳真號碼,根據(jù)傳真服務(wù)器的語音提示,輸入回執(zhí)上的文件流水號;
  5、收文單位將回執(zhí)發(fā)送到發(fā)文單位的傳真服務(wù)器;
  6、根據(jù)接收回執(zhí)時收到的文件流水號,傳真服務(wù)器將發(fā)出的傳真與回執(zhí)自動配對,同時在發(fā)送記錄中清晰顯示;
  7、超過一定時間沒有收到回執(zhí)的,通過人工方式聯(lián)系該收文單位。

  另一種方式是接收工號確認(rèn),每一個收文單位均指定若干接收人,每個接收人分配一個三位數(shù)的工號以及三位數(shù)的密碼,其確認(rèn)過程如下:

  1、傳真服務(wù)器自動撥通收文單位的傳真號碼,發(fā)出語音提示“請輸入工號”,等待收文單位接收人摘機,并輸入工號;
  2、驗證接收工號后,發(fā)出語音提示“請輸入密碼”,等待接收人輸入密碼;
  3、驗證對應(yīng)密碼后,提示“請按開始鍵接收傳真”,接收人按開始鍵后,將傳真發(fā)出;
  4、傳真服務(wù)器自動記錄傳真發(fā)送情況,及接收人的工號信息。
  5、超過一定時間沒有發(fā)送成功的,通過人工方式聯(lián)系該收文單位。

  說到這里讀者就會立刻比較出,采用接收工號確認(rèn)方式,明顯好于傳真回執(zhí)確認(rèn)方式,原因如下:

  1、即時性:接收工號確認(rèn)方式可以立即知道收文單位是否收到,而傳真回執(zhí)方式存在時延。
  2、安全性:用傳真回執(zhí)方式,發(fā)出傳真后,可能會因為對方無人值守造成文件丟失,或被不該看的人看到,但接收工號確認(rèn)方式不會出現(xiàn)這樣的情況。
  3、發(fā)送速度:發(fā)文單位需要將傳真回執(zhí)頁面通過傳真發(fā)出去,收文單位添好后再把傳真回執(zhí)發(fā)回來,浪費不必要的時間,影響傳真收發(fā)速度和線路占線的概率。
  4、工作效率:對收文單位而言,傳真回執(zhí)方式的工作量遠(yuǎn)大于接收工號確認(rèn)方式。

  因此,從目前各地已經(jīng)上馬AOFAX公安專用傳真系統(tǒng)的情況看,幾乎都選用接收工號確認(rèn)方式,只是執(zhí)行過程略有差異,比如,部分地方公安廳局為進一步簡化程序,采用傳真號碼-接收工號兩級對應(yīng)的驗證方式,而不是上文中提到的傳真號碼-接收工號-工號密碼三級對應(yīng)的驗證方式。

  AOFAX公安傳真系統(tǒng)已被公安部直屬機關(guān)和多地公安廳、公安局、公安分局、110指揮中心、交通管理指揮中心、武警部隊等單位所采用,為公安部門提高了效率,節(jié)省了人力,取得了良好的社會效益。

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