用Google Apps替代傳統(tǒng)郵件系統(tǒng)
2011/11/04
出于支持移動應(yīng)用、提升搜索便捷性和效率，以及降低維護(hù)成本等原因，美國大型連鎖超市BI-LO將企業(yè)級電子郵件平臺從IBM Lotus Notes遷移到Google Apps。
2009年晚些時(shí)候，美國東南部地區(qū)的大型連鎖超市BI-LO決定不再使用IBM Lotus Notes電子郵件應(yīng)用。而在此前，IBM已經(jīng)放棄了對BI-LO所使用的Lotus Notes版本的支持，這意味著BI-LO將不再能夠獲得該版本的技術(shù)支持。這讓BI-LO的IT團(tuán)隊(duì)必須做出一個選擇，升級或是尋找新的解決方案。
BI-LO連鎖超市總部位于美國南卡羅來納州格林維爾，旗下有200多家連鎖店。BI-LO連鎖超市的CIO Carol deWitt說：“由于成本和可能會影響生產(chǎn)效率的因素，我們向后推遲了調(diào)整的時(shí)間。事實(shí)上，我們一直拖到必須要做出調(diào)整的那一刻。”
BI-LO最終決定選擇使用谷歌的Google Apps，這將把企業(yè)的電子郵件系統(tǒng)從傳統(tǒng)的Lotus Notes應(yīng)用升級至云服務(wù)平臺。這一決定將為BI-LO每年節(jié)省數(shù)千萬美元的IT開支，其成本不到Lotus Notes應(yīng)用的60%。deWitt表示，Google Apps的好處不僅僅在于可以節(jié)約開支，還免去了許多在使用Lotus Notes時(shí)所遇到的傳統(tǒng)IT系統(tǒng)維護(hù)的煩惱。
圖：美國大型連鎖超市IB-LO店面外景
傳統(tǒng)IT的麻煩事
事實(shí)上，deWitt和她的IT團(tuán)隊(duì)在此前的很長一段時(shí)間，一直被Lotus Notes應(yīng)用的系統(tǒng)維護(hù)問題所困。由于Lotus Notes的Web客戶端使用起來不太順手，導(dǎo)致了員工的工作效率不高。BI-LO在全美的四個州擁有約17000名員工，而在日常通信中，通過Web訪問郵件非常重要。
此前，為了避免Web版本不同，BI-LO為一些用戶安裝了Lotus Notes的胖客戶端。但是胖客戶端也存在著一些諸如存儲容量有限等問題。隨著文件越來越大，這一問題變得越來越突出。BI-LO架構(gòu)與規(guī)劃高級經(jīng)理Jason Breazeale說：“僅胖客戶端，每個季度我們就會收到數(shù)百張報(bào)修單�！�
后來，BI-LO還曾決定利用Lotus Notes的黑莓應(yīng)用。對于一些用戶而言，這是一個不錯的選擇。但這同時(shí)也為IT部門帶來了很大的系統(tǒng)維護(hù)壓力。為了確保安全和法規(guī)遵從，BI-LO的IT團(tuán)隊(duì)制定了新的用戶規(guī)定。deWitt表示，公司規(guī)定用戶僅能通過連接至黑莓企業(yè)服務(wù)器的企業(yè)版黑莓手機(jī)訪問電子郵件，不允許個人設(shè)備進(jìn)行訪問。
此外，傳統(tǒng)郵件系統(tǒng)導(dǎo)致的信息分散特性也帶來了遵從性挑戰(zhàn)。帶有核心商業(yè)秘密的企業(yè)郵件分散存儲在員工個人電腦的個人郵箱內(nèi)，而不是集中儲存。這樣一來，由長串字符構(gòu)成的文檔難以被搜索到。另一個問題是文檔被存儲在離線存儲介質(zhì)中的情況。法律或人力資源部需要隨時(shí)查找信息用于電子搜索或投訴取證，而這些操作要經(jīng)過一個冗長的程序。
deWitt評估認(rèn)為，一次電子搜索查詢就能夠耗盡一名郵件管理員的大部分時(shí)間。她說：“一旦有這種請求，SLA（服務(wù)水平協(xié)議）支持就可能會受到影響，所有的項(xiàng)目工作可能會被迫中止。”
立足需求的產(chǎn)品選型
deWitt和Breazeale總結(jié)認(rèn)為，無論他們選擇什么樣的電子郵件平臺，都必須要能夠方便地支持移動工作的員工，提升BI-LO總部至基層的通信能力，并且擁有內(nèi)置的災(zāi)難恢復(fù)和歸檔功能，以及友好的用戶搜索與查詢工具。另外，由于剛剛擺脫瀕臨破產(chǎn)的困境，對于BI-LO而言，維護(hù)的低成本是十分關(guān)鍵的。
這些實(shí)際的需求縮小了云計(jì)算方案的選擇范圍。微軟的商業(yè)生產(chǎn)力在線標(biāo)準(zhǔn)套件（BPOS）和谷歌的Google Apps進(jìn)入到BI-LO的早期評估當(dāng)中。Breazeale表示，由于當(dāng)時(shí)微軟和谷歌的產(chǎn)品收費(fèi)一樣，即每個用戶50美元，因此，僅僅根據(jù)成本因素難以在兩者之間做出選擇。
因此，BI-LO的IT團(tuán)隊(duì)不得不對比這兩款產(chǎn)品的功能，以及一些附加因素。比如，BI-LO并不是微軟SharePoint用戶。deWitt認(rèn)為，BPOS能夠與SharePoint密切協(xié)作，而這意味著，他們需要購買SharePoint的許可證，增加SharePoint的管理員和開發(fā)人員。這些與她和Breazeale心目中設(shè)想的云計(jì)算相距甚遠(yuǎn)。
除此之外，微軟和谷歌的產(chǎn)品在管理復(fù)雜性上還存在著很大的區(qū)別。BPOS有一個層選項(xiàng)，允許用戶節(jié)省在無電腦用戶身上的開支。但是在5600名電子郵件用戶中區(qū)分出哪些是無電腦用戶，以及時(shí)刻關(guān)注分類調(diào)整，對于BI-LO的IT團(tuán)隊(duì)來說是一項(xiàng)過于繁重的工作。
最后的一個問題涉及到電子搜索。BI-LO的IT管理者們認(rèn)為，如果選擇了微軟產(chǎn)品，他們?nèi)匀恍枰~外尋找一款先進(jìn)、且不昂貴的歸檔與搜索工具。
部署Google Apps
多種因素讓BI-LO最終選擇了Google Apps。作為一款可無限擴(kuò)展的服務(wù)套件，Google Apps涵蓋了電子郵件、日歷、即時(shí)信息、文檔與幻燈片的創(chuàng)建與共享、團(tuán)隊(duì)站點(diǎn)，以及任務(wù)協(xié)作等功能。為了了解BI-LO內(nèi)部的員工是如何理解云計(jì)算概念的，BI-LO展開了一次內(nèi)部調(diào)查。調(diào)查結(jié)果顯示，30%的員工在家里使用Gmail，而超過50%的員工使用某種形式的基于Web的電子郵件。這份調(diào)查顯示BI-LO員工已經(jīng)做好了向云計(jì)算遷移的準(zhǔn)備。
在Cloud Sherpas公司的幫助下，BI-LO在30〜35名IT部門的用戶中進(jìn)行了試點(diǎn)部署。短時(shí)間內(nèi)，嘗試這一服務(wù)的用戶就超過了90名，其中包括BI-LO的高級主管，他們堅(jiān)持要成為早期的體驗(yàn)者。BI-LO的IT團(tuán)隊(duì)為他們配備了蘋果的iPad和iPhone，以測試Google Apps的移動性。使用的結(jié)果是，這些主管們對Google Apps的應(yīng)用體驗(yàn)感到非常滿意。
在IT團(tuán)隊(duì)被批準(zhǔn)部署后，BI-LO于2010年晚些時(shí)候在5500個用戶中展開了第一階段的大規(guī)模部署。他們的這次部署活動舉辦得非常隆重。此外，如果用戶發(fā)現(xiàn)了漏洞，那么發(fā)現(xiàn)者將會得到獎勵。與此同時(shí)，他們還開始在用戶中推廣谷歌Google Sites協(xié)作平臺，讓其成為谷歌云計(jì)算服務(wù)部署行動的主頁。
良好的起點(diǎn)
Google Apps的用戶們對于能夠從他們自己的設(shè)備上訪問公司的電子郵件而感到興奮。為此，BI-LO修改了電子郵件系統(tǒng)的用戶使用規(guī)定，包括關(guān)于Google Apps的使用細(xì)節(jié)。例如，規(guī)定中稱，盡管BI-LO支持員工使用自己的設(shè)備，但是如果公司懷疑存在安全風(fēng)險(xiǎn)，他們保留遠(yuǎn)程刪除這些設(shè)備上數(shù)據(jù)（包括個人電子郵件）的權(quán)力。
對于人力資源與法律部門而言，Google Apps 內(nèi)置的Postini工具可以更快速地反饋電子搜索和投訴調(diào)查結(jié)果。所有的電子郵件都被集中和歸檔，并可被搜索。實(shí)際上，Breazeale希望能夠盡快向業(yè)務(wù)部門移交搜索控制權(quán)，將IT部門從這一職責(zé)中完全撤離出來。
除了電子郵件，BI-LO已經(jīng)開始通過Google Apps上的協(xié)作機(jī)制恢復(fù)業(yè)務(wù)流程。員工可以輕松地完善、分享和追蹤關(guān)于預(yù)算、營銷活動和新店面建設(shè)等電子表單的反饋。人力資源部還打算利用谷歌的視頻對話功能，減少一些為了對應(yīng)聘人員進(jìn)行面試所安排的出差。deWitt說：“我們正在使用Google Apps進(jìn)行大量的社交與互動，未來我們還將會部署谷歌新近推出的Google+應(yīng)用�！彼�補(bǔ)充說，在基于云計(jì)算的環(huán)境中，谷歌提供了強(qiáng)大的安全服務(wù)，包括對用戶訪問的控制。由于BI-LO的連鎖超市設(shè)置有需要遵守HIPAA法規(guī)的藥店和需要遵守支付卡行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的POS終端，因此提升安全性對BI-LO來說非常關(guān)鍵。
部署Google Apps后，IT部門的工作內(nèi)容發(fā)生了許多關(guān)鍵變化。如今，重點(diǎn)負(fù)責(zé)維護(hù)電子郵件系統(tǒng)的三人團(tuán)隊(duì)已經(jīng)有充足的時(shí)間為業(yè)務(wù)流程制定更為完善的規(guī)定，而以前僅為了維護(hù)電子郵件系統(tǒng)正常運(yùn)行就已經(jīng)占用了他們的全部精力。
Breazeale提示其他企業(yè)用戶，在向云計(jì)算遷移的過程中，大型企業(yè)仍然需要一個合作伙伴幫助部署Google Apps。因?yàn)楸M管谷歌的幫助文件已對如何部署進(jìn)行了詳細(xì)說明，但是這些幫助文件仍然無法解決在遷移中遇到的一些特殊問題。他說：“Cloud Sherpas確實(shí)幫助我們解決了許多在部署Google Apps過程中遇到的特殊問題�！�
“在向云計(jì)算轉(zhuǎn)型的過程中，Google Apps是一個良好的開端。當(dāng)你積累了豐富的云計(jì)算經(jīng)驗(yàn)后，你就有能力評估其他類似服務(wù)了。這對BI-LO來說，無疑是一次寶貴的經(jīng)驗(yàn)�！眃eWitt說。
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