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商路通移動辦公訂席管理系統

2004/03/08

目錄

1、產品簡介
1.1、背景
1.2、移動辦公模式
1.3、移動辦公操作方式
2、產品價值
2.1、提高辦公工位的利用率
2.2、減少公司資產的浪費
2.3、適應機型
3、典型案例分析
4、網絡拓撲圖

1、 產品簡介
1.1、 背景
　　一些大中型企業(yè)員工眾多，為滿足正常辦公的需要，公司不得不以巨資租用大面積的辦公空間，并采購相應的辦公家具、通信、網絡設備。隨著公司規(guī)模的擴大、員工的增加，又得增加工作面積，同時不停的擴充其網絡和通信設備的容量。但是公司的銷售及客服人員，因工作的需要經常外出，造成工位利用率降低，使公司資產隱形浪費巨大。"移動辦公模式"就是在這種背景下產生的。

1.2、 移動辦公模式
　　移動辦公模式與傳統辦公模式的區(qū)別在于：
　　傳統辦公模式是公司根據員工的數量設立相應的辦公工位。而移動辦公模式是公司為常年在單位辦公的人員（管理層、行政、商務、研發(fā)等）設立相應的固定工位；而對因工作的需要經常外出的員工（銷售、客服等），設立了一定比例的流動工位，同時在前臺放置移動辦公訂席系統操作臺來接受員工預訂，以臨時確定員工在公司的辦公工位。

1.3、 移動辦公操作方式
　　移動辦公訂席系統操作臺的操作主要包括簽入、簽退、改變簽退時間三個方面：
簽入

　　當公司外出員工回到單位以后，在公司前臺的訂席系統操作臺上按"簽入"鍵；屏幕上將顯示工位的分布及占用情況；按相應的工位后，屏幕將顯示輸入信息的菜單，輸入相應的信息后，按"確定"按鈕，如下圖：



　　這樣就可以將員工的分機號碼轉移到他預訂的流動工位上了，同時語音信箱及計費系統的使用完全和固定工位一樣。

簽退

　　當員工需要離開公司時，就到前臺的訂席系統操作臺上雙擊自己的工位，此工位就變成空閑工位，可以接受下一個員工的預訂了，從而實現移動辦公的目的。員工離開后，來電將自動轉移到他的語音信箱里，在任何地方員工都可以撥入公司的語音信箱系統，聽取留言。

改變簽退時間


　　員工簽入的時間是不可改變的，但簽退時間是可更改的，員工可以利用"改變簽退時間"把工位上的電話延長簽退的具體時間或提前簽退的時間。

　　注：為了防止員工離開公司時，忘記進行簽退操作，造成工位的長期空閑；系統將自動在每天的默認時間里將所有流動工位恢復成空閑狀態(tài)。

2、 產品價值

2.1、 提高辦公工位的利用率
　　企業(yè)以往的做法是為每位員工配置相應的工位，以滿足辦公的需要�？墒怯捎阡N售和服務人員需要經常外出，造成了工位的空置率較高。商路通移動辦公訂席系統提供了一種方法，可以讓企業(yè)在不增加或者少增加工位的情況下，既能滿足正常辦公的需要，又提高了辦公工位的利用率。

2.2、 減少公司資產的浪費
　　應用商路通移動辦公訂席管理系統后，企業(yè)提高了辦公工位的利用率。通過減少原有工位數量，企業(yè)以前必須支付的房租、裝修、辦公家具、通信及網絡設備等費用被節(jié)省下來，同時企業(yè)也不必為部門調整而遷移硬件環(huán)境，減少了公司多項資源的浪費。

2.3、 適應機型
本系統支持的交換機如下：
·SIEMENS Hicom 318Com
·SIEMENS Hicom 315
·SIEMENS HiPath 3500
·SIEMENS HiPath 3550
·SIEMENS HiPath 3700
·SIEMENS HiPath 3750




3、 典型案例分析
　　長天科技集團公司是國內最具影響力的IT專業(yè)服務商之一，擁有700余名員工，總部設在北京，并在深圳、上海建立了區(qū)域管理中心，同時在全國各主要城市設有多家合資公司、分支機構和辦事處。長天科技集團憑籍良好的經營模式、豐富的行業(yè)經驗以及強大的解決方案服務能力，已經成功為500余家重要行業(yè)客戶提供了國內領先軟件產品及全方位專業(yè)服務。

　　2002年底，當長天科技集團在北京的總部因業(yè)務發(fā)展，需要從富華大廈遷往嘉里中心時，管理層發(fā)現為滿足300人的工作需要，公司花在房租、裝修、辦公家具、通信及網絡設備等上的投資將是一筆巨大的支出，如何花最少的錢又能滿足辦公的需要，成為公司高層最棘手的問題。

　　通過統計發(fā)現：300人中只有120人（管理層、行政、商務、研發(fā)等）常年在公司辦公，而其他的180人（銷售、客服等）因工作的需要經常外出�；谝陨蠑祿�，參考IBM的工作模式，長天集團接受了這種移動辦公的模式：設立120個固定工位；設立90個流動工位，同時在前臺設置移動辦公訂席系統操作臺接受預訂，以滿足180人的工作需要。


　　從以下數據可以看出長天集團在嘉里中心的三年租期中，因采用移動辦公訂席系統軟件所節(jié)省的支出：

一年所節(jié)約的房租
支出項目
單位
小計
減少的工位數量
個
90
少租的辦公面積
平方米
4
日租金
元/天·平方米
5.00
物業(yè)管理費
元/天·平方米
1.00
一年的天數
天
365
一年節(jié)約的房屋租金
元
788,400.00
三年共節(jié)約房租
2,365,200.00元
所節(jié)約的一次性投資
投資項目
數量
單位
單價
小計
辦公家具
90
套
1,000.00
90,000.00
程控電話交換機（PBX）
90
門
600.00
54,000.00
網絡交換機
90
端口
100.00
9,000.00
綜合布線（語音和數據）
180
點
300.00
54,000.00
節(jié)約的一次性投資
207,000.00元
三年時間長天集團共節(jié)省
2,572,200.00元


4、 網絡拓撲圖


商路通公司供稿 CTI論壇編輯


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