AVAYA IP OFFICE電話會議系統(tǒng)
2006/03/29
Avaya IP Office會議系統(tǒng)，作為一種專用的即時(shí)"會議橋"，它可以在多人之間迅速的共享信息。IP Office會議系統(tǒng)安全、易于使用且具備高性價(jià)比，理想適用于團(tuán)隊(duì)會議、客戶會議、培訓(xùn)等環(huán)境。
電話會議系統(tǒng)擁有您自己的會議橋可以減少或消除外部會議服務(wù)的費(fèi)用。由于它是常備性的，并且只供您的企業(yè)使用，您可以提高您的電話會議使用率，以此支持和擴(kuò)展您的客戶群，同時(shí)改進(jìn)從產(chǎn)品開發(fā)到員工培訓(xùn)在內(nèi)的各種業(yè)務(wù)流程。
IP Office會議系統(tǒng)可以快速獲得回報(bào)。如果您的企業(yè)目前定期采用第三方提供商安排電話會議，那么您的IP Office會議系統(tǒng)的投資回報(bào)將是非常迅速的。例如，某企業(yè)一天舉行兩次一小時(shí)長度、四名參加者的電話會議（或任意相當(dāng)規(guī)模），那么根據(jù)地點(diǎn)及提供商的費(fèi)用，在僅僅9到10周內(nèi)該企業(yè)就可以看到其投資帶來的回報(bào)。它的優(yōu)勢如下所示：
- 在盡可能少的時(shí)間內(nèi)召開更多的會議
- 加強(qiáng)各分支機(jī)構(gòu)之間的聯(lián)系
- 減少因出差帶來過高的成本支出
- 使用電話會議的好處不言而喻：
- 減少差旅支出，降低成本，不會浪費(fèi)不必要的時(shí)間
- 增加工作效率和會議的安全性
許多好的工作經(jīng)驗(yàn)縮短了項(xiàng)目進(jìn)行的時(shí)間，對復(fù)雜的組織架構(gòu)和供應(yīng)鏈流程極為有效。
IP Office Conferencing Solution
IP Office會議系統(tǒng)是Avaya IP Office一體化語音、數(shù)據(jù)及互聯(lián)網(wǎng)通信解決方案的組成部分之一。通過IP Office平臺內(nèi)置的會議橋功能中，您將得以創(chuàng)建多方電話會議，而不管他們位于何處--即使身處不同的國家。
IP Office Voicemail Pro 組件提供了內(nèi)置安全驗(yàn)證功能，使電話會議系統(tǒng)更加完整。當(dāng)個人參加者加入會議時(shí)要提供PIN（個人識別號碼）代碼。如果您的電信公司提供呼叫主叫號碼，系統(tǒng)還可以將呼叫者的身份同預(yù)先定義的記錄相匹配。
通過自己的VoiceMail Pro語音信息處理應(yīng)用程序，IP Office可以高效的管理會議進(jìn)程。定期安排的會議（例如每周的銷售電話會議）可以預(yù)先分配PIN代碼以提前準(zhǔn)備。用戶提示音和信號音可使參加者輕松的加入或離開會議。在遇到任何問題時(shí)，用戶還可以立即聯(lián)系內(nèi)部管理員或接線員以尋求幫助。
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此外，獲得許可接入IP Office系統(tǒng)的任何人都可以從遠(yuǎn)程地點(diǎn)管理和創(chuàng)建定期會議。對于某些企業(yè)，例如有多個辦公地點(diǎn)但僅有一支集中的IT團(tuán)隊(duì)的企業(yè)，這一點(diǎn)特別有價(jià)值。
IP Office Conferencing Capacity
IP Office 提供電話會議的最大的靈活性。IP403/IP406 Office系統(tǒng)支持最大同時(shí)支持 64 方會議或21個三方會議或任何總會議方不超過64方的組合。IP412
Office 系統(tǒng)支持 42 個三方會議或2個64方會議。這種強(qiáng)大的會議橋功能是IP Office撥入式會議橋的優(yōu)勢。過去，電話會議的參加者稍多，會議安排就需要采用第三方電子會議提供商的服務(wù)。而現(xiàn)在，利用Avaya
IP Office會議系統(tǒng)，您的企業(yè)將可擁有屬于自己的私密、安全、隨時(shí)可用的會議橋。
會議橋最大容量
下列表格是不同型號IP Office的不同接口形式的最大會議容量：
1.需要有VoiceMail Pro作密碼驗(yàn)證(需要Voicemail pro license)
進(jìn)入會議提示語和安全密碼驗(yàn)證由 VoiceMail Pro提供。這需要有VoiceMail Pro的軟件許可支持。例如，4個與會人員進(jìn)入同時(shí)進(jìn)入會議且同時(shí)需要密碼驗(yàn)證，則需要4個license，一旦與會人員進(jìn)入會議，VoiceMail
Pro端口會釋放，讓其它參加會議的人員使用。 如果同時(shí)進(jìn)入會議的人員超過4個，則需要增加VoiceMail Pro的端口 (in steps
of 2-port increments) 。 IP Office - Small Office Edition和 IP403最大支持10端口,406支持20端口，
IP412支持30端口。
IP Office 403/406/412 VoiceMail軟件需要運(yùn)行在與IPOffice聯(lián)網(wǎng)的PC Server上。
2.IP Office 會議功能
IP Office 提供下列優(yōu)異的會議功能特點(diǎn)：
無需額外的會議設(shè)備 -你只需有一臺 IP Office系統(tǒng)和外部以數(shù)字中繼/ VoIP方式連接 (如果有
PIN 密碼驗(yàn)證和會議語音提示則需要 Voicemail Pro 支持)
易于使用 - 只需撥打會議橋的號碼，如果需要輸入會議密碼，即可進(jìn)入會議。
從IP Office Phone Manager Lite 和 Pro中也可控制會議- 對于 ad-hoc會議模式，參加會議的用戶需要撥打被叫用戶分機(jī)即可將被叫用戶加到會議中來。IP
Office Phone Manager, 會議的發(fā)起者可以控制：每個與會者主被叫號碼（如果有姓名識別則會顯示姓名）會在Conference
tab of Phone Manager的菜單中顯示.如果需要，會議發(fā)起者會選擇一個舉手的與會者。
分機(jī)命令 - 外部的與會者可從任何外線分機(jī)撥打預(yù)先設(shè)定好的會議，輸入PIN密碼或選擇會議菜單。
定制問候語 -可以為每個會議設(shè)置個性化的問候語
進(jìn)入/退出會議提示音 - 進(jìn)入/退出會議會受到單音提示
會議錄音 -手動路由最初需要在IP Office中的Phone Manager設(shè)置, 數(shù)字/IP 顯示區(qū)域或在short
code中設(shè)置 (需要有VoiceMail Pro支持)
安全 - 為了防止未授權(quán)的用戶訪問會議系統(tǒng)，可以在 IP Office Voicemail Pro.中設(shè)置PIN密碼，主叫號碼顯示可以在時(shí)間和日期文件中設(shè)置。
遠(yuǎn)程管理 - 維護(hù)人員可以遠(yuǎn)程管理此會議系統(tǒng)。除此之外，IP Office管理界面可以管理全部的IP
Office解決方案- phone system, voicemail, CTI server, router, firewall 和 DHCP
server。
3.增強(qiáng)型會議功能（需要VMPro和Conference center license）
IP Office還可以增加增強(qiáng)型會議功能軟件實(shí)現(xiàn)集成的會議橋功能。 這個基于Web管理界面的軟件包包括2個部分: "增強(qiáng)型會議安排定制"
(定制和保留會議)和 "增強(qiáng)型會議 Web client" (以web界面完成電話會議功能)。 日程安排和web client可以分別使用。
增強(qiáng)型會議功能可以和 SoftConsole 及PhoneManager集成。
3.1增強(qiáng)型會議定制功能
基于Web界面的scheduler允許注冊用戶通過web界面在線創(chuàng)建和預(yù)定會議。 scheduler 提供了會議安全的可能，并非常容易創(chuàng)建會議。
用戶只需輸入會議日期，時(shí)間，會議的持續(xù)時(shí)間及需要參會的人數(shù)。如果在用戶所需時(shí)間合適有會議資源的情況下，會議即可創(chuàng)建。一旦會議創(chuàng)建成功，會議資源就會分配給與會人員在既定時(shí)間召開會議的會議號碼。
可以在會議召開之前加入音樂保持(如果資源可用) 。
訪問 web scheduler需要管理員創(chuàng)建用戶，同時(shí)需要在PC上裝載Internet Explorer (6.0 或以上版本) 。
不需要任何軟件�？蓜�(chuàng)建注冊用戶的數(shù)量 在Power Conferencing應(yīng)用中不受限制。一旦注冊成功，用戶可以在預(yù)定會議之前，檢查是否有可用的會議資源。如果會議預(yù)定成功，用戶也可以在正在排隊(duì)的會議菜單中看到已建立的會議狀態(tài)。
創(chuàng)建電話會議的用戶可以將與會人員的詳細(xì)資料如E-Mail和電話號碼添加到會議中。 這樣就可以在會議之前，用E-Mail通知所有與會人員會議的詳細(xì)內(nèi)容包括會議名稱，描述，會議ID和參加會議的PIN唯一識別碼
(如果PIN 密碼驗(yàn)證需要的話)。語音會議通知同樣也可被激活，并通知參會人員。這樣 VoiceMail Pro會撥打與會人員的電話，當(dāng)會議開始時(shí)，如果這些與會人員被撥通，則把與會人員帶入到會議中。
注：即時(shí)消息通知會在下一版本實(shí)現(xiàn)。與會人員的詳細(xì)資料可以在進(jìn)入會議之間修改。
對每個與會人員來說，使用PIN密碼驗(yàn)證，使其能夠被系統(tǒng)識別，并且顯示在the Power Conferencing Web client上，這種高級安全措施是非常必要的。如果需要語音宣告，
VoiceMail Pro會報(bào)讀每個與會人員的名字（內(nèi)部人員使用）或 詢問與會人員的名字（外部人員使用），當(dāng)會議結(jié)束時(shí)，每個與會人員都會聽到宣告。
Conference 模板可以定制定期的會議，主要的內(nèi)容包括 conference ID 和與會者的密碼， 會議日期除外。 用這種方式可以節(jié)省重新進(jìn)入會議和輸入重復(fù)的信息的時(shí)間。
管理員可以生成會議使用率和每個會議的報(bào)告。消息內(nèi)容包括會議名稱，ID號，會議起始日期，會議持續(xù)時(shí)間和與會人員的數(shù)目。每個會議報(bào)告可以列出與會人員的詳細(xì)列表和他們何時(shí)進(jìn)入/離開會議。
另外，如果舉手投票在Power Conferencing Web Client使用的話， 在會議中針對每個問題與會人員的投票結(jié)果可以顯示出來。
簡言之， Conferencing Center Web Scheduler 提供如下功能：
- 基于WEB的定制工具預(yù)訂會議資源 (即時(shí)會議和未來會議)；
- 每個與會者的權(quán)限可以設(shè)置為 "只聽" 或"說和聽"模式；
- 每個與會者會收到Email通知；
- 針對與會人員的會議通知 (VCN) ；
- 與會者的名字會在他們進(jìn)入/離開會議時(shí)播報(bào)；
- 每個與會者會 由系統(tǒng)分配唯一的會議密碼；
- 基于WEB的會議資源和投票結(jié)果報(bào)告。
3.2 增強(qiáng)型會議功能 Web Client
作為電話會議的補(bǔ)充，會議主席可以建立基于web的應(yīng)用。通過這樣的web接口，會議主席和與會人員不僅看到與會人員的狀態(tài)，還可以設(shè)置聽眾只聽，聽和說，可以看到web界面的權(quán)限。web
客戶端只有投票的權(quán)限，而主席可以在會議中提出問題，修改與會人員的狀態(tài)和某個與會人員私下交談。
會議主席可以在自己的web client端展示文檔來進(jìn)行講解。這需要將文件格式保存為 html 格式 (例如 PowerPoint 演示文檔
或Excel 表格) 或簡單的website URL. 當(dāng)講解文檔時(shí)，會議主席可以將此文檔和所有的與會人員看到的文檔同步。 只要他的設(shè)備和Power
Conferencing server有相同的域名即可 (這是 Microsoft的限制)，而與會人員可以是在Internet的任何位置或在Extranet上。
訪問Power Conferencing Web Client只需要與會人員在PC上安裝了Internet Explorer (6.0
或以上版本) 。 不需要下載任何軟件。所支持的web client數(shù)量和與會人員的數(shù)量一致。 (例如，每個會議最大 64方).為了確保安全，訪問Web
Client同樣需要與會人員用會議ID和他們的唯一PIN密碼登錄。 這使系統(tǒng)可以識別參加會議的成員并將他們的名字顯示在屏幕的右側(cè)。
簡言之， Conferencing Center Web Client 提供如下功能：
- 與會者的實(shí)時(shí)狀態(tài) (撥入，以WEB方式登錄，說和聽，只能聽)；
- 會議主席可以改變與會者的實(shí)時(shí)狀態(tài)；
- 與會者在只能聽的狀態(tài)下，可以提出申請改變?yōu)榭梢园l(fā)言的模式(舉手功能)；
- 靜音/解除靜音功能
- 會議主席和某個與會者可以采用私聊的方式。
- 狀態(tài)欄中可以看到與會者的狀態(tài)，還可以看到發(fā)言人所展示的PPT。
- 問題投票和選舉功能。
AVAYA公司供稿 CTI論壇編輯
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