SmarTalk F3000傳真服務(wù)器系統(tǒng)
一、 系統(tǒng)概述
1．1 系統(tǒng)簡介
傳真作為一種能同時傳送圖像、文字的通信手段，已被廣泛地應(yīng)用，傳真機(jī)以其設(shè)備簡單，操作方便，通信快捷等特點(diǎn)深受人們歡迎。
但是，隨著社會的發(fā)展，使用傳真機(jī)也出現(xiàn)了種種不便，例如：
正是基于以上的考慮，我們在深入了解用戶需求，借鑒了傳真服務(wù)器的一些概念，并參考國外同類的優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品的基礎(chǔ)上，開發(fā)了SmarTalka F3000 傳真處理中心系統(tǒng)，該系統(tǒng)包含了傳真回復(fù)、傳真接收、傳真發(fā)送、傳真廣播、傳真服務(wù)器、語音信箱、語音布告等多項(xiàng)功能，為貴單位傳真自動處理提供了最佳解決方案，為您展示了電腦與傳真相結(jié)合所創(chuàng)造的奇妙世界。
基本功能（Basic Function）： ( √ 基本項(xiàng) v 可選項(xiàng) )
√ SmarTalk V3000自動總機(jī)/語音信箱所有的功能
√ 傳真回復(fù)(即時索取傳真,授權(quán)索取傳真)
√ 傳真接收(傳真信箱接收,Email通知)
√ 傳真發(fā)送(即時發(fā)送,定時發(fā)送)
v 傳真服務(wù)器(Option)
√ 提供文本文件、WORD文件、PCX 文件、TIF文件的轉(zhuǎn)換工具
√ 提供錄放音工具，用戶可重新錄制所有系統(tǒng)提示語
1．2 功能介紹
本系統(tǒng)是基于WINDOWS NT 服務(wù)器的傳真處理中心系統(tǒng)，系統(tǒng)以傳真服務(wù)器為中心，支持網(wǎng)絡(luò)傳真功能，利用Email服務(wù)器管理系統(tǒng)，每個業(yè)務(wù)座席可以使用Outlook Express方便地收發(fā)傳真，就象平時收發(fā)Email一樣方便、靈活。利用TCP/IP協(xié)議，每個業(yè)務(wù)座席可以使用Fclient程序，管理、收發(fā)傳真。往來收發(fā)的傳真可以存儲在個人的電腦上，也可以存儲在服務(wù)器分配給您的空間中，重要的文件可以打印存檔保存，普通的文檔可以利用存儲、查詢、查看。
系統(tǒng)提供的自動總機(jī)、語音信箱、語音布告功能，相當(dāng)于客戶服務(wù)中心的ACD和IVR功能，可以引導(dǎo)來話者選定不同的服務(wù)，還可以通過按鍵式音頻電話聽取感興趣的語音資訊；傳真回復(fù)不僅提供了方便使用者的語音提示、語音確認(rèn)信息及對誤操作的處理，同時提供強(qiáng)大的工具程序來方便系統(tǒng)管理員對文件進(jìn)行管理、轉(zhuǎn)換。從系統(tǒng)索取傳真時，資料索取者可以通過按鍵式音頻電話或傳真電話在語音指導(dǎo)下方便地使用；傳真接收功能提供了個人和公共的傳真信箱，發(fā)送者可以根據(jù)需要給不同的人發(fā)送傳真，而每個傳真信箱主人只能查看屬于自己的和公共的傳真，確保個人的隱私；傳真發(fā)送功能提供傳真信箱用戶可以即時發(fā)送傳真，也可以定時發(fā)送傳真，用戶可以隨時查詢發(fā)送結(jié)果。系統(tǒng)的詳細(xì)功能描述如下：
對于一些外企單位，由于時差不同給工作帶來諸多不便，而語音信箱正是解決這一問題的最佳方式。語音信箱相當(dāng)一部高度智能的留言電話，每一信箱主人皆擁有一個信箱號碼。來話方可將口訊留在此信箱中。信箱主人可以遠(yuǎn)程控制，如聽取留言，修改密碼，改變問候語，另外還具有追蹤功能，一旦有客人留言，立即自動撥叫追蹤電話或呼叫BP機(jī)，使留言及時通知主人。
本系統(tǒng)可設(shè)置語音信箱，每個信箱最多可存儲20條留言，信箱主人可隨時聽取留言并可隨時修改密碼，管理員可根據(jù)需求開關(guān)信箱，或?yàn)樾畔渲魅瞬樵兠艽a。語音信箱的功能很多，例如：可作為社會承諾的窗口，提供投訴信箱；可為各個部門設(shè)置信箱，方便用戶留言，提出自己的需求及建議，便于管理者掌握市場；可設(shè)立多個私人信箱，保證信息不致丟失。
用戶通過語音提示，利用傳真機(jī)或電話索取所需的書面?zhèn)髡尜Y料。例如：公司提供可供客戶索取產(chǎn)品目錄及報(bào)價(jià)單；電視臺提供觀眾索取節(jié)目表；廠家提供代理商新產(chǎn)品發(fā)布及代理價(jià)格變更。政府機(jī)關(guān)提供公眾政策法規(guī)，申辦手續(xù)等。
以前利用傳真機(jī)發(fā)送資料的方法是：聽取客戶需求 -> 選取所需資料 -> 撥通客戶傳真電話 -> 發(fā)送傳真資料。
這種方法需要專人負(fù)責(zé)，辦公效率低。有了傳真資料自動回復(fù)系統(tǒng)，無需專人看管，資料索取者只要撥通系統(tǒng)電話，無需人工幫助，在清晰、友好的系統(tǒng)提示語指導(dǎo)下，通過電話直接或間接的獲得所需的資料。
1．即時索取傳真
資料索取者須使用傳真機(jī)并通過系統(tǒng)語音的提示輸入所需的資料代碼，并按下傳真機(jī)的開始 （START）鍵，啟動傳真機(jī)，傳真可以即刻發(fā)送。
2．授權(quán)索取傳真
對于一些加密文檔，只有授權(quán)用戶（比如：代理、分銷商、分公司、會員等）才有權(quán)索取，這時 資料索取者通過系統(tǒng)語音的提示輸入自己的帳號及密碼，系統(tǒng)驗(yàn)證賬號密碼合法，才可以索取。對于
以上兩種索取方式，用戶可以先索取傳真回復(fù)目錄表，一次可以索取一份資料，也可以一次索取多份 資料。
傳真廣播（FAX Broadcast）
我們經(jīng)常會遇到這樣一些問題，很多時候需要給多個用戶發(fā)送同樣一批傳真文件，例如：傳真廣告函，邀請函等，此時就需要設(shè)置專人依次撥打電話逐一發(fā)送傳真，本系統(tǒng)特為此開發(fā)了批量傳真管理程序，管理員只需選擇好要發(fā)送的傳真用戶，或傳真用戶組，并設(shè)置好要發(fā)送的傳真文件，按下發(fā)送鍵，即可自動發(fā)送，系統(tǒng)會自動返回發(fā)送成功及失敗的記錄，便于管理者及時處理補(bǔ)發(fā)。
傳真接收（FAX Receive Store）
本系統(tǒng)可隨時接收傳真文件，所接收到的傳真自動存儲在相應(yīng)目錄中，并能獲取傳真發(fā)送方的傳真機(jī)號碼，接收結(jié)束后自動存入相應(yīng)目錄中。管理者可依據(jù)日期及時間查看所接收的傳真內(nèi)容，并根據(jù)傳真內(nèi)容的不同作相應(yīng)的轉(zhuǎn)發(fā)，或?qū)o用的傳真刪除。接收到的傳真可以轉(zhuǎn)存到傳真回復(fù)或傳真廣播庫中再次發(fā)送。每一步操作均有明確的提示，要求用戶確認(rèn)存盤，保證操作嚴(yán)謹(jǐn)無誤。
傳真接收分為個人傳真信箱和公共的傳真信箱，如果系統(tǒng)收到的是個人傳真，系統(tǒng)將通過利用TCP/IP協(xié)議，向?qū)?yīng)的業(yè)務(wù)座席發(fā)送通知消息，業(yè)務(wù)座席可以使用Fclient程序，管理、收發(fā)傳真。同時系統(tǒng)將傳真文件通過Email服務(wù)器發(fā)到傳真信箱主人的Email信箱中，信箱主人可以使用Outlook Express方便地收發(fā)傳真。如果系統(tǒng)收到的是公共傳真，系統(tǒng)將通過利用TCP/IP協(xié)議，向所有的業(yè)務(wù)座席發(fā)送通知消息，同時系統(tǒng)將傳真文件通過Email服務(wù)器發(fā)到所有人的Email信箱中。
傳真服務(wù)器（FAX Server）
系統(tǒng)可以提供在公司內(nèi)部的局域網(wǎng)中，各工作站可將需要發(fā)送的傳真文件直接傳送到傳真服務(wù)器，由傳真服務(wù)器統(tǒng)一發(fā)送傳真文件；
當(dāng)系統(tǒng)接收到傳真文件時，可根據(jù)目的號碼向工作站發(fā)送消息，提示某人有新的傳真，員工可在自己的計(jì)算機(jī)上方便地查看。
語音布告欄（Audiotext）
語音布告欄可以作為企業(yè)對外宣傳的一個窗口，是樹立企業(yè)形象，推銷企業(yè)產(chǎn)品的最有效的途徑。語音布告欄服務(wù)允許將事前預(yù)錄的訊息存入系統(tǒng)，使用者可依照系統(tǒng)提示獲取所需的資訊。這些資訊可以是：公司介紹，客戶產(chǎn)品介紹，產(chǎn)品價(jià)格表、天氣預(yù)報(bào)、報(bào)時、股市行情、列車時刻表等。 語音布告欄的級數(shù)可以由管理員通過系統(tǒng)參數(shù)進(jìn)行設(shè)定。
語音文件錄制工具（Voice Edit Tool）
本系統(tǒng)提供給管理員功能完善的語音文件錄音工具，友好的交互界面及清晰的樹型結(jié)構(gòu)管理方式，為管理員錄制語音文件提供了極大的方便。
二、系統(tǒng)功能介紹
SmarTalk F3000 傳真服務(wù)器系統(tǒng)除了具備V3000的所有的功能外，包含了傳真回復(fù)、傳真接收、傳真發(fā)送、傳真廣播、傳真服務(wù)器、語音信箱、語音布告等多項(xiàng)功能，可擔(dān)負(fù)企業(yè)的呼叫中心的任務(wù)，為貴單位傳真自動處理提供了最佳解決方案。
傳真服務(wù)器是一項(xiàng)綜合服務(wù)，當(dāng)有用戶撥入電話，系統(tǒng)會提示公司問候語，選擇的服務(wù)包含了自動總機(jī)、語音信箱、傳真服務(wù)。
例如： 工作時間問候語（PTDAY.VOC）可錄為：
"Thank you for calling SIEMENS, Please dial extention number directly, Or press zero for operator, for Fax service press '4'；for English service press '#'
你好，西門子公司，請直撥分機(jī)號，查號請撥0，傳真服務(wù)請按4。" 下班時間及節(jié)假日的問候語請參考"SmarTalk V3000 自動總機(jī)、語音信箱手冊"。
上例中按'4'進(jìn)入傳真服務(wù)，下面將詳細(xì)介紹傳真服務(wù)器各部分功能模塊：
3．1 傳真服務(wù) (Fax Service)
傳真服務(wù)包含接收傳真和傳真回復(fù)。
一旦某個端口設(shè)置為傳真服務(wù)(FAXSVR)，當(dāng)有用戶撥入電話，系統(tǒng)會提示公司問候語，選擇的服務(wù)包含收傳真和傳真回復(fù)。例如：
PTFAX.VOC "歡迎您致電西門子公司.
" .\VOCFDM\VFGT.VOC "發(fā)送傳真按1，索取傳真資料按2，退出請按9."
其中PTFAX.VOC存在當(dāng)前工作路徑，如果存在，則播放公司問候語，接著播放下一句語音提示；如果該文件不存在，則系統(tǒng)直接播放VFGT.VOC的內(nèi)容，用戶可根據(jù)實(shí)際需求而定。
傳真服務(wù)操作流程：
說明：
1 主呼人聽到公司的提示語后，按1進(jìn)入發(fā)送傳真服務(wù)，按2進(jìn)入傳真接收服務(wù)，退出按9。
2 發(fā)送傳真分為發(fā)送給個人信箱和發(fā)送到公共信箱。
3 按1之后，轉(zhuǎn)發(fā)送傳真，詳細(xì)流程參見《3.2傳真接收》。
4 按2之后，轉(zhuǎn)傳真回復(fù)，詳細(xì)流程參見《3.3傳真回復(fù)》。
3．2 傳真接收 (Fax Receive)
系統(tǒng)可以接收處理主呼人發(fā)送給個人信箱和發(fā)送到公共信箱的傳真。一旦某個端口設(shè)置為傳真接收服務(wù)(FAXRECV)，當(dāng)有用戶撥入電話，系統(tǒng)會提示輸入傳真信箱號碼,或按*發(fā)送到公共信箱。本模塊也可由傳真服務(wù)->按1發(fā)送傳真轉(zhuǎn)入。
傳真接收操作流程:
說明：
⑴ 主呼人聽到公司的提示語后，按1進(jìn)入發(fā)送傳真服務(wù)，按2進(jìn)入傳真接收服務(wù)，退出按9。
⑵ 發(fā)送傳真分為發(fā)送給個人信箱和發(fā)送到公共信箱，
3．3 傳真回復(fù) (Fax Demand)
傳真回復(fù)分為：即時索取傳真和授權(quán)索取傳真。一旦某個端口設(shè)置為傳真回復(fù)服務(wù)(FDM)，當(dāng)有用戶撥入電話，系統(tǒng)會提示輸入傳真資料代碼，或按*號索取傳真資料目錄,按#索取加密文檔。本模塊也可由傳真服務(wù)->按2傳真回復(fù)轉(zhuǎn)入。
傳真回復(fù)操作流程
3．4 發(fā)送傳真 (Fax Send)
傳真發(fā)送功能是服務(wù)器后臺操作的，系統(tǒng)定時檢查傳真發(fā)送庫，一旦有符合條件的記錄，自動選擇空閑端口，按設(shè)定的傳真號碼撥號，檢查被叫方的狀態(tài)，若對方有傳真機(jī)應(yīng)答，則開始發(fā)送傳真；若對方忙、或無人接，系統(tǒng)稍后會再次試撥。若超過設(shè)定次數(shù)仍未發(fā)送成功，系統(tǒng)會通知發(fā)送人作其它處理。
傳真發(fā)送操作流程
