FAXmanager 2.5 企業(yè)傳真管理系統(tǒng)
——局域網(wǎng)傳真服務(wù)器Fax Server
FAXmanager 2.5首先是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的局域網(wǎng)傳真服務(wù)器Fax Server，客戶端提供了一個(gè)打印驅(qū)動(dòng)方式的傳真發(fā)送工具e2faxPro，局域網(wǎng)用戶可以將所有Windows環(huán)境下的文件輕松轉(zhuǎn)換成傳真格式發(fā)送出去，對(duì)于接收而言，支持DTMF傳真分機(jī)識(shí)別。
FAXmanager 2.5采用了和企業(yè)郵件系統(tǒng)結(jié)合的設(shè)計(jì)，傳真接收和傳真發(fā)送狀態(tài)回執(zhí)接收均有郵件客戶軟件來(lái)完成，使用者可以很方便地使用Outlook或者Foxmail等郵件軟件來(lái)閱讀、備份、管理傳真及接收傳真回執(zhí)。
FAXmanager 2.5傳真管理系統(tǒng)安裝在局域網(wǎng)的一臺(tái)專用服務(wù)器上，運(yùn)行環(huán)境可以是：Windows98/NT/2000/XP等，此服務(wù)器可以同郵件服務(wù)器為同一臺(tái)機(jī)器，構(gòu)成企業(yè)郵件/傳真專用服務(wù)器，F(xiàn)AXmanager 2.5可以和企業(yè)郵件系統(tǒng)或群件系統(tǒng)整合使用，可以是Unix/Linux環(huán)境的Qmail和Sendmail等郵件系統(tǒng)，也可以是Microsoft Exchange和Lotus Domino/Notes等群件系統(tǒng)，當(dāng)然也可以是IComMail等企業(yè)郵件系統(tǒng)，也支持虛擬主機(jī)設(shè)置企業(yè)郵局開(kāi)設(shè)POP3帳戶和上網(wǎng)代理服務(wù)器的使用環(huán)境。
FAXmanager 2.5支持網(wǎng)絡(luò)傳真發(fā)送，具有內(nèi)嵌的網(wǎng)絡(luò)傳真服務(wù)，價(jià)格比IP電話更加低廉。FAXmanager 2.5企業(yè)郵件管理系統(tǒng)有支持普通Modem的普通版本Lite版本，最多可以支持4只Modem，在局域網(wǎng)中的應(yīng)用請(qǐng)參見(jiàn)如下示意圖：
FAXmanager 2.5 企業(yè)傳真管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)版本支持Dialogic傳真卡，推薦使用的型號(hào)是Dialogic VFX/PCI 4線語(yǔ)音傳真卡，一臺(tái)服務(wù)器最多可以支持4塊傳真卡16線，詳細(xì)資料請(qǐng)參見(jiàn)：http://www.intel.com/network/csp/products/fax_index.htm。
在局域網(wǎng)中的應(yīng)用請(qǐng)參見(jiàn)如下示意圖：
FAXmanager2.5系統(tǒng)功能清單
1 發(fā)送傳真
1.1 傳真設(shè)備及傳真電話線路
◆ 在FAXmamager2.5服務(wù)器端，可以通過(guò)支持傳真功能的調(diào)制解調(diào)器或Dialogic系列傳真卡兩種傳真設(shè)備發(fā)送IDD/IP傳真
◆ 傳真電話線路選用直線或分機(jī)線均可
◆ 在FAXmamager2.5客戶端，無(wú)需使用任何傳真設(shè)備
1.2 傳真工具E2FaxPro
◆ 該工具可以將Windows下的任何文檔通過(guò)打印的方式轉(zhuǎn)換成傳真件，并且作為電子郵件附件的形式提交到FAXmanager2.5服務(wù)器端
◆ 該工具可以滿足單機(jī)多用戶的使用需求，各用戶都有自己獨(dú)立的設(shè)置參數(shù)，并可以連接到FAXmanager2.5服務(wù)器端進(jìn)行傳真發(fā)送者身份驗(yàn)證工作，防止別人冒用自己的帳號(hào)發(fā)送傳真
◆ 使用該傳真工具可以實(shí)現(xiàn)傳真的群發(fā)功能
◆ 在使用該工具準(zhǔn)備新傳真時(shí)，可以在傳真件上簽章
◆ 在使用該工具準(zhǔn)備新傳真時(shí)，可以設(shè)定傳真定時(shí)發(fā)送的時(shí)間
1.3 傳真類型
◆ 系統(tǒng)可以發(fā)送普通電話傳真和Internet網(wǎng)絡(luò)傳真。普通電話傳真包括IDD直線傳真和IP傳真，Internet網(wǎng)絡(luò)傳真包括IComFax和86Fax兩種類型�？蛻舳送ㄟ^(guò)E2faxPro打印工具將傳真以電子郵件附件的形式提交到FAXmamager2.5服務(wù)器端的待發(fā)隊(duì)列中等待發(fā)送
1.4 傳真路由
◆ 可以根據(jù)國(guó)別在FAXmamager2.5服務(wù)器端設(shè)定傳真發(fā)送方式，即到某個(gè)國(guó)家的傳真通過(guò)IDD方式、IP方式、IComFax還是86Fax的方式發(fā)送
◆ 普通電話傳真通過(guò)傳真設(shè)備直接撥號(hào)發(fā)送，為實(shí)時(shí)發(fā)送；Internet網(wǎng)絡(luò)傳真則先通過(guò)系統(tǒng)中指定的郵件服務(wù)器提交到Internet上的網(wǎng)絡(luò)傳真服務(wù)器，再通過(guò)全球轉(zhuǎn)發(fā)網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)發(fā)，有一定的延時(shí)
1.5 失敗傳真自動(dòng)重發(fā)
◆ 在FAXmanager2.5服務(wù)器端可以設(shè)定普通電話傳真發(fā)送失敗時(shí)，系統(tǒng)重發(fā)次數(shù)及重發(fā)的間隔時(shí)間
◆ Internet網(wǎng)絡(luò)傳真的重發(fā)由網(wǎng)絡(luò)傳真服務(wù)器完成
1.6 傳真的列表發(fā)送
◆ 客戶端在發(fā)送傳真時(shí)提交一個(gè)傳真列表到FAXmamager2.5服務(wù)器端，剩下的發(fā)送工作由服務(wù)器自動(dòng)完成
1.7 Fax-To-Fax
◆ 對(duì)于少部分手寫傳真或票據(jù)傳真，可以通過(guò)Fax-To-Fax的方式先提交到FAXmamager2.5服務(wù)器端，再由服務(wù)器發(fā)送給對(duì)方，這樣，可以將這樣的傳真納入傳真系統(tǒng)一起管理
1.8 定時(shí)發(fā)送
◆ 用戶在準(zhǔn)備新傳真時(shí)可以指定該傳真定時(shí)發(fā)送，F(xiàn)AXmanager2.5服務(wù)器端則會(huì)在指定的時(shí)間發(fā)送這些傳真
1.9 回執(zhí)報(bào)告
◆ 對(duì)于任何一份傳真的發(fā)送結(jié)果，均會(huì)以回執(zhí)的形式反饋給客戶
◆ 普通電話傳真的回執(zhí)由FAXmamager2.5服務(wù)器產(chǎn)生，每一份傳真最終只會(huì)產(chǎn)生一個(gè)回執(zhí)，Internet網(wǎng)絡(luò)傳真的回執(zhí)由網(wǎng)絡(luò)傳真主機(jī)產(chǎn)生，每一份傳真最終會(huì)有兩個(gè)回執(zhí)
◆ 回執(zhí)是以郵件的形式回復(fù)到客戶端E2FaxPro中設(shè)定的郵件地址中去的，通過(guò)客戶端郵件軟件查看
1.10 語(yǔ)音提示
◆ 發(fā)送普通電話傳真時(shí)，若對(duì)方是人工應(yīng)答，系統(tǒng)可以給予語(yǔ)音提示（限于使用Dialogic語(yǔ)音傳真卡設(shè)備）
◆ 該語(yǔ)音可以由用戶按照系統(tǒng)的要求自行錄制，并以規(guī)定的格式存放到系統(tǒng)指定的文件夾中以供使用
2 接收傳真
2.1 傳真接收
◆ 所有收進(jìn)來(lái)的傳真都以電子郵件附件（TIF格式）的形式通過(guò)指定的郵件服務(wù)器發(fā)送給客戶的
◆ 用調(diào)制解調(diào)器接收傳真時(shí)，所有傳真全部會(huì)投遞給系統(tǒng)中設(shè)定的某個(gè)傳真接收者，由該用戶通過(guò)郵件系統(tǒng)轉(zhuǎn)發(fā)給最終用戶
◆ 用傳真卡接收傳真時(shí)，可以允許傳真發(fā)送者二次撥號(hào)，這里二次撥號(hào)的號(hào)碼即為系統(tǒng)中設(shè)定的用戶傳真分機(jī)號(hào)，由此可以直接確定傳真的最終用戶
2.2 傳真轉(zhuǎn)發(fā)
◆ 當(dāng)最終的傳真接收者不在公司時(shí)，可以根據(jù)該用戶的要求將收進(jìn)來(lái)的傳真產(chǎn)生副本發(fā)送給系統(tǒng)中的其他用戶或外部指定的郵件地址，以便用戶及時(shí)處理傳真
2.3 傳真閱讀
◆ 所有收進(jìn)來(lái)的傳真，都會(huì)作為郵件附件的形式投遞到與傳真服務(wù)器協(xié)同工作的郵件服務(wù)器中去，用戶通過(guò)客戶端郵件軟件（OE、Foxmail等）即可下載到本機(jī)閱讀處理
2.4 語(yǔ)音提示
◆ 可以設(shè)定系統(tǒng)在客人撥進(jìn)來(lái)時(shí)，播放語(yǔ)音提示（限于使用Dialogic語(yǔ)音傳真卡設(shè)備）
◆ 該語(yǔ)音可以由用戶按照系統(tǒng)的要求自行錄制，并以規(guī)定的格式存放到系統(tǒng)指定的文件夾中以供使用
3 傳真?zhèn)浞?/i>
3.1 備份規(guī)則
◆ 可以根據(jù)需要對(duì)收進(jìn)的傳真或發(fā)出的傳真分別設(shè)定備份規(guī)則
◆ 可以設(shè)定每一個(gè)用戶或用戶組的備份規(guī)則
◆ 可以將收發(fā)的傳真?zhèn)浞葜劣脩舻男畔�、指定文件夾或系統(tǒng)外部的郵件地址
3.2 備份查看
◆ 公司的領(lǐng)導(dǎo)和員工都可以使用備份查看器查看以往備份下來(lái)的傳真
◆ 可以設(shè)定公司不同級(jí)別的人員查看不同的備份文件夾
◆ 在服務(wù)器端和客戶端都可以使用備份查看器
◆ 使用備份查看器查詢到滿足條件的傳真后，可以進(jìn)行傳真閱讀、傳真轉(zhuǎn)發(fā)即數(shù)據(jù)恢復(fù)等工作
4 傳真簽審
◆ 傳真簽審只對(duì)外發(fā)傳真有效，
◆ 可以設(shè)定每一個(gè)用戶或用戶組的簽審規(guī)則
◆ 只有經(jīng)簽審者簽審?fù)獾膫髡娌趴梢园l(fā)送出去，對(duì)于不允許發(fā)送的傳真可以退回給發(fā)送者，并說(shuō)明原因
5 費(fèi)用統(tǒng)計(jì)
◆ 提供獨(dú)立的計(jì)費(fèi)程序，可以按照人員/部門/時(shí)間段分別統(tǒng)計(jì)普通電話傳真費(fèi)用及網(wǎng)絡(luò)傳真的費(fèi)用
◆ 提供默認(rèn)費(fèi)率表，也可以自行定義
6 其它
6.1 傳真發(fā)送限制
◆ 可以根據(jù)客戶端IP地址來(lái)設(shè)定可以/不可以連接到傳真服務(wù)器發(fā)送傳真
◆ 可以根據(jù)客戶端設(shè)定的用戶Email地址及用戶傳真密碼確定該用戶是否有權(quán)發(fā)送傳真
6.2 管理員支持
◆ 提供完整的工具支持，可以查看來(lái)往傳真的日志，系統(tǒng)錯(cuò)誤日志，添加/刪除部門，更改部門的負(fù)責(zé)人，設(shè)置部門的備份，添加/刪除用戶，更改用戶的屬性（隸屬的部門，默認(rèn)參數(shù)，密碼）；
◆ 管理員可以在系統(tǒng)控制中心隨時(shí)對(duì)傳真隊(duì)列進(jìn)行監(jiān)控，包括閱讀、刪除及修改傳真屬性。
6.3 異地傳真
◆ 當(dāng)公司在外地有分公司等辦事機(jī)構(gòu)時(shí)，可以設(shè)定將外地機(jī)構(gòu)的收發(fā)傳真一并納入FAXmanager2.5傳真系統(tǒng)管理，所需的條件則是將FAXmanager2.5安裝在一臺(tái)有合法的固定公網(wǎng)IP地址的電腦上。
FaxManager 2.5傳真管理系統(tǒng)與傳統(tǒng)傳真的對(duì)比
FAXmanager2.5與普通傳真機(jī)各項(xiàng)目的對(duì)比如下表：
|
項(xiàng)目 |
普通傳真機(jī) |
FAXmanager2.5 |
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平均發(fā)送一頁(yè)耗時(shí) |
最少3Min（包括打印、撥號(hào)、發(fā)送） |
1Min |
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發(fā)送傳真產(chǎn)生的通訊費(fèi)用 |
高 只能使用IDD/IP方式 |
低 除IDD/IP外，還可以采用網(wǎng)絡(luò)傳真 |
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發(fā)送電話傳真時(shí)的方便性 |
不方便，需人工撥號(hào) |
方便，撥號(hào)工作由系統(tǒng)完成 |
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分發(fā)傳真 |
人工分發(fā) |
系統(tǒng)自動(dòng)分發(fā) |
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傳真列表發(fā)送 |
不方便 |
方便 |
|
備份傳真 |
紙張存儲(chǔ) 不利于日后查找 |
電子存檔 檢索方便 |
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傳真管理人員人工成本 |
有 |
無(wú) |
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傳真保密性 |
低 |
高 |
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傳真件清晰度 |
兩次走紙 低 |
一次走紙 高 |
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環(huán)保性 |
有耗材（紙張/墨盒）消耗 |
全部是電子文檔 |
FAXmanager2.5系統(tǒng)應(yīng)用案例
FAXmanager2.5企業(yè)傳真管理系統(tǒng)在在專業(yè)外貿(mào)公司、物流企業(yè)、旅游公司、制造企業(yè)等行業(yè)中得到了很廣泛的應(yīng)用，下面以四個(gè)行業(yè)應(yīng)用中的典型實(shí)例來(lái)進(jìn)一步說(shuō)說(shuō)明：
1、制造企業(yè)的中的應(yīng)用典型：無(wú)錫小天鵝集團(tuán)銷售公司
無(wú)錫小天鵝集團(tuán)銷售公司主管整個(gè)集團(tuán)公司的全國(guó)銷售，面對(duì)全國(guó)數(shù)以千計(jì)的代理商、經(jīng)銷商、分公司、辦事處等，每天需要發(fā)送的傳真件在2000-3000份左右，在采用FAXmanager產(chǎn)品之前是采用15臺(tái)普通傳真機(jī)來(lái)完成每天的傳真發(fā)送工作，員工經(jīng)常需要留下來(lái)加班來(lái)完成傳真的發(fā)送任務(wù)，傳真發(fā)送這個(gè)簡(jiǎn)單工作需要花費(fèi)銷售人員的很多時(shí)間，這顯然是不合理的。
無(wú)錫小天鵝集團(tuán)銷售公司在評(píng)估多個(gè)Fax Server產(chǎn)品之后，最后選型FAXmanager2.5企業(yè)傳真管理系統(tǒng)，選用8線傳真通道，安裝實(shí)施之后，每天2000-3000封的傳真發(fā)送任務(wù)變得可以輕松完成了，FAXmanager產(chǎn)品中的傳真隊(duì)列發(fā)送在其中也發(fā)揮了很大的作用，FAXmanager系統(tǒng)和無(wú)錫小天鵝集團(tuán)的Linux平臺(tái)的sendmail郵件系統(tǒng)配合工作穩(wěn)定可靠。
2、專業(yè)外貿(mào)公司：上海標(biāo)準(zhǔn)件進(jìn)出口公司
上海標(biāo)準(zhǔn)件進(jìn)出口公司是一家專業(yè)外貿(mào)公司，由于公司出口產(chǎn)品門類十分龐大，每天都有很多傳真需要發(fā)送至世界各地，也有來(lái)自世界各地的傳真件需要接收，公司有幾十名外銷員每天需要忙于處理這些進(jìn)出的傳真件，公司原來(lái)設(shè)有專門的傳真室，發(fā)送和接收都有專門的傳真機(jī)，并有專人負(fù)責(zé)。業(yè)務(wù)員需要發(fā)送傳真時(shí)，首先需要在網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)上打印出稿件，當(dāng)然，有時(shí)需要排隊(duì)等待，然后拿著傳真稿件請(qǐng)經(jīng)理簽發(fā)，再將傳真件送至傳真室。傳真室在接收到傳真之后，首先是付印存檔，然后電話通知收件人來(lái)取，或者是派專人送抵。由于公司每天進(jìn)出的傳真量比較多，每天公司花費(fèi)在傳真收發(fā)上的人力時(shí)間比較多，工作效率低下。上海標(biāo)準(zhǔn)件進(jìn)出口公司在選用FAXmanager系統(tǒng)之后，這一現(xiàn)象得到了徹底的改觀�，F(xiàn)在的應(yīng)用情況是：外銷員使用自己的電腦便可以輕松完成傳真件的發(fā)送；經(jīng)理可以利用電腦來(lái)完成傳真發(fā)送簽審；接收到的傳真直接進(jìn)入接收人的Email信箱，即便是人不在公司時(shí)，也可以及時(shí)收到傳真件；公司有整體的傳真?zhèn)浞荽鏅n，查找傳真件特別方便；啟用FAXmanager系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)傳真支持，又為公司節(jié)省了不少國(guó)際長(zhǎng)話費(fèi)的開(kāi)支。
3、大型物流企業(yè)：中外運(yùn)山東公司
中外運(yùn)山東公司是中國(guó)外運(yùn)總公司旗下最大的省級(jí)公司之一，公司位于發(fā)達(dá)的港口城市青島，公司業(yè)務(wù)量大，每天進(jìn)出的傳真量大，在采用FAXmanager產(chǎn)品之前，每天傳真的收發(fā)處于十分無(wú)序的狀況，單純是以發(fā)送出去和接收進(jìn)來(lái)為目的，公司一直在尋找Fax Server產(chǎn)品來(lái)改善公司傳真管理的薄弱，最后選定FAXmanager企業(yè)傳真管理系統(tǒng)，選用4線傳真通道，并和公司原有的郵件系統(tǒng)配合使用，取得了很好的應(yīng)用效果。
4、FAXmanager2.5在涉外旅游公司中的應(yīng)用例子：河南省旅游總公司
河南省旅游總公司是河南省最大的涉外旅游公司，河南又是國(guó)內(nèi)著名的旅游大省，公司業(yè)務(wù)繁忙，每天來(lái)往于國(guó)際國(guó)內(nèi)的傳真件很多，普通傳真機(jī)的發(fā)送接收方式已經(jīng)不能滿足目前的業(yè)務(wù)需求，河南省旅游總公司經(jīng)過(guò)慎重考慮之后決定選用FAXmanager企業(yè)傳真管理系統(tǒng)，實(shí)施之后，收效十分明顯，公司的傳真發(fā)送、接收變得井井有條，工作效率得當(dāng)了很大的提高，加上啟用了Internet網(wǎng)絡(luò)傳真，傳真費(fèi)用也節(jié)省了不少。
FAXmanager2.5系統(tǒng)在其他行業(yè)也不乏典型用戶，譬如：合肥新安晚報(bào)、廣州海運(yùn)集團(tuán)、大連外輪代理公司、廣東省人才市場(chǎng)、無(wú)錫中潤(rùn)集團(tuán)、重慶中國(guó)國(guó)際旅行社、安徽科苑股份、廣東步步高電子、上海紫江集團(tuán)、江蘇舜天國(guó)際集團(tuán)、天津北方國(guó)際集團(tuán)、上海東方國(guó)際集團(tuán)、上海蘭生股份、廣州輕出集團(tuán)、上海輕工國(guó)際集團(tuán)等一大批各行業(yè)的知名企業(yè)。
FAXmanager2.5系統(tǒng)部分客戶名單：
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