成長(zhǎng)型中小企業(yè)采用IP-PBX搭建通信系統(tǒng)
張東生 2009/11/11
中小企業(yè)每天都在渴望良性而快速的成長(zhǎng)，從市場(chǎng)、經(jīng)營(yíng)管理、企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力以及企業(yè)運(yùn)營(yíng)等角度而言，中小企業(yè)無(wú)疑需要做好以下幾點(diǎn)——企業(yè)內(nèi)部正確的經(jīng)營(yíng)和管理策略以及良性的外部市場(chǎng)；員工的整體素質(zhì)、團(tuán)隊(duì)溝通協(xié)作能力、與企業(yè)共同成長(zhǎng)能力；企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本的掌控，現(xiàn)金流的成功控制；不斷創(chuàng)新和快速發(fā)展的產(chǎn)品和服務(wù)競(jìng)爭(zhēng)力。
關(guān)于團(tuán)隊(duì)溝通協(xié)作方面，請(qǐng)大家試想一下，企業(yè)內(nèi)部都有多少不同種類的溝通？
- 企業(yè)內(nèi)部員工之間的團(tuán)隊(duì)協(xié)作需要溝通；
- 企業(yè)銷售人員與客戶之間工作交流和解決問(wèn)題需要溝通；
- 企業(yè)渠道人員與渠道伙伴之間共商渠道運(yùn)作需要溝通；
- 企業(yè)生產(chǎn)采購(gòu)配送部門為了加強(qiáng)運(yùn)營(yíng)效率降低成本，與供應(yīng)商之間需要頻繁的溝通；
- 技術(shù)支持和售后服務(wù)部門幫助用戶解決問(wèn)題需要溝通；
以上理出的幾條企業(yè)價(jià)值鏈，無(wú)一不涉及到溝通。沒(méi)有好的溝通就沒(méi)有好的團(tuán)隊(duì)協(xié)作，沒(méi)有好的團(tuán)隊(duì)協(xié)作也就形成不了真正的競(jìng)爭(zhēng)力，其中聯(lián)系，相信優(yōu)秀的企業(yè)管理人員都會(huì)明白其中利害。
本文將會(huì)著重討論與企業(yè)內(nèi)部溝通息息相關(guān)的通信系統(tǒng)的建設(shè)問(wèn)題，并將在集團(tuán)電話交換機(jī)的采購(gòu)方面，給予企業(yè)一些相應(yīng)的建議。
現(xiàn)在市場(chǎng)上有各種各樣的集團(tuán)電話系統(tǒng)，模擬的、數(shù)字的、還有基于網(wǎng)絡(luò)IP技術(shù)的產(chǎn)品。那么，倒底哪一款產(chǎn)品真正適合企業(yè)自身的需求呢？以下幾條是您必須要考慮的，分別是：
成本因素：資金狀況、企業(yè)內(nèi)部電話量以及總體成本、外地長(zhǎng)途是否較多、是否有外地辦事處、企業(yè)差旅人員或是1-2年內(nèi)差旅人員是否較多、希望能自己隨時(shí)統(tǒng)計(jì)和了解公司的話費(fèi)成本狀況。
溝通效率因素：是否具有電話會(huì)議的需求？外地的長(zhǎng)期大型項(xiàng)目是否較多且需要與公司進(jìn)行頻繁溝通？是否具有視頻通話的需求？企業(yè)是否具有SOHO員工？
擴(kuò)容因素：企業(yè)規(guī)模擴(kuò)充會(huì)比較快，或是常會(huì)有擴(kuò)充新辦公區(qū)的可能。
綜合以上這些因素，IP-PBX是中小企業(yè)包括現(xiàn)代中大型企業(yè)采購(gòu)集團(tuán)電話交換機(jī)的最為節(jié)省成本也是最為適用的通信設(shè)備。
在此，我們就以市場(chǎng)應(yīng)用較為廣泛，功能性價(jià)比相對(duì)較高的捷思銳的IP-PBX系統(tǒng)——中小型企業(yè)語(yǔ)音通信系統(tǒng)，來(lái)舉例進(jìn)行一一分析和說(shuō)明。
首先，讓我們來(lái)探討一下如何來(lái)分析成本因素。
在此所說(shuō)的成本并不單純指每月的電話費(fèi)用開(kāi)銷，而是具體分為預(yù)算成本、實(shí)際支出成本、機(jī)會(huì)成本以及對(duì)通信設(shè)備投資的性價(jià)比核算等。其中還涉及到企業(yè)的長(zhǎng)途電話是否較多，造成較大的成本壓力等。
由于集團(tuán)電話交換機(jī)的總體成本不低，因此，在購(gòu)買之前，企業(yè)的相關(guān)人員都需要三思而行，結(jié)合企業(yè)的購(gòu)買力、現(xiàn)金狀況、公司的業(yè)務(wù)發(fā)展速度以及公司的業(yè)務(wù)需求等多方面因素，綜合考慮各方面因素之后，計(jì)算您的投資成本與回報(bào)之后，您的選擇方能獲得老板的青睞！
企業(yè)的購(gòu)買力和現(xiàn)金狀況自然是指公司的企業(yè)實(shí)力和現(xiàn)金狀況，在此不必多言。
一家企業(yè)如果電話量很高，長(zhǎng)途較多，與企業(yè)的外地辦事處聯(lián)系較為密切，希望控制差旅人員的通信費(fèi)用，但同時(shí)又希望能與差旅人員隨時(shí)溝通，則這家企業(yè)需要考慮采用基于IP網(wǎng)絡(luò)的中小型企業(yè)語(yǔ)音通信系統(tǒng)（IP-PBX）
。
通過(guò)采用這套系統(tǒng)，不僅可以成倍的降低企業(yè)的通信費(fèi)用，還可以加強(qiáng)對(duì)于外地辦事處以及差旅人員的管理，可謂有事半功倍之效。
現(xiàn)在，我們從機(jī)會(huì)成本以及把價(jià)格較為昂貴的通信設(shè)備作為長(zhǎng)期固定資產(chǎn)投資的角度來(lái)做一下分析。
目前，市場(chǎng)上有采用傳統(tǒng)的模擬技術(shù)的集團(tuán)電話交換機(jī)和所謂“數(shù)字技術(shù)”的集團(tuán)電話交換機(jī)。由于這些技術(shù)已經(jīng)采用幾十年，加上技術(shù)門檻低，導(dǎo)致較多的廠商進(jìn)行生產(chǎn)，所以，這種舊有技術(shù)的交換機(jī)價(jià)格相對(duì)低一些。
注定將會(huì)替代傳統(tǒng)模擬技術(shù)和所謂“數(shù)字技術(shù)”集團(tuán)電話的IP-PBX，由于系統(tǒng)是基于IP網(wǎng)絡(luò)，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)和兼容舊有技術(shù)交換機(jī)的功能，還能夠?qū)崿F(xiàn)傳統(tǒng)技術(shù)不能實(shí)現(xiàn)的功能，使企業(yè)的通信系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)以及其他軟件系統(tǒng)（如CRM軟件）整合應(yīng)用起來(lái)，其功能主要包括*：
異地零通話費(fèi)用：外地的辦事處與總部分機(jī)通話只撥分機(jī)號(hào)，且無(wú)需支付電話費(fèi)用。
無(wú)需布線：無(wú)需像傳統(tǒng)的集團(tuán)電話交換機(jī)那樣進(jìn)行天羅地網(wǎng)般的布線，只需插接網(wǎng)線即可。
視頻通話：可以實(shí)現(xiàn)視頻通話功能，使遠(yuǎn)在兩地的雙方實(shí)現(xiàn)面對(duì)面般的溝通效果3。
與應(yīng)用軟件系統(tǒng)對(duì)接(如CRM)：可與CRM業(yè)務(wù)軟件系統(tǒng)對(duì)接，使企業(yè)的呼叫來(lái)電可以時(shí)刻得到掌控，時(shí)刻留存下珍貴的意向客戶信息，并識(shí)別老客戶來(lái)電等。
以上這些基于IP網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的交換機(jī)的功能，相信是任何一家管理嚴(yán)謹(jǐn)而現(xiàn)代的企業(yè)所必備的設(shè)備。
說(shuō)明：以上IP-PBX的功能說(shuō)明，主要是以捷思銳的中小型企業(yè)語(yǔ)音通信系統(tǒng)為基礎(chǔ)進(jìn)行舉例。
此外，基于成本方面的考慮，以及產(chǎn)品品質(zhì)方面的顧慮，向您做如下推薦參考。
目前在國(guó)內(nèi)市場(chǎng)上，做IPPBX的企業(yè)既有諸如Avaya、捷思銳這樣的國(guó)外企業(yè)，也有一些國(guó)內(nèi)企業(yè)所研發(fā)的產(chǎn)品�；谕ㄓ嵲O(shè)備技術(shù)對(duì)于質(zhì)量的高要求以及安裝調(diào)試過(guò)程中的技術(shù)支持力量因素，建議您采用類似于捷思銳這樣性價(jià)比相對(duì)較高，在國(guó)內(nèi)有相應(yīng)技術(shù)支持團(tuán)隊(duì)和研發(fā)團(tuán)隊(duì)的品牌，這樣不僅使您的產(chǎn)品質(zhì)量有所保障，也使您可以獲得良好的售后服務(wù)。
再次，讓我們來(lái)探討一下企業(yè)溝通效率方面的需求。
大多數(shù)企業(yè)恐怕都會(huì)說(shuō)“我們的內(nèi)部溝通沒(méi)有什么問(wèn)題，我們也不鼓勵(lì)開(kāi)太多的會(huì)議”。但是對(duì)于具有外地辦事處，或是在外地具有長(zhǎng)期或是大中型操作項(xiàng)目的企業(yè)，恐怕就不會(huì)這么想。外地辦事處人員的管理問(wèn)題，相信是很多企業(yè)管理層所頭疼的問(wèn)題。如何做好外地辦事處的人員的管理，使他們的工作狀態(tài)和溝通頻率能像本部員工一樣？除了一次性投資的交換機(jī)成本之外，企業(yè)還需要考慮話費(fèi)成本問(wèn)題，因?yàn)槊看味夹枰嗳藚⒓拥拈L(zhǎng)途會(huì)議，是非常昂貴的。而新型的中小型企業(yè)語(yǔ)音通信系統(tǒng)（IP-PBX交換機(jī)）就徹底解決了這一問(wèn)題，只要辦事處具有網(wǎng)線接口，接通IP電話之后，就隨時(shí)可以與本部進(jìn)行零費(fèi)用通話。
在一些異地大型操作項(xiàng)目中，如果溝通一個(gè)稍微復(fù)雜點(diǎn)事情，就需要出差到現(xiàn)場(chǎng)。這使得企業(yè)的交通成本和人員成本都相應(yīng)增高。但如果通過(guò)中小型企業(yè)語(yǔ)音通信系統(tǒng)的電話會(huì)議功能，召開(kāi)多人甚至包括客戶在內(nèi)的電話會(huì)議，就可以解決此問(wèn)題，不僅依舊能取得較好的會(huì)議效果，還能夠節(jié)省大量的差旅成本。如果有必要的話，可以2地安裝視頻電話，使會(huì)議雙方可以在溝通時(shí)看到異地的現(xiàn)場(chǎng)情況等。
如果企業(yè)每天都具有服務(wù)客戶的需求，但目前還無(wú)沒(méi)有需求購(gòu)買昂貴的大型呼叫中心設(shè)備的企業(yè)，通過(guò)安裝IP-PBX的中小型企業(yè)語(yǔ)音通信系統(tǒng)，就可以組建一個(gè)小型的呼叫中心。中小型企業(yè)語(yǔ)音通信系統(tǒng)支持自動(dòng)呼叫分配和交互式語(yǔ)音應(yīng)答。公司的任何一名員工，都可設(shè)定成為一個(gè)或多個(gè)組群中話務(wù)員為客戶提供呼叫服務(wù)。系統(tǒng)可以針對(duì)不同時(shí)間執(zhí)行不同的流程：如根據(jù)上下班時(shí)間、節(jié)假日等設(shè)置不同的交互式語(yǔ)音應(yīng)答流程。
通過(guò)采用捷思銳的中小型企業(yè)語(yǔ)音通信系統(tǒng)（IP-PBX），用戶可以在任何時(shí)間和地點(diǎn)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)瀏覽器訪問(wèn)、管理自己的電話系統(tǒng)和語(yǔ)音信箱，并可以隨時(shí)獲得語(yǔ)音郵件。使得在差旅之中或是需要隨時(shí)了解自己信息狀況的人員，能夠及時(shí)的獲得信息，任何重要事務(wù)都不會(huì)因?yàn)殄e(cuò)過(guò)電話而耽誤。
此外，具有移動(dòng)辦公需求和Soho辦公需求員工的企業(yè)，也可以通過(guò)IP-PBX實(shí)現(xiàn)移動(dòng)通信辦公。因?yàn)闊o(wú)論是通過(guò)家庭電話、手機(jī)、電腦軟件電話等多種形式的電話終端，可以隨時(shí)擴(kuò)展為公司分機(jī)，使得具有移動(dòng)辦公需求的用戶，或是具有Soho辦公需要的公司的需求得以滿足。
第三，通過(guò)采用IP-PBX系統(tǒng)，企業(yè)可以大大降低通信設(shè)備投資的機(jī)會(huì)成本發(fā)展較快的企業(yè)，或是1-2年會(huì)面臨規(guī)模擴(kuò)員的企業(yè)（如擴(kuò)員20人以上），屆時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)交換機(jī)幾乎無(wú)法實(shí)現(xiàn)擴(kuò)容，或是需要花費(fèi)企業(yè)巨額成本。而新型的IP交換機(jī)則可以實(shí)現(xiàn)快速而簡(jiǎn)單的低成本擴(kuò)容。
因此可以說(shuō)，中小型企業(yè)語(yǔ)音通信系統(tǒng)（IP-PBX）非常適用于正在快速發(fā)展中的中小企業(yè)以及需要局部擴(kuò)容的大中型企業(yè)。
CTI論壇編輯
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