亞太地區(qū)移動辦公潮流初起
Avaya 中國區(qū)技術(shù)總監(jiān) 陳蔚
2005/11/16
企業(yè)移動辦公在亞太地區(qū)正處于大規(guī)模啟動的時期。這一變化更多地是由于市場驅(qū)動因素和人們觀念的根本性改變，而不僅僅是移動電話和PDA更加普及，盡管這些設(shè)備扮演著重要的角色。
世界范圍內(nèi)移動辦公員工數(shù)量繼續(xù)保持高速增長。僅就美國而言，到2008年這一數(shù)字有望達到1.03億人，占總體員工總數(shù)的比例也將相當驚人，達到72％。事實上，IDC亞太區(qū)在2005年中開展的一項調(diào)查顯示，來自該地區(qū)企業(yè)機構(gòu)的2000名受訪者中，70％的人認為員工使用移動辦公將可以降低成本和提高勞動生產(chǎn)率，從而提升公司效益。更令人驚奇的是，在這2000個被調(diào)查者（都是大型企業(yè)的高級管理人員）中，幾乎有同樣比例的人表示信任員工采用遠距離辦公方式。
什么在驅(qū)動企業(yè)走向移動辦公？
全球化和互聯(lián)網(wǎng)時代的消費者所帶來的需求昭示著一個新時代的到來，即快速響應(yīng)市場和消費者將被企業(yè)決策者提升到前所未有的高度。要達到這一服務(wù)水平，日復(fù)一日按時上下班，排隊打卡記錄考勤的員工將被逐漸增多的移動辦公員工所取代。對于一個企業(yè)來說，如果100％的員工都被捆在辦公桌旁，將無法提供足夠的資源，在任何時間、任何地點支持客戶。目前，已經(jīng)有四種員工類型開始出現(xiàn)。
傳統(tǒng)員工：絕大多數(shù)時間都在辦公室桌前；
遠程辦公員工：使用虛擬辦公室或在家辦公；
多場所工作員工：可能需要在數(shù)個不同的地點辦公；
漫游狀態(tài)員工：在不同的地點之間移動辦公。
企業(yè)員工為了業(yè)務(wù)需求可能要離開辦公室，可能要在家和辦公室之間漫游，也可能進行跨國和洲際旅行。通常情況下，他們都配有移動設(shè)備，例如筆記本電腦、移動電話、能夠接入網(wǎng)絡(luò)的PDA。不過研究報告顯示，盡管移動通信技術(shù)日益普及，但是員工要彼此保持高質(zhì)量的聯(lián)絡(luò)還存在問題。由于錯失了電話或其他通信，有一半的員工因此錯過了重要的商務(wù)會談，并可能造成潛在的經(jīng)濟損失。
移動辦公的員工希望，當他們在不同地點之間移動時，可以方便地使用到同樣豐富的通信功能。因此，在企業(yè)的基礎(chǔ)設(shè)施層面重新定義能夠?qū)崿F(xiàn)移動辦公的企業(yè)通信，成為一個非常緊迫的問題。
固定與移動通信融合所扮演的角色
企業(yè)固定與移動通信的融合，是指為員工提供單一電話號碼、單一語音郵箱、單一通訊錄和單一通話記錄，并且可以滿足其所有的通信需求。其目的是簡化員工的操作，為用戶提供始終如一的服務(wù)，并讓員工自由選擇工作模式。
這樣一來，無論移動辦員工身處何地，都可以通過"單一號碼"，以及各人所喜好的通信設(shè)備聯(lián)系到他們。同樣地，由于員工可以通過企業(yè)的融合通信系統(tǒng)完成所有電話的撥打和接通，將有利于企業(yè)更好地實現(xiàn)成本控制。
上述IDC在亞太區(qū)的調(diào)查顯示，61％的被調(diào)查者認為移動辦公將提高員工的勞動生產(chǎn)率。Avaya公司估計，通過讓Avaya全球的銷售人員使用一體化的通信平臺，勞動生產(chǎn)率提高了6％，相當于獲得額外25,000人天的工作量。
另外，企業(yè)通信應(yīng)用也日益豐富，從而幫助企業(yè)和員工更好地協(xié)同工作，以及更有效地選擇通信手段，降低花費，節(jié)省時間。
制定高效率的移動辦公策略
要制定高效率的企業(yè)移動辦公策略，需要考慮三個方面的因素：客戶體驗、成本和運作。
客戶體驗
企業(yè)要部署一個新的戰(zhàn)略或者解決方案，必須考慮到這將為客戶帶來哪些影響。因此，引入客戶滿意度評估系統(tǒng)來衡量這些變化，并且在執(zhí)行的整個過程中密切關(guān)注客戶滿意度的變化是非常明智的做法。一個成功的移動辦公策略應(yīng)該可以使企業(yè)客戶滿意度得到提升。
企業(yè)移動辦公戰(zhàn)略應(yīng)該能夠為客戶提供更多的選擇，例如在如何聯(lián)絡(luò)企業(yè)方面，客戶能夠更加快捷、更加簡便地聯(lián)絡(luò)所需要的服務(wù)人員，減少電話和電子郵件中的無用信息，提升客戶對品牌的認知度和好感。
管理成本
一個好的企業(yè)移動辦公戰(zhàn)略應(yīng)該能夠有利于改善經(jīng)營成果。作為企業(yè)整體通信戰(zhàn)略中的一部分，移動辦公通常扮演著成本中心的角色，但是如果移動辦公戰(zhàn)略能夠恰當實施，將確實可以降低成本，并且?guī)椭髽I(yè)更加有效地滿足未來的需要。
當我們著眼于和移動辦公相關(guān)的各種開支時，必須要對各種通信的成本進行細致地考量。此外，應(yīng)該更多地考慮總擁有成本（TCO），而不是采購價格。因為售后服務(wù)支持可能帶來很大的花費，從而影響投資回報率。
企業(yè)需要切實了解當前系統(tǒng)和運營流程，并評估移動辦公的實施有哪些必要性。這將不僅有助于確定哪些解決方案可以滿足當前的需要，還可以確定哪些解決方案能夠和現(xiàn)有系統(tǒng)最好地協(xié)同工作。
實際運作
在戰(zhàn)略制定階段就對運營中的潛在問題有充分考慮，可以避免很多失誤和陷阱。
假定項目執(zhí)行的目標是為員工提供"單一通信號碼"模式。需要注意的是應(yīng)該與使用者進行充分的交流，并且在項目執(zhí)行之前進行培訓(xùn)；在項目部署之后應(yīng)提供足夠的技術(shù)支持；制定明確的政策，以確定什么時候可以找到某位員工，以及通過何種渠道找到他；制定安全措施，確保企業(yè)網(wǎng)絡(luò)的可用性和完整性。
多贏的結(jié)果
企業(yè)移動辦公通過降低成本，提高服務(wù)水平、勞動生產(chǎn)率和靈活性，從而使企業(yè)、消費者和員工多方受益。對于那些希望能夠吸引和挽留熟練員工的亞太地區(qū)機構(gòu)來說，企業(yè)移動辦公還可以幫助員工更好地平衡工作與生活，帶來更高的工作滿意度。
新加坡人力資源部門的一份有關(guān)工作／生活和諧的研究顯示，工作與生活的良好平衡能夠提高勞動生產(chǎn)率，提高股東價值，提高員工忠誠度，更好地吸引和挽留人才，提高客戶滿意度，并且降低醫(yī)療保健成本。
亞太地區(qū)的企業(yè)應(yīng)該著手制定自己的移動辦公戰(zhàn)略，為企業(yè)、客戶和員工創(chuàng)造多贏的局面，并使自己在日益全球化的經(jīng)濟進程中更加具有競爭力。
Avaya公司供稿 CTI論壇編輯
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