AVAYA IP OFFICE電話會議系統(tǒng)
2006/03/29
Avaya IP Office會議系統(tǒng)，作為一種專用的即時"會議橋"，它可以在多人之間迅速的共享信息。IP Office會議系統(tǒng)安全、易于使用且具備高性價比，理想適用于團隊會議、客戶會議、培訓(xùn)等環(huán)境。
電話會議系統(tǒng)擁有您自己的會議橋可以減少或消除外部會議服務(wù)的費用。由于它是常備性的，并且只供您的企業(yè)使用，您可以提高您的電話會議使用率，以此支持和擴展您的客戶群，同時改進從產(chǎn)品開發(fā)到員工培訓(xùn)在內(nèi)的各種業(yè)務(wù)流程。
IP Office會議系統(tǒng)可以快速獲得回報。如果您的企業(yè)目前定期采用第三方提供商安排電話會議，那么您的IP Office會議系統(tǒng)的投資回報將是非常迅速的。例如，某企業(yè)一天舉行兩次一小時長度、四名參加者的電話會議（或任意相當規(guī)模），那么根據(jù)地點及提供商的費用，在僅僅9到10周內(nèi)該企業(yè)就可以看到其投資帶來的回報。它的優(yōu)勢如下所示：
- 在盡可能少的時間內(nèi)召開更多的會議
- 加強各分支機構(gòu)之間的聯(lián)系
- 減少因出差帶來過高的成本支出
- 使用電話會議的好處不言而喻：
- 減少差旅支出，降低成本，不會浪費不必要的時間
- 增加工作效率和會議的安全性
許多好的工作經(jīng)驗縮短了項目進行的時間，對復(fù)雜的組織架構(gòu)和供應(yīng)鏈流程極為有效。
IP Office Conferencing Solution
IP Office會議系統(tǒng)是Avaya IP Office一體化語音、數(shù)據(jù)及互聯(lián)網(wǎng)通信解決方案的組成部分之一。通過IP Office平臺內(nèi)置的會議橋功能中，您將得以創(chuàng)建多方電話會議，而不管他們位于何處--即使身處不同的國家。
IP Office Voicemail Pro 組件提供了內(nèi)置安全驗證功能，使電話會議系統(tǒng)更加完整。當個人參加者加入會議時要提供PIN（個人識別號碼）代碼。如果您的電信公司提供呼叫主叫號碼，系統(tǒng)還可以將呼叫者的身份同預(yù)先定義的記錄相匹配。
通過自己的VoiceMail Pro語音信息處理應(yīng)用程序，IP Office可以高效的管理會議進程。定期安排的會議（例如每周的銷售電話會議）可以預(yù)先分配PIN代碼以提前準備。用戶提示音和信號音可使參加者輕松的加入或離開會議。在遇到任何問題時，用戶還可以立即聯(lián)系內(nèi)部管理員或接線員以尋求幫助。
.
此外，獲得許可接入IP Office系統(tǒng)的任何人都可以從遠程地點管理和創(chuàng)建定期會議。對于某些企業(yè)，例如有多個辦公地點但僅有一支集中的IT團隊的企業(yè)，這一點特別有價值。
IP Office Conferencing Capacity
IP Office 提供電話會議的最大的靈活性。IP403/IP406 Office系統(tǒng)支持最大同時支持 64 方會議或21個三方會議或任何總會議方不超過64方的組合。IP412
Office 系統(tǒng)支持 42 個三方會議或2個64方會議。這種強大的會議橋功能是IP Office撥入式會議橋的優(yōu)勢。過去，電話會議的參加者稍多，會議安排就需要采用第三方電子會議提供商的服務(wù)。而現(xiàn)在，利用Avaya
IP Office會議系統(tǒng)，您的企業(yè)將可擁有屬于自己的私密、安全、隨時可用的會議橋。
會議橋最大容量
下列表格是不同型號IP Office的不同接口形式的最大會議容量：
1.需要有VoiceMail Pro作密碼驗證(需要Voicemail pro license)
進入會議提示語和安全密碼驗證由 VoiceMail Pro提供。這需要有VoiceMail Pro的軟件許可支持。例如，4個與會人員進入同時進入會議且同時需要密碼驗證，則需要4個license，一旦與會人員進入會議，VoiceMail
Pro端口會釋放，讓其它參加會議的人員使用。 如果同時進入會議的人員超過4個，則需要增加VoiceMail Pro的端口 (in steps
of 2-port increments) 。 IP Office - Small Office Edition和 IP403最大支持10端口,406支持20端口，
IP412支持30端口。
IP Office 403/406/412 VoiceMail軟件需要運行在與IPOffice聯(lián)網(wǎng)的PC Server上。
2.IP Office 會議功能
IP Office 提供下列優(yōu)異的會議功能特點：
無需額外的會議設(shè)備 -你只需有一臺 IP Office系統(tǒng)和外部以數(shù)字中繼/ VoIP方式連接 (如果有
PIN 密碼驗證和會議語音提示則需要 Voicemail Pro 支持)
易于使用 - 只需撥打會議橋的號碼，如果需要輸入會議密碼，即可進入會議。
從IP Office Phone Manager Lite 和 Pro中也可控制會議- 對于 ad-hoc會議模式，參加會議的用戶需要撥打被叫用戶分機即可將被叫用戶加到會議中來。IP
Office Phone Manager, 會議的發(fā)起者可以控制：每個與會者主被叫號碼（如果有姓名識別則會顯示姓名）會在Conference
tab of Phone Manager的菜單中顯示.如果需要，會議發(fā)起者會選擇一個舉手的與會者。
分機命令 - 外部的與會者可從任何外線分機撥打預(yù)先設(shè)定好的會議，輸入PIN密碼或選擇會議菜單。
定制問候語 -可以為每個會議設(shè)置個性化的問候語
進入/退出會議提示音 - 進入/退出會議會受到單音提示
會議錄音 -手動路由最初需要在IP Office中的Phone Manager設(shè)置, 數(shù)字/IP 顯示區(qū)域或在short
code中設(shè)置 (需要有VoiceMail Pro支持)
安全 - 為了防止未授權(quán)的用戶訪問會議系統(tǒng)，可以在 IP Office Voicemail Pro.中設(shè)置PIN密碼，主叫號碼顯示可以在時間和日期文件中設(shè)置。
遠程管理 - 維護人員可以遠程管理此會議系統(tǒng)。除此之外，IP Office管理界面可以管理全部的IP
Office解決方案- phone system, voicemail, CTI server, router, firewall 和 DHCP
server。
3.增強型會議功能（需要VMPro和Conference center license）
IP Office還可以增加增強型會議功能軟件實現(xiàn)集成的會議橋功能。 這個基于Web管理界面的軟件包包括2個部分: "增強型會議安排定制"
(定制和保留會議)和 "增強型會議 Web client" (以web界面完成電話會議功能)。 日程安排和web client可以分別使用。
增強型會議功能可以和 SoftConsole 及PhoneManager集成。
3.1增強型會議定制功能
基于Web界面的scheduler允許注冊用戶通過web界面在線創(chuàng)建和預(yù)定會議。 scheduler 提供了會議安全的可能，并非常容易創(chuàng)建會議。
用戶只需輸入會議日期，時間，會議的持續(xù)時間及需要參會的人數(shù)。如果在用戶所需時間合適有會議資源的情況下，會議即可創(chuàng)建。一旦會議創(chuàng)建成功，會議資源就會分配給與會人員在既定時間召開會議的會議號碼。
可以在會議召開之前加入音樂保持(如果資源可用) 。
訪問 web scheduler需要管理員創(chuàng)建用戶，同時需要在PC上裝載Internet Explorer (6.0 或以上版本) 。
不需要任何軟件�？蓜�(chuàng)建注冊用戶的數(shù)量 在Power Conferencing應(yīng)用中不受限制。一旦注冊成功，用戶可以在預(yù)定會議之前，檢查是否有可用的會議資源。如果會議預(yù)定成功，用戶也可以在正在排隊的會議菜單中看到已建立的會議狀態(tài)。
創(chuàng)建電話會議的用戶可以將與會人員的詳細資料如E-Mail和電話號碼添加到會議中。 這樣就可以在會議之前，用E-Mail通知所有與會人員會議的詳細內(nèi)容包括會議名稱，描述，會議ID和參加會議的PIN唯一識別碼
(如果PIN 密碼驗證需要的話)。語音會議通知同樣也可被激活，并通知參會人員。這樣 VoiceMail Pro會撥打與會人員的電話，當會議開始時，如果這些與會人員被撥通，則把與會人員帶入到會議中。
注：即時消息通知會在下一版本實現(xiàn)。與會人員的詳細資料可以在進入會議之間修改。
對每個與會人員來說，使用PIN密碼驗證，使其能夠被系統(tǒng)識別，并且顯示在the Power Conferencing Web client上，這種高級安全措施是非常必要的。如果需要語音宣告，
VoiceMail Pro會報讀每個與會人員的名字（內(nèi)部人員使用）或 詢問與會人員的名字（外部人員使用），當會議結(jié)束時，每個與會人員都會聽到宣告。
Conference 模板可以定制定期的會議，主要的內(nèi)容包括 conference ID 和與會者的密碼， 會議日期除外。 用這種方式可以節(jié)省重新進入會議和輸入重復(fù)的信息的時間。
管理員可以生成會議使用率和每個會議的報告。消息內(nèi)容包括會議名稱，ID號，會議起始日期，會議持續(xù)時間和與會人員的數(shù)目。每個會議報告可以列出與會人員的詳細列表和他們何時進入/離開會議。
另外，如果舉手投票在Power Conferencing Web Client使用的話， 在會議中針對每個問題與會人員的投票結(jié)果可以顯示出來。
簡言之， Conferencing Center Web Scheduler 提供如下功能：
- 基于WEB的定制工具預(yù)訂會議資源 (即時會議和未來會議)；
- 每個與會者的權(quán)限可以設(shè)置為 "只聽" 或"說和聽"模式；
- 每個與會者會收到Email通知；
- 針對與會人員的會議通知 (VCN) ；
- 與會者的名字會在他們進入/離開會議時播報；
- 每個與會者會 由系統(tǒng)分配唯一的會議密碼；
- 基于WEB的會議資源和投票結(jié)果報告。
3.2 增強型會議功能 Web Client
作為電話會議的補充，會議主席可以建立基于web的應(yīng)用。通過這樣的web接口，會議主席和與會人員不僅看到與會人員的狀態(tài)，還可以設(shè)置聽眾只聽，聽和說，可以看到web界面的權(quán)限。web
客戶端只有投票的權(quán)限，而主席可以在會議中提出問題，修改與會人員的狀態(tài)和某個與會人員私下交談。
會議主席可以在自己的web client端展示文檔來進行講解。這需要將文件格式保存為 html 格式 (例如 PowerPoint 演示文檔
或Excel 表格) 或簡單的website URL. 當講解文檔時，會議主席可以將此文檔和所有的與會人員看到的文檔同步。 只要他的設(shè)備和Power
Conferencing server有相同的域名即可 (這是 Microsoft的限制)，而與會人員可以是在Internet的任何位置或在Extranet上。
訪問Power Conferencing Web Client只需要與會人員在PC上安裝了Internet Explorer (6.0
或以上版本) 。 不需要下載任何軟件。所支持的web client數(shù)量和與會人員的數(shù)量一致。 (例如，每個會議最大 64方).為了確保安全，訪問Web
Client同樣需要與會人員用會議ID和他們的唯一PIN密碼登錄。 這使系統(tǒng)可以識別參加會議的成員并將他們的名字顯示在屏幕的右側(cè)。
簡言之， Conferencing Center Web Client 提供如下功能：
- 與會者的實時狀態(tài) (撥入，以WEB方式登錄，說和聽，只能聽)；
- 會議主席可以改變與會者的實時狀態(tài)；
- 與會者在只能聽的狀態(tài)下，可以提出申請改變?yōu)榭梢园l(fā)言的模式(舉手功能)；
- 靜音/解除靜音功能
- 會議主席和某個與會者可以采用私聊的方式。
- 狀態(tài)欄中可以看到與會者的狀態(tài)，還可以看到發(fā)言人所展示的PPT。
- 問題投票和選舉功能。
AVAYA公司供稿 CTI論壇編輯
相關(guān)鏈接: